Descubre en este post los principales sistemas de control horario que puedes implementar en tu organización, así como las ventajas de registrar la jornada laboral. ¡Adelante con la lectura!
Registrar la jornada laboral de tu personal empleado es obligatorio para las empresas, pero ¿qué tipos de sistemas de control horario existen? ¿Cuál es el sistema de control de presencia que añade más eficiencia y agilidad a la gestión del tiempo en tu organización?
Teniendo en cuenta la nueva normativa de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sobre la limitación en el uso de sistemas biométricos para registrar la jornada y controlar accesos, ¿qué alternativas menos invasivas se pueden utilizar en su lugar? ¿Qué ventajas ofrecen? ¡Vamos a verlo!
¿Qué es un sistema de control de presencia laboral?
Un sistema de control de presencia es una herramienta que permite a una empresa poder gestionar de manera óptima el registro de la jornada laboral de sus personas empleadas. Habitualmente, el departamento de Recursos Humanos es el encargado de controlar las horas trabajadas de la plantilla y, por tanto, el cumplimiento de la labor profesional durante el horario pactado.
¿Para qué sirve un sistema de control de presencia?
Más allá de ser un aliado para cumplir con la normativa de registro horario, recogida en el Real Decreto Ley 8/2019, disponer de un sistema de control de presencia permite comprobar que cada persona empleada está siguiendo adecuadamente su horario laboral.
Tanto la entrada como la salida de cada profesional, así como los descansos acordados y las posibles horas extras, quedan reflejados. Así pues, es fácil constatar si los datos se corresponden con los que se han configurado en el sistema de control de presencia. Al quedar registradas las faltas si las hubiera, y su frecuencia, las empresas pueden verificar si su plantilla está cumpliendo con su horario con mayor facilidad y celeridad.
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Aparte de estar cumpliendo con la legislación vigente, realizar el control horario es importante para prevenir fraudes e impagos de horas extras, así como para evitar la precariedad laboral y los abusos de horarios.
Asimismo, un sistema de control de presencia ofrece información de valor para medir el desempeño y el rendimiento laboral de las personas empleadas. Así, las empresas pueden valorar si hay miembros de la plantilla que requieren más tiempo para desarrollar determinadas tareas o su nivel de eficiencia en la gestión de ciertas labores. Una visión que permite optimizar la asignación de funciones y realizar un reparto del trabajo que sea más efectivo.
Ventajas de utilizar un sistema de control de presencia laboral
Entre las principales ventajas de contar con un sistema de control de presencia, destaca precisamente la posibilidad de realizar un seguimiento del jornal. Es decir, poder obtener la información del control horario de manera fiable, segura y accesible. Respondiendo así a la obligación de registrar la jornada laboral, de acuerdo con el RD Ley 8/2019 de 8 de marzo del 2019.
De forma específica, podemos distinguir algunos de los pros que tiene el uso de un sistema de control horario para las empresas y, por otro lado, para las personas empleadas:
Para la empresa
Utilizar una herramienta de gestión del tiempo permite a las organizaciones optimizar el proceso de control de la jornada laboral, distribuir y controlar mejor las vacaciones, además de acceder a un control detallado de las ausencias.
Igualmente, al incorporar un sistema de control de presencia eficiente, las empresas pueden cumplir con la legalidad. Recordemos que el incumplimiento de la normativa puede suponer sanciones de hasta 187.515 euros, dependiendo del nivel de gravedad de la infracción.
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Para la persona trabajadora
En las personas empleadas, el control horario les facilita la justificación del cumplimiento de la jornada laboral y la posibilidad de obtener un registro fiable de las horas. Así, en caso de realizar horas extras o solicitar ausencias, todo queda siempre reflejado correctamente, para su mayor tranquilidad.
Tipos de control de presencia laboral
Existen diferentes tipos de sistemas de control de presencia para realizar el seguimiento de la jornada laboral de tus personas empleadas. A continuación, te presentamos algunos de los más comunes, así como sus principales características. De esta forma, podrás elegir la herramienta que mejor se ajusta a las necesidades de tu organización. ¡Toma nota!
Sistema de presencia tradicional
Se trata del sistema de control de presencia que se venía utilizando hasta que la digitalización transformará nuestros hábitos y modelos de trabajo. Consiste en dejar constancia por escrito de la entrada y la salida del trabajo en una hoja de papel.
