La digitalización está revolucionando la forma de atraer, gestionar y fidelizar el talento. Existen diferentes soluciones tecnológicas en gestión de personas, pero ¿cuáles son las más potenciales y cómo la transformación digital en RRHH está dando un giro al sector?
La transformación digital en RRHH brinda a las empresas la oportunidad de optimizar procesos en la gestión de personas, ganando una mayor eficiencia y agilidad operativa. El análisis de datos, la automatización y la implementación de tecnologías innovadoras han marcado un antes y un después en la atracción, la organización y la fidelización del talento. Además, con la actual irrupción de la IA generativa, la disrupción con mayúsculas en forma de soluciones tecnológicas ha penetrado en las rutinas de trabajo de los equipos.
Desde la selección de personal y la evaluación del desempeño, pasando por el registro horario y la gestión de la nómina, hasta la democratización del acceso al aprendizaje y desarrollo profesional. Son múltiples los procesos en los que la digitalización supone una ventaja competitiva, pero, eso sí, el expertise en materia de Recursos Humanos es indispensable para sacarle el máximo partido.
A lo largo de este artículo, profundizamos en la innovación digital en la gestión de RRHH, un valor esencial para la supervivencia de las organizaciones de todos los tamaños y sectores y, a la vez una condición sine qua non para afrontar los desafíos del futuro. ¡Descubre cómo la transformación digital está replanteando el mundo de los Recursos Humanos!
¿Qué entendemos por transformación digital?
La transformación digital en RRHH se refiere a la adopción de soluciones tecnológicas para optimizar la gestión de personas y promover la cultura de la innovación en las organizaciones. Se trata de un proceso de modernización cuya implementación permite automatizar tareas manuales y repetitivas en los departamentos de Recursos Humanos, así como agilizar trámites y obtener datos de gran valor estratégico.
Tomando la tecnología como una aliada, los equipos de gestión de personas pueden dirigir la toma de decisiones hacia la fidelización del talento y el crecimiento empresarial. Y es que cabe recordar que la digitalización en RRHH no se basa únicamente en la instalación de un software determinado, ni en la automatización de toda la producción, sino que requiere la visión estratégica propia del conocimiento.
¿Cuál es el objetivo de la transformación digital en este sector?
El objetivo de digitalizar los RRHH es conseguir una optimización efectiva en todas las facetas de la gestión de personas. Con la implementación de soluciones digitales en los departamentos de Recursos Humanos, la finalidad es aprovechar el potencial de la tecnología para modernizar prácticas en la gestión del talento. En este sentido, la transformación digital puede satisfacer objetivos específicos como, por ejemplo:
- Automatizar la gestión de la nómina.
- Recopilar y analizar datos clave mediante tecnologías HR Analytics para mejorar la toma de decisiones sobre ciertos procesos.
- Facilitar las políticas contractuales y el cumplimiento de las normativas vigentes en materia laboral.
- Ganar más tiempo para diseñar estrategias empresariales, en lugar de invertirse esas horas en tareas rutinarias.
- Agilizar los procesos de selección, evaluación del desempeño y/o formación corporativa mediante la automatización de una serie de procedimientos.
- Maximizar la employee experience.
Beneficios y retos de la digitalización de los Recursos Humanos
Promover la transformación digital en RRHH trae de vuelta múltiples beneficios, pero también implica que las empresas enfrenten algunos desafíos. Vamos a verlo con más detalle.
En cuanto a las ventajas de digitalizar la gestión de personas destacan:
- Más tiempo para trabajar sobre acciones de valor estratégico y humano, ya que, al automatizar labores administrativas como la gestión de la nómina, la gestión del tiempo o la gestión de candidaturas en procesos de selección, se reduce la carga de trabajo manual en los departamentos de RRHH, que pueden enfocarse a cuidar del talento.
