Lograr que las personas empleadas fomenten su lado más productivo requiere planificación, innovación y un enfoque centrado en la eficiencia. Descubre cómo potenciar la productividad en tu organización con estas claves infalibles.
Formar una plantilla productiva es el ideal de cualquier organización. Pero ¿cómo mejorar la productividad en la empresa de forma real y sostenible? No se trata de trabajar más horas, sino de optimizar procesos y sumar eficiencia en el desempeño.
Diseñar un entorno de trabajo donde las personas empleadas se sientan motivadas, apoyadas y equipadas con las herramientas necesarias para desempeñar su labor es el verdadero motor que impulsa los resultados empresariales.
Si buscas sacar el máximo potencial de tu equipo y transformar sus dinámicas de trabajo, estás en el lugar adecuado. A continuación, te desvelamos todas las estrategias para mejorar la productividad con garantías de éxito.
¿Qué entendemos por productividad empresarial?
La productividad empresarial se refiere a la capacidad de una empresa para generar bienes y servicios con eficiencia, aprovechando los recursos existentes. Pero no hablamos solo de producir más, sino de aportar valor. Se trata de maximizar los resultados a través de un uso más eficiente del tiempo, el talento y las herramientas disponibles.
Es decir, la productividad en el trabajo va más allá de la cantidad; implica alcanzar un equilibrio entre la calidad y el uso racional de los recursos, lo que permite a las empresas cumplir con sus objetivos de forma sostenible y competitiva.
¿Por qué es importante que la empresa sea productiva?
Al margen de favorecer el crecimiento del negocio, promover la productividad empresarial también influye en la satisfacción de tus personas empleadas y clientes. Algunas de las razones por las que es importante fomentar entornos laborales productivos son:
- Optimización de los recursos: una mayor productividad permite generar más valor con los mismos medios, lo que mejora la eficiencia y reduce los costes operativos. En suma, talento, tiempo y tecnologías se despliegan con efectividad y en la medida necesaria.
- Gestión del tiempo: la productividad permite gestionar mejor el tiempo dentro de la empresa. Al optimizar recursos y evitar la dispersión, se logra una mayor planificación. Esto no solo ayuda a cumplir con los plazos establecidos, sino que también reduce las horas invertidas en tareas no productivas.
- Rentabilidad de las operaciones: se produce más con menos, aumentando el margen de beneficio y propiciando una gestión operativa más rentable.
- Competitividad en aumento: las compañías más productivas son más ágiles y se posicionan mejor y antes en el mercado, lo que les brinda una ventaja frente a sus competidores.
- Employee experience satisfactoria: un entorno de trabajo productivo se asocia con un ambiente más organizado y positivo, incentivando la motivación y la satisfacción de la plantilla.
- Fidelización del talento: las personas empleadas que se sienten apoyadas en su productividad y que trabajan con mayor eficiencia son más propensas a permanecer en la empresa a largo plazo.
- Adaptación al cambio: una empresa productiva es más flexible y sabe aprovechar mejor las oportunidades, así como enfrentar los retos que estén por venir.
- Satisfacción del cliente: las compañías que tienen buenos niveles de productividad pueden ofrecer un servicio más rápido y eficiente, lo que eleva la calidad de la experiencia del cliente y refuerza su confianza en el negocio.
Consejos para mejorar la productividad en una empresa
Es momento de pasar a la práctica y ver cómo mejorar la productividad en la empresa. Para ello, toma nota de estas recomendaciones clave que te detallamos a continuación:
- Fijar KPIs y medir.
- Capacitar a las personas empleadas.
- Mejorar el registro de jornada.
- Invertir en tecnología.
- Adoptar técnicas innovadoras.
- Mejorar la comunicación.
- Promover el trabajo en equipo.
- Evitar las reuniones.
- Ofrecer flexibilidad.
- Optimizar y digitalizar los procesos.
- Delegar correctamente.
- Implementar metodologías ágiles.
Fijar KPIs y medir
Uno de los pasos esenciales para mejorar la productividad en una empresa es establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) claros. Medir el desempeño de los equipos y procesos es fundamental para identificar áreas de mejora.
En este caso, contar con un cuadro de mando analítico para RRHH te permite monitorear KPIs como la rotación de personal, la satisfacción laboral o el absentismo, entre otros. Por ello, utilizar un software HR Analytics te proporcionará información valiosa para fomentar entornos de trabajo productivos tomando como referencia datos reales.
Capacitar a las personas empleadas
Fomentar el aprendizaje continuo en las personas empleadas favorece notablemente la productividad y la rentabilidad empresarial. Construir equipos capacitados es sinónimo de una mayor eficiencia en las tareas y fuente inagotable de innovación. Además, la capacitación de personal nutre la motivación y el compromiso del talento.
En este punto, puedes contemplar la formación bonificada, una forma de aprendizaje que no implica coste añadido para la plantilla, ya que el importe se puedebonificar mediante las cuotas de la Seguridad Social.
Mejorar el registro de jornada
Asegurar el control de la jornada laboral es vital para gestionar la productividad. Un software de registro horario no solo garantiza el cumplimiento de la normativa, sino que también te facilita el análisis de las horas trabajadas por cada persona empleada. De esta forma, podrás detectar posibles ineficiencias y tomar las medidas necesarias para optimizar el tiempo de trabajo.