Aunque es cierto que su uso está permitido, no es el método más recomendable, ya que la Inspección de Trabajo obliga a que los registros diarios del personal estén siempre en el lugar de trabajo, y que estén custodiados y sean inviolables. Por lo que, una organización con diferentes delegaciones, por ejemplo, debe establecer ciertos mecanismos para enviar los registros diariamente a la central y evitar su manipulación, lo cual se complica al tratarse del formato en papel.
Asimismo, teniendo en cuenta que el registro horario debe conservarse durante al menos cuatro años, el formato papel genera más dificultades para almacenarse con seguridad y puede derivar en una tediosa gestión, especialmente en las empresas con muchas personas empleadas. Sin olvidarnos de que se trata de un método que no aboga por la sostenibilidad empresarial y que solo es factible para el trabajo presencial, además de ser más obsoleto.
Sistema de presencia en Excel
En este caso, el control horario se plasma en una hoja de Excel que puede compartirse para que la plantilla registre su jornada laboral. Suele emplearse más en empresas pequeñas por su simplicidad. Sin embargo, este sistema podría ser menos práctico en algunos casos, ya que al contener fórmulas puede derivar en errores involuntarios. Igualmente, las plantillas de Excel no pueden garantizar la inviolabilidad, uno de los requisitos que exige la Inspección del Trabajo sobre el registro horario.
Por otra parte, su almacenaje, tanto físico como digital, ocupa más espacio. Y, además, fichar a través de plantillas de Excel puede ser incompatible para personas que teletrabajan o personas empleadas del sector comercial, que entran y salen de la oficina continuamente.
Sistema de presencia en la nube
Este tipo de sistemas de control horario son interesantes para conseguir un almacenamiento del registro de la jornada óptimo y seguro, ya que la información se mantiene en la nube y es accesible en todo momento y desde cualquier parte.
Contar con un sistema de presencia en modalidad cloud ofrece la posibilidad de fichar a través del ordenador e, incluso, desde apps móviles, por lo que es una opción muy útil para empresas que tienen modelos de trabajo híbridos y teletrabajo.
Además, por la accesibilidad que ofrece un sistema de presencia en la nube, las personas empleadas pueden acceder directamente a sus registros de fichaje y estar debidamente informadas al respecto. Por tanto, las organizaciones no tienen la necesidad de adjuntar a la nómina una hoja de registros realizados durante el mes.
Claves de acceso
Este es un sistema de control de acceso que consiste en que la persona empleada introduzca un código específico para entrar y salir de las instalaciones, por lo que, básicamente, es un método compatible con el modelo presencial. Por ello, para obtener una cobertura más amplia, puede ser interesante combinar este sistema con una solución de control horario en la nube que facilite el registro en el trabajo híbrido y en el teletrabajo.
Máquinas de fichaje
Hace años estos sistemas dominaban el mercado del control de presencia. Actualmente, la imagen de las máquinas de fichaje ha ido evolucionando y adaptándose a las nuevas necesidades con la habilidad de un camaleón. De hecho, la tradicional tarjeta de fichaje, que todos tenemos en mente, se ha cambiado por opciones mucho más sofisticadas, como un software de control horario, por ejemplo.
Lectores de tarjeta
En este caso, se proporciona a las personas empleadas una tarjeta personalizada que le permite al lector detectar su entrada y salida. Por lo que se trata de un método que añade un plus de seguridad al sistema de fichaje tradicional.
Aunque sea obvio, debemos recordar que se trata de una herramienta de registro de la jornada laboral únicamente presencial y que, evidentemente, se necesita una inversión inicial en la maquinaria y posterior mantenimiento.
Para sacar un mayor partido a este sistema de fichaje mediante tarjeta, se puede combinar con un código numérico tecleado en el propio reloj. ¿Cómo? Con un software que permita integrar todas estas opciones, como la solución de registro horario de Grupo Casilla, que no requiere otro software para gestionar los relojes de forma externa, lo que facilita la administración de accesos y permisos.
Sistemas de control biométrico
En esta ocasión, hablamos de máquinas que hacen un seguimiento de la entrada y la salida del puesto de trabajo a través de la pupila o la huella dactilar. No obstante, recientemente, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó la nueva Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, según la cual, los datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial, por voz…) deben protegerse al considerarse información relacionada con la salud de la persona. Es por ello que el uso de datos biométricos dejaría de ser lícito para llevar a cabo el registro de jornada y el control de accesos.