- Facilidad para tomar decisiones informadas al poder acceder a datos en tiempo real y disponer de soluciones de analítica avanzada que facilitan el seguimiento de KPIs clave sobre rotación de personal, absentismo laboral, productividad, retención del talento, etc.
- Mayor transparencia de los procesos relacionados con la gestión del talento y fomento de la autogestión. Mediante soluciones tecnológicas como un portal de la persona empleada, la plantilla accede a su información personal, recibos de nómina y certificados, realiza solicitudes de vacaciones y permisos laborales, consulta noticias y documentos de interés para el equipo, etc.
- Mejora de la experiencia de la persona empleada, reforzándose su fidelización y sentido de pertenencia hacia la compañía, lo cual se refleja también en una mejor experiencia del cliente.
- Menor probabilidad de error. Digitalizar trámites como el cálculo de la nómina, el registro horario y los requisitos legales de contratación da como resultado una reducción de errores derivados de la entrada manual de datos. Asimismo, las soluciones tecnológicas garantizan la actualización de procesos acorde al cumplimiento de la normativa vigente.
- Reducción de costes. La inversión en tecnologías que optimizan la gestión de los RRHH, a largo plazo, termina reduciendo los costes operativos. Y es que, al ganar el tiempo invertido en tareas manuales, minimizar el margen de error y mejorar la toma de decisiones estratégicas, el ahorro económico se ve potenciado.
- Mayor flexibilidad y movilidad. Con la digitalización de procesos, las personas que integran la empresa pueden acceder a la información y desempeñar sus funciones desde cualquier parte y en cualquier momento. Una ventaja sustancial en entornos de teletrabajo y en los que la plantilla está distribuida en distintos puntos geográficos.
Por otra parte, la digitalización en el sector de RRHH supone ciertos retos:
- Fomentar una cultura empresarial innovadora, propiciando un cambio de mentalidad empresarial. El gran reto de la digitalización no es solo la propia transformación tecnológica, sino también el cambio cultural que le acompaña.
- Colaborar entre departamentos para seleccionar las soluciones tecnológicas más adecuadas. El área de personas identifica las necesidades y el área de sistemas de la información detecta las herramientas disponibles en el mercado. También se implica la intervención del equipo de gestión de finanzas para valorar el coste del proyecto y el retorno de la inversión.
- Incorporar soluciones digitales intuitivas y fáciles de utilizar, así como garantizar que las y los profesionales cuentan con la capacitación necesaria para exprimirlas al máximo.
- Aportar la visión estratégica para alinear la tecnología con los objetivos y necesidades de cada organización, maximizando su valor diferencial en el mercado. En la fusión integral de Conocimiento y Tecnología se encuentra la excelencia.
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Elementos clave de la digitalización en RRHH
Para darle forma a la digitalización de la gestión de personas es esencial implementar procesos y soluciones innovadoras que hagan de la transformación digital una realidad en continuo crecimiento y expansión en la empresa. Conoce cuáles son y cómo impactan las tecnologías más punteras en la gestión de RRHH:
LMS
Entre las soluciones digitales que optimizan la gestión del talento destaca el sistema de gestión de aprendizaje, un LMS (Learning Management System) para promover la adquisición de nuevas competencias y habilidades. Fomentar la learnability en la plantilla es un must en un mercado de trabajo altamente competitivo.
Un ejemplo de LMS son las plataformas de e-learning corporativo, como la que ofrece Grupo Castilla, que cuentan con un amplio catálogo de cursos para desarrollar las soft skills. Se trata de una herramienta que permite adaptar la capacitación de personal a cada necesidad, hacer seguimiento de las formaciones, bonificar certificaciones y acceder a programas formativos con técnicas de gamificación, entre otras, que hacen del aprendizaje una experiencia más enriquecedora.