Invertir en tecnología
La tecnología es la aliada del conocimiento para optimizar la productividad empresarial. Implementar las herramientas adecuadas permite digitalizar procesos, reducir errores y dedicar más tiempo a tareas estratégicas.
Un claro ejemplo es el software ERP (Enterprise Resource Planning) que integra y centraliza las operaciones de diferentes áreas de la empresa, como finanzas, RRHH, logística y ventas. Este tipo de soluciones mejora la eficiencia al eliminar duplicidades y optimizar los flujos de trabajo, además de proporcionar datos en tiempo real para mejorar la toma de decisiones.
Además, soluciones tecnológicas específicas como programas de gestión de nóminas, plataformas e-learning o software de registro horario satisfacen necesidades clave en las organizaciones.
Adoptar técnicas innovadoras
Más allá de adoptar soluciones tecnológicas disruptivas, las empresas deben incorporar técnicas de vanguardia para optimizar sus formas de trabajar. Estrategias como la automatización de tareas rutinarias, la implementación de herramientas de inteligencia artificial o el análisis predictivo de datos pueden marcar la diferencia en la gestión empresarial y hacer que una compañía mantenga una posición competitiva en el mercado.
Mejorar la comunicación
Sin una buena comunicación interna, las personas empleadas no estarán alineadas con los objetivos y funciones asociadas a su puesto. Por ende, la productividad también podría verse afectada. De ahí la importancia de promover el feedback constante entre los diferentes integrantes de la empresa, lo que a su vez fomenta la transparencia y la colaboración.
Un portal de la persona empleada facilita la retroalimentación entre el personal, los/as mánagers y los departamentos de RRHH, facilitando la gestión de solicitudes, así como el envío de comunicados y documentos importantes, entre otros aspectos.
Promover el trabajo en equipo
El trabajo en equipo no solo mejora la eficiencia, sino que, además, despierta la creatividad y la innovación. Fomentar la colaboración entre los equipos y áreas favorece el surgimiento de nuevas ideas y soluciones que contribuyen a agilizar los procesos y mejorar los resultados de negocio.
Optimizar la frecuencia de las reuniones
Es importante establecer reuniones previamente organizadas y que tengan un propósito claro. Limitar los encuentros de trabajo a aquellos que sean realmente necesarios y mantener el foco en la productividad es fundamental para aprovechar el tiempo y sacar beneficio de cada reunión de equipo.
Ofrecer flexibilidad
La flexibilidad laboral en forma de horarios adaptados o teletrabajo, por ejemplo, puede mejorar significativamente la productividad. Las personas empleadas que tienen la posibilidad de gestionar su tiempo y una mayor conciliación entre la vida personal y profesional estarán más satisfechas y comprometidas con el trabajo, lo que, a su vez, aumentará el rendimiento.
Optimizar y digitalizar los procesos
Optimizar los procesos empresariales es una condición sine qua non para mejorar la productividad, ya que permite identificar problemas de eficiencia y prevenirlos con las estrategias adecuadas. Algunas de las metodologías más acertadas para perfeccionar procesos y promover la mejora continua son:
- Metodología Lean: permite detectar actividades innecesarias para eliminarlas y agilizar procesos. Con ello, se reducen costes y tiempos sin comprometer la calidad. Aplicada correctamente, este sistema de gestión ágil de proyectos contribuye a generar valor a los clientes.
- Six Sigma: se basa en la mejora de procesos mediante el análisis de datos. Se enfoca en el control de calidad para reducir la inestabilidad en los procesos de negocio.
Delegar correctamente
Saber delegar es un requisito fundamental para instaurar la productividad en la empresa. Al asignar tareas a las personas adecuadas según sus habilidades, mejora el rendimiento de todo el equipo. Asimismo, se evita sobrecargar a ciertos profesionales y se favorece el desarrollo del talento de forma global dentro de la organización.
Implementar metodologías ágiles
Las metodologías ágiles son estrategias ganadoras para gestionar proyectos desde la eficiencia y la flexibilidad. Entre las más destacadas están.
- Scrum: metodología para gestionar proyectos complejos en equipo para los que se requieren resultados rápidos en entornos en constante innovación.Es ideal cuando el trabajo implica adaptaciones inmediatas y resultados progresivos.
- Kanban: método de gestión de proyectos que emplea tableros visuales para gestionar tareas y medir las capacidades del equipo. Ayuda a priorizar actividades, detectar cuellos de botella y equilibrar la carga de trabajo. Por lo que es muy útil en equipos que gestionan múltiples tareas de forma simultánea.
Cómo medir la productividad en el entorno empresarial
Medir la productividad es esencial para detectar los aspectos que pueden ayudar a mejorarla. Existen varias fórmulas para calcularla, dependiendo del tipo de recursos que se pretenda analizar:
- Productividad laboral: se mide dividiendo el total de la producción por el número de horas trabajadas.
- Productividad del capital: se calcula dividiendo la producción obtenida por el valor invertido en maquinaria, tecnología, etc. Obtener una mayor productividad de capital se traduce en un uso adecuado de los bienes físicos.
- Productividad de materiales: se compara la producción con los recursos empleados. Está relacionada con la eficiencia en el uso de materias primas o suministros.
Estas métricas pueden ayudar a identificar qué áreas están siendo más productivas y cuáles habría que optimizar. A la hora de medir la productividad empresarial es clave contar con soluciones tecnológicas que faciliten este análisis.
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