Saber determinar a qué grupo profesional pertenece cada persona empleada influye directamente en aspectos como las bases de cotización aplicables y en los derechos laborales. Te explicamos todo lo que debes saber para establecer los grupos de cotización en tu empresa correctamente.
Los grupos de cotización de la Seguridad Social es un concepto clave en la nómina y en la gestión de personas. Por ello, es fundamental que tanto las compañías como el personal empleado comprendan la importancia de entenderlos y saber a qué grupo pertenecen.
En este post analizamos qué son exactamente los grupos de cotización de la Seguridad Social y cómo influyen en la situación laboral y en las contribuciones de personas empleadas y empresas. Comprender estos aspectos es esencial para gestionar adecuadamente un negocio y garantizar que cada persona de la plantilla esté correctamente clasificada según las tareas que realiza.
¿Qué son exactamente los grupos de cotización?
Podemos definir los grupos de cotización como una clasificación establecida por la Seguridad Social que agrupa a las personas empleadas en diferentes categorías según sus funciones y responsabilidades laborales. Esta clasificación determina las bases de cotización y, en consecuencia, las contribuciones a la Seguridad Social que tanto el personal como las empresas deben realizar.
Cada grupo de cotización tiene asignada una base mínima y máxima de cotización, lo que influye en la cantidad de dinero que se destina a la Seguridad Social para cubrir prestaciones como las de jubilación, desempleo e incapacidad temporal, entre otras. Además, la clasificación en un grupo específico puede afectar a aspectos como la formación profesional y el acceso a determinados beneficios sociales.
La correcta asignación de una persona trabajadora a su grupo de cotización correspondiente es esencial para asegurar el cumplimiento de las obligaciones legales y una buena administración de los recursos de la empresa.
Por ejemplo, una persona experta en diseño gráfico (que por su formación es Grupo 2) que sea contratada para realizar funciones de atención al cliente (propias del Grupo 9), será clasificada de manera diferente que sí la contratas para realizar tareas propias de su profesión, es decir, las funciones desempeñadas afectan directamente a la clasificación en el grupo de cotización correspondiente.
¿Cuál es la diferencia entre grupos de cotización y categoría profesional?
Aunque estos términos se suelen confundir e, incluso, utilizar como sinónimos en algunas ocasiones, es interesante conocer sus significados y en qué difieren.
La principal diferencia entre grupos de cotización y categoría profesional radica en su propósito y en cómo se aplican en la gestión laboral y de la Seguridad Social, ya que un cambio en las condiciones laborales de la persona trabajadora puede resultar en una modificación tanto en la categoría como el grupo de cotización.
Grupos de cotización
Como hemos visto, los grupos de cotización son una clasificación establecida por la Seguridad Social para determinar las bases de cotización, es decir, las contribuciones a la Seguridad Social. Esta clasificación se basa en el tipo de trabajo y las funciones desempeñadas por las personas empleadas y cada grupo tiene asignadas unas bases mínimas y máximas de cotización.
- Propósito: determinar las aportaciones a la Seguridad Social.
- Aplicación: afecta las contribuciones para prestaciones sociales como jubilación, desempleo e incapacidad temporal.
- Ejemplo: un/a ingeniero/a clasificado/a en el Grupo 1 tendrá una base de cotización diferente a un/a auxiliar administrativo/a clasificado en el Grupo 7.
Categoría Profesional
La categoría profesional, por otro lado, se refiere a la clasificación interna del personal dentro de una empresa o sector, generalmente especificada en el convenio colectivo aplicable. Esta categoría se basa en la formación, habilidades, responsabilidades y experiencia de la persona trabajadora.
- Propósito: determinar el nivel de responsabilidad, salario y condiciones laborales dentro de la empresa.
- Aplicación: afecta el salario, los beneficios y otros aspectos laborales, como horarios.
- Ejemplo: una persona empleada puede tener la categoría profesional de «Responsable de Taller» u «Oficial de Primera», lo cual determina su posición jerárquica y su salario dentro de la empresa.