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ATS en procesos de selección
Ante los cientos de candidaturas que reciben los equipos de selección y la complejidad de contratar al perfil que encaja mejor en el puesto y con la cultura de la empresa, el sistema ATS (Applicant Tracking System) les proporciona una mayor eficiencia y agilidad en la gestión y seguimiento de CV. Gracias a este software de reclutamiento y selección, pueden:
- Publicar fácilmente ofertas de empleo detalladas.
- Recibir y almacenar candidaturas, centralizando la gestión de todos los canales de reclutamiento.
- Construir una base de datos de personas candidatas de calidad.
- Realizar una criba curricular y clasificar a los perfiles automáticamente.
- Automatizar mensajes de confirmación y actualizaciones del estado de la candidatura, entre otras acciones.
Por otra parte, la inteligencia artificial también ha incorporado otras herramientas, como algoritmos de análisis de currículums y entrevistas con asistentes virtuales, por ejemplo. En cualquier caso, para explotar el potencial de estas tecnologías en los procesos de selección es indispensable contar con el conocimiento de especialistas en captación de talento, quienes marcan la diferencia a la hora de generar una candidate experience satisfactoria.
Evaluación del desempeño
La transformación digital en RRHH también genera soluciones que permiten analizar el rendimiento y la evolución de la plantilla. Un claro ejemplo es el sistema para evaluar el desempeño, que permite medir el rendimiento de las personas empleadas de forma personalizada y valorar el cumplimiento de sus obligaciones laborales.
El software de evaluación del desempeño de Grupo Castilla facilita la valoración del progreso de los conocimientos de la plantilla y el alcance de objetivos, según criterios definidos y haciendo un seguimiento online de las evaluaciones. Además, es posible aplicar incentivos de productividad enviando automáticamente su notificación a la nómina.
El sistema de gestión de desempeño se puede complementar con servicios de Consultoría Estratégica de RRHH para desarrollar programas de evaluación situacional y aplicar procesos Assessment Center y Development Center que, en conjunto, favorecen una evaluación integral y objetiva del personal empleado.
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Encuesta de clima laboral
Velar por un buen clima laboral es una garantía de satisfacción, motivación y productividad en el trabajo. Se dice pronto, pero aterrizar este idílico escenario a la realidad no es tarea fácil. Y es aquí donde la tecnología idónea en manos de un equipo solvente puede ser la mejor aliada.
Emplear una solución digital facilita la realización de encuestas de clima laboral y el análisis de métricas sobre qué tan bueno es el ambiente de trabajo. En Grupo Castilla, a su vez, contamos con un equipo de expertos que analizan el grado de compromiso laboral, la capacidad de liderazgo y otros aspectos para obtener un mapa de los posicionamientos actitudinales. Y con este diagnóstico organizacional podemos aplicar las mejoras necesarias que fomenten el bienestar laboral.
Software de control horario
La tecnología también permite optimizar el registro horario en las organizaciones y, en este caso, garantizar el cumplimiento normativo de acuerdo con el Real Decreto Ley 8/2019. Además, recientemente, el Ministerio de Trabajo ha propuesto en el anteproyecto de ley laboral de 2024 la obligación de implementar un sistema de fichaje digital para recoger las horas trabajadas, prohibiendo el registro en papel.
Más allá de cumplir con la ley, con un software de control horario y presencia, las empresas pueden configurar calendarios y gestionar turnos rotativos, registrar los fichajes por multicanalidad, controlar las ausencias y gestionar incidencias, etc. Estas funcionalidades están incorporadas en la solución de gestión del tiempo de Grupo Castilla, una herramienta Cloud native y transversal para integrarla con nuestras soluciones de nómina o el portal de la persona empleada.
Organigrama para la transformación digital
En el diseño y la actualización del organigrama de la empresa, la tecnología también tiene un papel clave, ya que facilita la distribución de roles y la definición de funciones de las personas que integran la compañía.
