¿Cómo crear y gestionar un talent pool en tu empresa?

Contar con una reserva de talento cualificado permite optimizar tiempo y costes a las empresas. Te contamos por qué tener un talent pool y cómo crearlo para acelerar procesos, mejorar el employer branding y reunir a los perfiles más potenciales.

Disponer de una base de datos de personas candidatas potenciales es una buena forma de optimizar el reclutamiento de personal. ¿Quieres saber cómo crear y gestionar el talent pool de tu empresa? En este artículo, te explicamos todo lo que debes saber para sacarle el máximo partido. Descubre sus ventajas y cómo esta herramienta es tu mejor aliada para incorporar el mejor talento y agilizar el proceso de contratación.  

¿Qué es un talent pool?  

El talent pool o grupo de talentos es una base de datos con perfiles que son potenciales en función de sus competencias y habilidades. Se trata de una herramienta que optimiza tanto el reclutamiento como la contratación de personal, pero que también puede facilitar el desarrollo del personal empleado.  

Si nos adentramos en un proceso de selección, donde una persona candidata no se termina de ajustar al puesto que se requiere cubrir, pero cuenta con capacidades que encajan con otras posiciones, la empresa se reserva su candidatura para contar con ella para cubrir futuras vacantes. De esta forma, creará una bolsa de talento con los perfiles más valiosos.  

Relación entre talent pool y reconocimiento laboral  

Un talent pool concentra candidaturas potenciales que se han interesado en trabajar en una organización, pero también puede incluir personas empleadas que están interesadas en ascender o en cambiar de posición dentro de la empresa. Crear un grupo de talento interno facilita la promoción interna y el reconocimiento laboral, los cuales refuerzan a su vez la fidelización y el compromiso de la plantilla.   

Cuando una empresa se preocupa por identificar y mantener a sus perfiles más cualificados en su pool de talento, está valorando proactivamente a su equipo. Y este reconocimiento se manifiesta con oportunidades de crecimiento profesional, una mayor motivación laboral y fidelización del personal empleado.  

 ¿Qué tipos de talent pool existen?  

Existen diferentes tipos de talent pool que las empresas pueden crear y gestionar según sus necesidades y estrategias de contratación:  

• Interno: está formado por personas empleadas que integran la organización y que han sido identificadas como perfiles potenciales por sus respectivas habilidades. La base de talento interno facilita la creación de planes de sucesión, las promociones internas y el desarrollo del liderazgo empresarial.  
• Externo: lo componen las personas candidatas que se han interesado en trabajar en la empresa o que se han incluido en procesos de headhunting. Pueden provenir de la búsqueda de perfiles específicos en portales de empleo, redes sociales, eventos de networking, programas de atracción de talento, etc.  
• Híbrido: combina la reserva de talento interno y externo, por lo que proporciona una base de candidatos más amplia que equilibra la promoción interna con las nuevas incorporaciones

Ventajas de contar con un talent pool 

Como puedes intuir, tener una talent pool proporciona múltiples beneficios a una empresa. Algunos son:  

• Optimización de tiempo: con un grupo de talento potencial a su alcance, ya sea a nivel interno o externo, la organización agiliza los procesos de reclutamiento y de contratación. Esta es una ventaja competitiva cuando se requiere incorporar un perfil rápidamente o cuando hay ciertas dificultades para dar con la persona candidata idónea.  
• Ahorro de costes: al poder acceder a un banco de talento, se reduce la inversión en nuevos procesos de reclutamiento y técnicas de selección (publicaciones de vacantes, contratación de empresas externas, procesos de headhunting…). Asimismo, se minimizan los gastos asociados a la rotación de personas porque la contratación también es más eficiente. En su lugar, los equipos de RRHH pueden dedicar la partida a labores estratégicas que contribuyan a evaluar candidaturas y que fomenten el desarrollo del talento.  
• Superar la escasez de habilidades: esta es una realidad muy patente en el sector tecnológico. Y es que la falta de talento digital va en aumento. Según datos recientes del SEPE, se necesitarán más de 1,39 millones de especialistas TIC en España durante esta década. Ante esta realidad, contar con un grupo de talento puede ser una estrategia ganadora para tener una reserva de los perfiles especializados más cotizados en el mercado.  

