¿Te gusta tener un plan para todo? Pues imagínate lo indispensable que es tener un Plan de Recursos Humanos en la gestión de Personas. ¡No te pierdas este post!
La gestión de los Recursos Humanos es una tarea de alta complejidad por muchos motivos. El principal es porque se trata de Personas y, por tanto, se debe tener en cuenta que estamos hablando de material sensible como sueldo, proyección profesional o compromiso laboral. Además, , el valor de las personas es fundamental para las organizaciones, ya que son el motor de las compañías. A continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber para llevar a cabo un Plan de Recursos Humanos.
¿Qué es un Plan de Recursos Humanos anual?
El Plan de Recursos Humanos es un análisis en el que se revisa la organización para alinearla con los objetivos de la compañía. Este análisis afecta a diferentes aspectos como pueden ser las funciones y responsabilidades de las personas, las necesidades de selección y captación de talento o cuáles son las necesidades formativas para alinearlo con los objetivos de la empresa. De hecho, si estás en pleno proceso de renovación del Plan de Recursos Humanos o lo estás creando por primera vez, debes tener en cuenta los siguientes pilares que se convertirán en el centro de tu estrategia en gestión de Personas.
1. Realizar el organigrama de la empresa. Estarás de acuerdo conmigo en que este debe ser el número uno. Por tanto, es aconsejable definir una estructura organizativa que refleje el presente y futuro de la organización. Debe mostrar los diferentes niveles jerárquicos de la organización, describir los puestos de trabajo, funciones y personal necesario para el desempeño de dichas funciones.
2. El equipo directivo. Evidentemente, los debemos tener en cuenta. Pero, sobre todo, debemos definir qué perfiles deben formar parte de Dirección. Teniendo en cuenta la experiencia, formación y logros.
3. El puesto de trabajo adecuado para la persona adecuada. Por tanto, debemos tener concretar las funciones de cada puesto de trabajo y el perfil más adecuado para desempeñarlo.
4. Desarrollar políticas de RRHH. Este es uno de los puntos clave del Plan de Recursos Humanos. Se debe definir la política de reclutamiento, retributiva, de beneficios sociales, clima laboral, entre otras. Estas políticas nos van a ayudar a cohesionar nuestra plantilla y a captar nuevo talento, si se llevan a cabo de manera justa y óptima.
5. Las políticas operativas también son importantes. Las personas empleadas a lo largo de su ciclo laboral dentro de una organización necesitan saber el funcionamiento de elementos básicos que van más allá del desempeño de sus funciones: horarios y fichaje, normas disciplinarias, promociones y evaluaciones, pago de salarios, solicitar ausencias, políticas de seguridad o protección de datos, entre otras.
¿Por qué es importante contar con un Plan de RRHH?
Un Plan de Recursos Humanos es vital para alinear a las personas con las necesidades del negocio y viceversa, consiguiendo organizar las funciones con un propósito; identificar necesidades de selección de nuevo talento o planificar las necesidades formativas. Esta gestión del Talento nos permitirá identificarlo, potenciarlo y, además, atraer a nuevas personas a la organización.
Por tanto, es evidente que realizar un Plan de Recursos Humanos nos va a permitir, casi de manera orgánica, fidelizar el talento. O al menos, este debe ser uno de nuestros objetivos. Pero además debemos tener en cuenta que una plantilla que forma parte de una estructura clara, con objetivos bien definidos y con políticas retributivas y de clima laboral basadas en una filosofía de las personas contribuirá a una mayor productividad del equipo.
Y no menos importante es la reducción de costes. Contar con un plan de RRHH enfocado a una gestión de Personas eficiente en todos los aspectos; puede suponer una evidente reducción de costes para la empresa. Un claro ejemplo sería la optimización de la gestión de la nómina, de los procesos de selección, entre otros.
Características del Plan de Recursos Humanos
A continuación, encontrarás algunas de las principales características de un Plan de Recursos Humanos:
- Disponer de un organigrama alineado con los objetivos de la compañía.
- Hacer una revisión de funciones y responsabilidades a nivel global.
- Definir las necesidades de selección alineadas con los objetivos.
- Y estructurar una política de RRHH para conseguir que toda la organización esté en sintonía con el Plan de Recursos Humanos y los objetivos de la compañía.
Objetivos del plan RRHH
La creación de un Plan de Recursos Humanos involucra no solo al área de gestión de Personas, sino también al resto de la organización. De esta manera, se les hace partícipes de este plan en la detección de necesidades y en la mejora de los procesos internos en la constante adaptación al cambio.
Todo esto, debe servir para que en el documento del Plan de RRHH se detalle cómo se va a organizar la compañía: qué personas van a integrar la organización, qué misión concreta van a tener y finalmente alinear su trabajo diario con el Business Plan de la compañía, para cumplir de este modo los objetivos estratégicos.
Pero además de ser una herramienta fundamental para alinear los objetivos personales con los colectivos en la organización, también nos puede ayudar en:
- Proporcionar estabilidad a la empresa. Fidelizar la plantilla adecuada, tanto a nivel cualitativo como cuantitativo, con una visión a largo plazo.
- Mejorar la comunicación interna. Es fundamental para poder contar con personal empleado comprometido con los objetivos estratégicos.
- Optimizar procesos. Con un plan y una estructura los procesos de RRHH son más eficientes. De esta manera se optimiza el tiempo de la plantilla y se consigue una reducción de errores y de costes.