Al contar con un software de RRHH, las grandes y medianas empresas pueden gestionar sus estructuras organizativas, evitar duplicidades y ganar en eficiencia operativa. Unas ventajas que pueden maximizar si reciben el apoyo de servicios estratégicos en RRHH en materia de organización de personas.
Gestión documental
Las soluciones tecnológicas son grandes aliadas para gestionar el gran volumen de documentos que se van acumulando en las empresas. Gracias a un software de RRHH, las compañías pueden acceder, actualizar, recuperar y almacenar el legajo del personal fácilmente, con seguridad y accesibilidad 24/7 si la solución es SaaS.
En este caso, es importante elegir una solución en gestión de personas que sea transversal, es decir, que permita integrar varias funcionalidades clave de RRHH. Innia, nuestra solución HCM de nómina 100% Cloud con un enfoque por procesos y basada en dato único es un buen ejemplo. Al utilizarla, las organizaciones pueden centralizar en una única herramienta la administración de toda la documentación relacionada con la plantilla (nómina, registro horario, HR Analytics para analizar KPIs, etc.).
People Analytics
Gracias a la tecnología, los departamentos de personas pueden hacer de la recopilación, la evaluación y el uso de datos, una toma de decisiones más informada y alineada a sus objetivos y necesidades. Con un cuadro de mando con tecnología HR Analytics como el de Grupo Castilla, las empresas consiguen:
- Crear indicadores clave de medición (absentismo, selección, rotación, igualdad retributiva…) en consonancia con las propias metas empresariales.
- Analizar el grado de satisfacción y compromiso de la plantilla.
- Obtener estadísticas para detectar situaciones mejorables y perfeccionar la toma de decisiones basada en datos reales.
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Portal de la persona empleada y portal del mánager
El portal de la persona empleada y del mánager es la herramienta idónea para mejorar la comunicación interna, propiciar entornos de trabajo colaborativos y maximizar el employee experience.
Emplower, el nuevo portal de la persona empleada de Grupo Castilla, optimiza las conexiones entre la plantilla, los mánagers y RRHH, integrando un chatbot con IA. Se trata de una solución en modalidad SaaS, escalable y transversal, ya que se integra con otras de nuestras soluciones como la gestión de la nómina y la gestión del tiempo.
Por una parte, el personal empleado puede consultar datos generales (información personal, IRPF, cuentas bancarias…), solicitar ausencias y vacaciones, acceder al calendario laboral, acceder a la nómina y cualquier documento que le implique, etc. Además, al integrar nuestra solución de gestión del tiempo también puede realizar el registro horario.
Por otro lado, el mánager y el área de RRHH pueden consultar datos de las personas empleadas desde su posición de responsable / departamento de personas, publicar noticias de interés para la plantilla, consultar ausencias y presenciar, gestionar solicitudes del personal, etc.
¿Cómo implementar la transformación digital en RRHH?
Sabiendo qué herramientas potencian la transformación digital en tu departamento de RRHH, y conociendo cuáles son los beneficios de apostar por la innovación, para llevarla a la práctica ten en cuenta estos pasos:
- Definir el objetivo: qué buscas mejorar con la digitalización de procesos en el área de personas. Orienta la meta a resultados medibles y valora el impacto financiero del proyecto.
- Valorar si se necesitan recursos adicionales: no solo se trata de invertir en herramientas tecnológicas, sino también en el conocimiento de especialistas que sepan sacar el máximo rendimiento a las soluciones.
- Definir el arco temporal: establece un tiempo determinado para valorar con efectividad la implementación de una solución.
- Identificar qué procesos se van a sustituir: desde las tareas manuales relacionadas con la administración de la nómina hasta la búsqueda descentralizada de perfiles candidatos en procesos de selección. Estos procesos, por ejemplo, pueden optimizarse y agilizarse empleando un software de RRHH integral.
- Formar y preparar al equipo para el cambio: todas las personas que integran la organización deben remar hacia la misma dirección, pero ello requiere una adaptación progresiva. Para minimizar riesgos, al principio, por ejemplo, se pueden alternar metodologías tradicionales con otras más innovadoras.