• Relaciones a largo plazo: un pool de talento fomenta la creación de conexiones duraderas con las personas candidatas que resultarán en contrataciones más ágiles y de mayor calidad cuando surja la oportunidad adecuada.  
• Planificación estratégica: permite identificar a los perfiles que se requerirán contratar en un futuro. La empresa puede anticipar las próximas vacantes, las promociones internas y desarrollo profesional en función de objetivos y necesidades.  
• Employer branding: la marca empleadora mejora su carta de presentación. Con un talent pool bien nutrido y planificado, la compañía proyecta una imagen más atractiva y confiable, demostrando que considera a las personas candidatas y que reconoce la labor de sus personas empleadas. Y, en suma, todo ello incrementa la atracción de nuevo talento potencial.  

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para crear un pool de talentos? 

Antes de crear un talent pool, es fundamental considerar ciertos aspectos relacionados con la selección de perfiles y características específicas.  

• Competencias y cualificaciones: es esencial evaluarlas en los perfiles candidatos para saber qué posiciones podrían ocupar en la empresa. Para ello, hay que analizar tanto las habilidades técnicas como las soft skills (aptitudes como adaptabilidad, trabajo en equipo, resolución de conflictos, gestión del tiempo, etc.). En este caso, entra en juego la gestión por competencias para identificar con mayor exactitud las capacidades hard y soft que requiere el desempeño de un determinado puesto de trabajo.  
• Experiencia y conocimientos: valorar la trayectoria profesional permite adecuar los ascensos de las personas empleadas. Asimismo, hay que ajustar programas de aprendizaje que potencien el desarrollo del talento interno.  
• Alineación con los valores empresariales: a la hora de construir un pool de talento, este debe ser compatible con la cultura organizacional. Por tanto, es importante evaluar aspectos como la ética, el compromiso, la cercanía, la innovación o la responsabilidad social, entre otros principios.

¿Cómo crear un talent pool en tu empresa? 

Ahora que ya sabes qué aspectos clave debes tener en cuenta para crear un pool de talento, es momento de ponerlo en marcha en tu organización. Para ello, hay tres aspectos decisivos que no debes perder de vista:  

Atracción de nuevo talento 

Crear un talent pool de calidad pasa por trabajar previamente en una buena estrategia de atracción de talento. Para conseguirlo hay una serie de pasos imprescindibles: 

• Cuidar el ambiente de trabajo para proyectar la empresa como el mejor lugar donde desarrollarse profesionalmente. 
• Mantener una presencia activa en las redes sociales corporativas. 
• Participar en eventos de empleo y mantener relaciones con centros de formación profesional e inserción laboral.  
• Ofrecer una candidate experience más personalizada y ajustada a las expectativas de los perfiles que muestran interés en trabajar en la empresa.   
• Apoyarse en soluciones tecnológicas como los ATS (Applicant Tracking System) para filtrar currículums y configurar la reserva de talento con las candidaturas más valiosas.  

Retención del talento existente 

El pool de talento también debe poner el foco en fidelizar a las personas empleadas que hacen crecer a las organizaciones. En este caso, es importante: 

• Incentivar las promociones internas y promover el liderazgo. 
• Fomentar el sentido de pertenencia hacia la empresa. 
• Asegurar una comunicación abierta y continua para que la plantilla se sienta valorada y escuchada.  
• Brindar oportunidades de aprendizaje y crecimiento profesional.  
• Ofrecer compensaciones laborales y planes de incentivos.  