Beneficios de contar con un buen plan de Recursos Humanos
Lo primero es tener claro el objetivo de la compañía y como las personas han de colaborar para conseguirlo. Con esta visión clara, se debe elaborar el plan contemplando los diferentes aspectos clave: un organigrama de empresa con unas funciones y responsabilidades claras, una toma de necesidades de selección basada en nuevos perfiles y un plan de talento; no solo para incorporar nuevo talento a la organización, también para cuidar el actual.
Además, otra pieza indispensable del puzle son las políticas de RRHH (Política Salarial, Formación, Igualdad…) para ayudar a las personas y a la compañía en la consecución de los objetivos fijados.
Por otro lado, contar con un Plan de Recursos Humanos nos va a permitir mejorar las sinergias con el personal empleado. En consecuencia, es fácil que mejore el clima laboral y aumente el compromiso laboral de la plantilla.
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Si has llegado hasta aquí seguro que estás esperando este “cómo” tan fundamental. ¿Cómo puedo realizar el plan? Te lo contamos todo a continuación.
Fases del plan
Lo primero de todo, es identificar los objetivos de la empresa. Tras ello, debemos hacernos las siguientes preguntas: ¿cómo los recursos actuales pueden ayudar en la consecución de los objetivos?, ¿estamos trabajando con esa visión para conseguir esos objetivos o necesitamos un cambio interno para lograrlo?
Cada una de las áreas de la organización deben trabajar en sus funciones y responsabilidades para revisar si son acordes a los objetivos. Este trabajo debe ser realizado por cada departamento y con la ayuda de RRHH para conocer la organización y proponer mejoras.
Con este estudio de las funciones y responsabilidades obtendremos no solo las necesidades de selección, sino también conseguiremos detectar la formación necesaria. La formación continua de la plantilla es una herramienta clave para el crecimiento profesional de las personas empleadas. Un crecimiento que siempre termina suponiendo una ventaja para la organización, ya que consigue perfiles más especializados en sus funciones que acaban aportando valor a la compañía. Y es que debemos tener en cuenta que, en ocasiones, no es necesario abrir nuevos procesos de selección. De hecho, el upskilling y reskilling puede y debe ser uno de los focos del Plan de RRHH. De esta manera, conseguiremos una plantilla con conocimientos actualizados y con mayor capacidad de adaptación a los nuevos tiempos.
Una vez tengamos una foto de dónde queremos ir y cómo vamos a ir, debemos ponernos manos a la obra y aplicar todo lo analizado. Para ello necesitaremos realizar cambios organizativos, incorporar a nuevo talento a la organización y formar y acompañar a las personas empleadas, como hemos comentado, para cumplir con el Plan de Recursos Humanos. Te lo explicamos a continuación.
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Cómo calcular las necesidades de la empresa
Es indispensable tener en cuenta las necesidades específicas de cada empresa y sector. Aunque es cierto que a grosso modo debemos tener en cuenta tres factores clave:
- El índice de cargabilidad. Teniendo en cuenta las funciones que debe desempeñar cada puesto de trabajo; se debe ser consciente de la carga laboral que debe soportar cada persona empleada en su día a día para poder cumplir con los objetivos estipulados.
- Competencias técnicas. Otro factor determinante es el grado de competencias técnicas necesarias para el desempeño de funciones dentro de la organización. En caso de que haya carencias se debe implementar un plan de acción recogido en nuestro Plan de Recursos Humanos.
- Formación. Este es otro de los pilares básicos para que la plantilla pueda cumplir con las tareas y objetivos asignados. Igual que en el anterior punto, es indispensable detectar las necesidades de cada departamento, de cada equipo y, por ende, de cada persona empleada.
Determinar la estructura jerárquica de la empresa
Una vez realizado el análisis comentado del estado de nuestra organización debemos preguntarnos si nuestra estructura organizativa puede hacer frente a los retos de presente y futuro. Durante años hemos oído hablar de los entornos VUCA. Pero hoy el cambio de paradigma en nuestra sociedad nos ha llevado a una evolución de este concepto. De hecho, hoy hablamos de entornos BANI. Entornos inestables con capacidad de sumergirnos en situaciones caóticas e inesperadas de manera muy rápida. Por tanto, en un entorno cambiante a alta velocidad como la sociedad actual, la reestructuración en la empresa es habitual. Y es que nuevos retos requieren de nuevos puestos de trabajo, nuevos perfiles y reorganizaciones departamentales. Por tanto, la estructura organizativa es una entidad viva que debe tener una alta tolerancia al cambio.
¿Cómo valorar si el plan de RRHH ha sido un éxito?
Hay muchas maneras de medir el logro de un Plan de RRHH. Desde las vacantes cubiertas, a las formaciones programadas o los cambios organizativos puestos en marcha. Pero el verdadero indicador del éxito será comprobar si el plan se ve acompañado de los logros marcados por la empresa. De nada sirve un plan con unos hitos marcados pero que ningún impacto tienen en los objetivos y en las personas.
Y lo más importante que debes tener siempre presente es la capacidad de adaptación. Por tanto, si desde Recursos Humanos vemos que el plan no está teniendo el impacto deseado o estamos alejados del objetivo, debemos adaptarnos rápidamente, analizar en que está fallando y hacer los cambios necesarios para poder revertir la situación. Una evaluación continua será más decisiva que acertar a la primera.
Desde Grupo Castilla como expertos en soluciones y servicios de RRHH, con más de 45 años de experiencia, somos conscientes de la importancia de la mejora continua. Además, es importante rodearte de los mejores profesionales y expertos para dar un salto cualitativo en la gestión de Personas. Grupo Castilla puede ser tu partner en este objetivo y ayudarte a conseguir los objetivos marcados en tu Plan de Recursos Humanos. ¿Hablamos? Estaremos encantados de ayudarte.