Por lo tanto, una persona empleada puede tener la categoría profesional de «Técnico/a de Mantenimiento» (nivel interno de la empresa) y estar en el Grupo 4 de cotización (para determinar sus contribuciones a la Seguridad Social).
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¿Por qué es importante saber el grupo de cotización de cada persona trabajadora?
Conocer el grupo de cotización de cada persona empleada es fundamental porque inciden en varios aspectos clave de la actividad laboral asociada, como los siguientes:
Estipula cuál es la remuneración salarial
Los grupos de cotización influyen en el salario base y determinan los complementos o pluses mensuales. Clasificar correctamente a las personas trabajadoras en su grupo de cotización garantiza que reciban el sueldo y las prestaciones adecuadas.
Determina las bases de cotización a la Seguridad Social
Cada grupo de cotización tiene asignadas unas bases mínimas y máximas de cotización a la Seguridad Social que afectan directamente sobre la cantidad de dinero que se destina a las prestaciones sociales como la jubilación, el desempleo, las bajas por enfermedad o en accidentes e indemnizaciones por despidos, entre otras.
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Indica las funciones y derechos de la persona trabajadora
El grupo de cotización marca las funciones específicas de cada persona trabajadora perteneciente a ese grupo. Además, facilita el acceso a aprendizaje y desarrollo profesional destinados a categorías específicas.
Conocer el grupo de cotización ayuda a identificar y aprovechar estas oportunidades y asegura que todas las personas empleadas sean tratadas de manera justa y equitativa en función de sus responsabilidades y habilidades. A su vez, esto contribuye a conseguir un ambiente laboral más justo y a incrementar la satisfacción de la plantilla.
Cumplimiento legal
Asignar correctamente a las personas empleadas a su grupo de cotización correspondiente es indispensable para cumplir con la normativa laboral y evitar posibles sanciones. Un error en esta clasificación puede derivar en inspecciones y multas por parte de la Seguridad Social.
Mejora la gestión de Recursos Humanos
Una correcta clasificación ayuda a gestionar de manera más eficiente los Recursos Humanos de la empresa, ya que es más fácil planificar promociones, ascensos y reestructuraciones internas.
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¿Cuántos grupos de cotización existen?
En el sistema de la Seguridad Social española existen 11 grupos de cotización en el Régimen General, que se actualizan y publican anualmente en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Cada uno de estos grupos de cotización está destinado a diferentes categorías profesionales y niveles de responsabilidad. A continuación, detallamos cuál es su clasificación:
- Grupo 1: Ingenieros y licenciados, personal de alta dirección no incluido en el artículo 1.3.c) del Estatuto de los Trabajadores.
- Grupo 2: Ingenieros técnicos, peritos y ayudantes titulados.
- Grupo 3: Jefes administrativos y de taller.
- Grupo 4: Ayudantes no titulados.
- Grupo 5: Oficiales administrativos.
- Grupo 6: Subalternos.
- Grupo 7: Auxiliares administrativos.
- Grupo 8: Oficiales de primera y segunda.
- Grupo 9: Oficiales de tercera y especialistas.
- Grupo 10: Peones.
- Grupo 11: Personas trabajadoras menores de 18 años, cualquiera que sea su categoría profesional.
Veamos algunos datos y ejemplos a cada categoría:
- Los Grupos 1 y 2 necesitan una titulación acreditada y específica para las funciones que realizan, como Director/a General, Médico/a Especialista o Arquitecto/a.
- El Grupo 3 necesita una formación de grado o formación profesional concreta para desempeñar el puesto de trabajo, como un Técnico/a Superior en Administración o Técnico/a Superior en Sistemas Informáticos.
- En los Grupos 4, 5 y 6 se encuentran el personal ayudante no titulado, que no necesitan tener estudios superiores como Diseñador/a Gráfico, Peluqueros/as, Entrenadores/as, Animadores/as o Auxiliar Técnico/a de Laboratorio.
- A las personas pertenecientes a los Grupos 5 y 6, en función de la experiencia profesional que tengan, la empresa puede asignarles un grupo de cotización superior.