Desarrollo del talento interno  

Para enriquecer la base de talento interno hay que prestar atención a su desarrollo en la empresa. Estas son acciones que pueden ayudarte a fomentarlo: 

• Implementar programas de aprendizaje, mediante cursos de microlearning, por ejemplo. Fomentar la learnability desemboca en una base de talento con los conocimientos y habilidades que todas las empresas de éxito desean tener en su equipo.  
• Fomentar la movilidad interna con planes de carrera y planes de sucesión adecuados a aspiraciones y objetivos.  
• Identificar el potencial de las personas que integran la empresa a través de evaluaciones del desempeño para estimar el cumplimiento de las obligaciones laborales y mejorar el ajuste entre la persona y el puesto. 

Estrategias eficaces para gestionar el pool de talentos 

La analítica de datos es tu mejor aliada para gestionar un talent pool con eficiencia y agilidad. Además, gracias al poder de People Analytics, como especialista en gestión de personas, podrás tomar decisiones que estén basadas en datos reales. Apunta estas estrategias clave:  

Toma de decisiones basadas en datos 

Gracias a la recopilación y al análisis de datos, accederás a información objetiva sobre perfiles potenciales, patrones en el rendimiento y áreas de mejora. Esto significa que podrás tomar decisiones más informadas y efectivas en los procesos de selección y contratación, así como en las promociones del talento interno.  

Métricas de rendimiento y KPIs 

El talent pool requiere una revisión y actualización constante para valorar su efectividad y optimizar los procesos que sean necesarios. Pero, ¿cómo hacerlo? Para ello, es esencial medir y analizar determinadas métricas o KPIs de RRHH. Algunas de las más relevantes son:  

• Tasa de contratación: desvela cuánto tiempo requiere la empresa para contratar a una persona candidata desde que se incluye en el pool de talento. Si el periodo es largo, es posible que se estén escapando oportunidades de incorporaciones potenciales y que resulte necesario revisar la estrategia de captación.  
• Tasa de retención: indica el porcentaje de personas que permanecen en la base de talento. Si la cifra es baja quizá es momento de evaluar las acciones de fidelización.  
• Tasa de conversión: mide el número de personas candidatas que se convierten en personas empleadas en la empresa. Si el porcentaje es alto significa que la atracción de talento está dando sus frutos.  
• Métrica de interacción de personas candidatas: recopila el feedback de las que permanecen en la bolsa de talento para conocer cuál ha sido su experiencia y tomar la información para mejorar los procesos de reclutamiento.  
• Métrica relacionada con las personas candidatas activas: mide cuántas de ellas están en el talent pool y cuál es su calidad. Pone el foco en aspectos como la formación y la experiencia profesional.  

 Integración de otros procesos de RRHH 

Para gestionar con eficacia el talent pool, este debe integrarse con otros procesos de Recursos Humanos, como son los siguientes: 

• El onboarding. 
• Las evaluaciones del desempeño. 
• La planificación de las sucesiones y posiciones de liderazgo. 
• El desarrollo de programas de aprendizaje.   

Al conectar el pool de talento con estos procedimientos, podrás asegurar que tu empresa cuenta con los perfiles profesionales más brillantes en todo momento.  

¿Qué herramientas de gestión necesitas? 

Desde un software integral de RRHH hasta sistemas de seguimiento de candidaturas. Puedes digitalizar distintos procesos en la gestión del talento para optimizar la creación y la gestión del talent pool de tu empresa. Algunas herramientas son:  

Software y plataformas de RRHH 

Un software de RRHH permite automatizar procesos y gestionar con mayor eficiencia el grupo de talento. De modo que la tecnología se convierte en la mejor aliada del conocimiento para conseguir una gestión de personas integral.  

El software de gestión del talento de Grupo Castilla incorpora el portal de la persona candidata para optimizar todo el proceso de selección y también la posibilidad de gestionar programas de aprendizaje a medida de tu plantilla, así como evaluaciones del desempeño acorde al puesto de trabajo. Además, en la modalidad SaaS asegura la accesibilidad 24/7 y la actualización inmediata de toda la información.  

Asimismo, nuestras soluciones cuentan con la tecnología HR Analytics para analizar con precisión métricas sobre personas candidatas y empleadas en la empresa. Este conocimiento te será clave para tomar decisiones estratégicas en tu departamento de RRHH y organización.   