- Crear una cultura de la digitalización: no solo implementando herramientas de automatización, sino también empoderando a las personas para que hagan de la tecnología su aliada. Y esto se consigue poniendo a las personas en el centro de la estrategia.
¿Qué competencias son necesarias para participar en la transformación digital?
El éxito de la transformación digital también depende de la adquisición y el dominio de una serie de competencias profesionales en el equipo. Entre estas, destacan las siguientes:
- Dominio de redes sociales: las empresas que permanecen activas en estas plataformas pueden dar a conocerse mejor y fortalecen el employer branding. Con ello, fomentan la atracción de talento y también su fidelización.
- Manejo de software: sistemas ATS, software de nómina, software de gestión del tiempo… ya hemos visto que existen diferentes soluciones tecnológicas para optimizar la gestión de personas, pero para sacarles provecho es indispensable conocer su funcionamiento.
- Conocimientos de Business Intelligence (BI): tener un buen dominio de la analítica de datos abre paso a decisiones deliberadas. Para ello, hay que saber gestionar, almacenar y utilizar la información con propósito.
- Comunicación digital: los equipos de RRHH deben manejar las comunicaciones a nivel interno, pero también a nivel externo para proyectar con éxito la imagen de la empresa en el mercado.
- SEO: cuánto más arriba aparezca una empresa en los motores de búsqueda de Internet, mayor será su visibilidad y notoriedad para su público objetivo. Definir una estrategia web enfocada a SEO es necesario para conseguirlo.
¿Qué hacer si no se logran los objetivos de digitalización?
Se debe tener en cuenta que la digitalización se basa en un proceso de mejora continua. Un procedimiento que contempla la prueba, error y solución. Con el afán de conseguir una transformación digital exitosa es importante:
- Identificar los fallos: como sabes, el camino hacia el éxito implica ciertos riesgos, pero de los errores afloran el aprendizaje y la reflexión. Pregúntate, ¿cuáles han sido los obstáculos? Quizá el software de RRHH implementado carece de funcionalidades clave y necesites invertir en otra solución o, tal vez, la herramienta digital empleada tiene un gran potencial, pero requiere el expertise de un equipo especializado para hacerla servible.
- Formar al equipo: entrenar las capacidades del personal para promover la cultura de la innovación y la adopción de una mente abierta a la digitalización.
- Reevaluar la herramienta utilizada: un software puede ser efectivo para satisfacer una necesidad específica, pero si necesitas una cobertura más ampliada, puede interesarte disponer de una solución integral, que sea escalable y se adapte al momento vital de tu organización.
¿Qué papel cumple el departamento de RRHH en la digitalización de toda la empresa?
La transformación digital necesita el conocimiento de las personas para ser exitosa. Por ello, el departamento de RRHH tiene un rol decisivo en potenciar la digitalización y hacerla extensible a toda la organización, involucrando y capacitando a sus integrantes en la adopción de soluciones tecnológicas. Sus labores van mucho más allá de quehaceres administrativos y procesos laborales; su intervención tiene un valor estratégico y humano incalculable.
Al gestionar a las personas que forman las organizaciones, y sin las cuales estas no podrían existir, el departamento de RRHH debe situar al talento en el centro de sus estrategias de una transformación digital que impactará en toda la empresa.
Este planteamiento orientado al factor humano se consigue promoviendo la cultura de la innovación empresarial y poniendo la tecnología al servicio del conocimiento de especialistas con una dilatada experiencia en el sector. La clave está en conseguir un Enfoque 360º en gestión de personas, como el que te ofrecemos exclusivamente en Grupo Castilla, donde nuestra área de conocimiento Talent Services y nuestras soluciones tecnológicas se fusionan para ayudarte a gestionar y elevar el talento desde una mirada integral.