Tal y como señala la AEPD en la guía: “En la actual normativa legal española no se contiene autorización suficientemente específica alguna para considerar necesario el tratamiento de datos biométricos con la finalidad de un control horario de la jornada de trabajo”. A lo que también añade que si existen alternativas que impliquen menos riesgo para los derechos y libertades relacionados con el tratamiento de datos personales, el procesamiento de datos biométricos deja de ser necesario.
De todos modos, no se descarta que en un futuro entre en vigor una legislación que legitime el uso de sistemas biométricos para registrar la jornada. Por lo que, en este sentido, es interesante contar con sistemas duales que no solo realicen el control mediante dato biométrico, sino también con tarjetas NFC, como los que ofrecemos en Grupo Castilla.
Software de control de presencia
Los softwares de control horario tienen varias ventajas que merece la pena contemplar: no necesitan ningún tipo de instalación, pagas por el número de personas usuarias que lo usan, se pueden ver los registros desde una app del propio móvil y aportan datos en tiempo real con posibilidad de geolocalización.
Este tipo de solución para el control horario facilita la gestión calendarios del equipo. Además, resulta especialmente interesante si el módulo de gestión de horarios puede integrarse con otras funcionalidades como las soluciones de nómina.
Así pues, debes valorar si contar con un software de control de presencia y ausencia se ajusta mejor a las necesidades actuales de tu empresa. Lo que sí es evidente es que ofrece una mayor flexibilidad y practicidad que los anteriores sistemas. ¿No te parece?
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Con llamada telefónica
El sistema de control de presencia por llamada es bastante sencillo. Se trata de habilitar un número de teléfono al que las personas empleadas puedan llamar al empezar y terminar la jornada laboral.
Para realizar dicha llamada, la plantilla deberá utilizar teléfonos situados dentro de las instalaciones de la organización. Si varias personas empleadas utilicen el mismo terminal se les facilitará un código personalizado.
Kiosko
Se trata de un sistema basado en la utilización de una clave pin o tarjeta. Por tanto, se habilitan una o varias tabletas en el centro de trabajo que se transforman en máquinas de control horario. Así, las personas empleadas solo deben introducir la clave proporcionada para marcar la entrada y la salida en su jornada laboral.
¿Qué tener en cuenta antes de elegir un sistema de control de presencia laboral?
Lo más importante es que cumpla los requisitos legales. Es decir, tal como hemos explicado el sistema de control de presencia utilizado debe proporcionar información fiable e inmodificable. Para ello, la información de la jornada debe registrarse mediante métodos que garanticen la trazabilidad y el rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada.
Por otro lado, debes recordar que esta información tiene que ser accesible tanto para la plantilla y sus representantes sindicales como para las autoridades en inspección de trabajo.
¿Por qué combinar el control de presencia laboral con el control horario?
A priori podrías pensar que esta pregunta no tiene sentido. Que es una redundancia. Pero debes tener en cuenta que cuando hablamos de control horario nos referimos a un concepto mucho más amplio.
De hecho, el control de presencia laboral es solo uno de los pilares, mientras que el control horario nos permite dar un paso más allá. Si confías en un partner de RRHH que reúna el Conocimiento y la Tecnología necesarios, como es el caso de Grupo Castilla, podrás:
- Obtener toda la información para elegir el sistema más adecuado a los requerimientos de tu plantilla y organización.
- Analizar el absentismo y el desempeño de tu personal con HR Analytics.
- Tener las incidencias por control horario integradas directamente en la nómina.
- Registrar los fichajes de las personas empleadas mediante tecnología de geolocalización.
- Fomentar el employee experience gracias a la integración con el Portal de la Persona Empleada, impactando positivamente en la comunicación interna.
- Cumplir con la nueva normativa sobre la protección de datos biométricos en el registro de la jornada laboral, aprovechando la multicanalidad de nuestra solución en gestión del tiempo, que permite realizar el fichaje con métodos menos invasivos: NFC, llamada telefónica sin coste, geolocalización, etc.
¡No dejes pasar ni un minuto más! Optimiza el registro de la jornada laboral y cumple con la normativa vigente. Consulta nuestro personal experto y descubre cómo podemos optimizar la gestión del tiempo en tu organización.