Herramientas de reclutamiento y contratación  

Si hay una herramienta imprescindible para gestionar el talent pool en procesos de reclutamiento y contratación esa es el sistema ATS (Applicant Tracking System). Gracias a este software puedes centralizar todo el proceso de selección, desde su captación hasta la elección final del perfil. Algunas de sus ventajas son:  

• Permite almacenar y gestionar toda la información de las personas candidatas en una única base de datos.  
• Facilita la publicación de ofertas de empleo en los diferentes portales web y plataformas como redes sociales. 
• Filtra las candidaturas mediante el uso de algoritmos y clasifica a los perfiles según su grado de compatibilidad con la vacante.  
• Agiliza y automatiza procesos como el seguimiento de las candidaturas, la planificación de entrevistas o las comunicaciones para proporcionar información sobre el estado de la solicitud.

Buenas prácticas para el mantenimiento del talent pool 

Tan importante la creación del pool de talento como su gestión y continua actualización. Estas son tres claves para mantenerlo con éxito:  

• Evaluaciones periódicas: lo que no se mide no puede mejorarse. Realizar encuestas de satisfacción y analizar el desempeño de cada puesto de trabajo son pasos esenciales.  
• Aprendizaje y desarrollo continuos: es necesario promover el conocimiento en la empresa para que las personas que compongan el talent pool mantengan actualizados sus conocimientos y den su versión más productiva.  
• Comunicación interna y retroalimentación: no olvides fomentar el feedback tanto con las personas candidatas como con las personas que integran la organización. Para ello, puedes ayudarte de soluciones tecnológicas como Emplower, el portal de la persona empleada de Grupo Castilla. Tu herramienta SaaS, con IA incorporada y tu mejor aliada para maximizar el employee experience.  

¿Cuáles son los principales obstáculos a la hora de mantener un talent pool? 

Como hemos visto, tener una base de talento tiene una buena suma de beneficios, pero también presenta una serie de desafíos que las organizaciones deben superar para gestionarlo de forma eficaz. Algunos de estos obstáculos son: 

• La falta de actualización de la información de las personas candidatas y empleadas. Estas pueden cambiar su trayectoria profesional y desarrollar nuevas habilidades que deben quedar reflejadas. Para asegurarlo, puede ser de gran ayuda contar con soluciones que automaticen este tipo de datos de manera periódica.  
• La escasez de recursos en los departamentos de RRHH. Gestionar un pool de talento implica tiempo y recursos, como el seguimiento de candidaturas, la recopilación y el análisis de datos, la planificación del desarrollo de profesionales internos, etc. De ahí la importancia de que la empresa invierte en conocimiento y tecnología para la gestión de personas integral.  
• La falta de alineación del talento con las necesidades cambiantes de la empresa. En un mundo laboral en constante evolución, es fundamental que la organización analice previamente las tendencias del mercado y sus prioridades para construir una bolsa de talento compatible con las competencias y habilidades que requerirá en el futuro.  
• La desvinculación del talent pool con otros procesos de la gestión de personas como los planes de carrera y de sucesión o las evaluaciones del desempeño. Si esto sucede, es posible que se desaproveche la oportunidad de situar a perfiles compatibles con posiciones clave y en el momento necesario.  

En definitiva, crear un pool de talento facilita la optimización de procesos de reclutamiento, contratación y desarrollo profesional. Eso sí es indispensable construir una reserva de perfiles desde una visión estratégica y en línea con la cultura empresarial, además de apoyarse en la tecnología para agilizar procesos.  

En Grupo Castilla, sabemos que en la combinación de servicios de conocimiento y de soluciones tecnológicas de RRHH está la fórmula ganadora para atraer, gestionar y fidelizar el mejor talento. Por ello, tenemos el Enfoque 360º en gestión de personas que necesitas para potenciar el valor del talento que integra tu organización.  

Un artículo de:
Estibaliz Barañano
Experta en Consultoría Estratégica en Talent Services de Grupo Castilla

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