- Los Grupos 7 y 8 engloban Auxiliares administrativos/as, Personal de limpieza, Conductor/a de camión, Camareros/as, Auxiliar de Servicios Generales, etc.
- Desde el Grupo 8 al 11, las bases mínimas y máximas de cotización se establecen por día y no por mes.
- En los Grupos 9 y 10 podemos encontrar a Personal Ayudante de Cocina, Auxiliares de Almacén, Auxiliares de Jardinería y Operarios/as de Servicios Generales.
- El Grupo 11 abarca cualquier trabajo que legalmente puedan desempeñar las personas menores de 18 años.
Estos grupos de cotización son esenciales para determinar las bases de cotización y las aportaciones a la Seguridad Social, pero ¿cómo colocar a cada persona trabajadora en su grupo? Vamos a verlo.
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¿Cómo saber a qué grupo de cotización pertenece cada persona trabajadora?
Determinar a qué grupo de cotización pertenece cada persona trabajadora implica evaluar varios aspectos relacionados con sus responsabilidades laborales, formación y categoría profesional. Fundamentalmente, hay tres factores básicos que considerar para realizar esta clasificación correctamente:
- Lo que indica el convenio colectivo aplicable a ese sector o empresa. Estos documentos suelen especificar las categorías profesionales y sus correspondientes grupos de cotización.
- Las funciones del puesto de trabajo y las tareas que la persona empleada desempeña. Esto incluye sus responsabilidades diarias, el nivel de autonomía y la complejidad de las funciones.
- La formación que tiene la persona empleada: es necesario conocer los títulos y capacitación académica, ya que a menudo, los grupos de cotización están relacionados con el nivel educativo.
Además, se puede ampliar la información recurriendo a estas opciones:
- Comprobar la normativa de la Seguridad Social sobre la clasificación de los grupos de cotización, donde se proporciona una guía clara sobre qué categorías profesionales pertenecen a cada grupo.
- Acudir a una asesoría profesional o a una consultoría en Recursos Humanos con experiencia en la interpretación de la normativa y capaces de ofrecer una clasificación precisa.
- Comparar con otros puestos similares dentro de la empresa puede favorecer la coherencia y la equidad en la clasificación del personal.
6 ejemplos de clasificación de grupos de cotización
A continuación, te ofrecemos algunos ejemplos sobre diferentes puestos y en qué grupo de cotización podrían estar:
- Ingeniero/a de proyecto: una persona con un título universitario de ingeniería y encargada de gestionar proyectos complejos sería clasificada en el Grupo 1.
- Técnico/a de mantenimiento: una persona con formación profesional específica en mantenimiento de equipos y que realice tareas de cierta complejidad podría pertenecer al Grupo 3 o 4, dependiendo de su nivel de responsabilidad y autonomía.
- Esteticista con FP de grado superior: personal profesional que realiza tratamientos estéticos utilizando conocimientos y técnicas avanzadas adquiridas en un ciclo formativo de grado superior, puede ser clasificado en distintos grupos en función de su experiencia y funciones: Grupo 4 si realiza tareas de alta especialización dentro de su campo y Grupo 5 si tiene responsabilidades adicionales, como la gestión o la coordinación de tratamientos complejos.
- Conductor de camión con CAP (Certificado de Aptitud Profesional): una persona profesional que realiza transportes manejando camiones de gran tamaño y siguiendo normativas de seguridad y de transporte, generalmente estaría en el Grupo 5 o 6, ya que requiere formación específica (CAP) y tiene un nivel de responsabilidad medio-alto relacionado con la seguridad y la carga.
- Auxiliar administrativo/a: una persona empleada que realiza tareas administrativas básicas y de apoyo sin titulación universitaria estaría en el Grupo 7.
- Camarero/a de habitaciones de hotel: una persona encargada de limpiar y mantener las habitaciones en un establecimiento hotelero, realizando tareas como cambio de sábanas, limpieza de superficies y reposición de suministros, normalmente se clasificaría en el Grupo 7 u 8, dado que requiere habilidades prácticas y atención al detalle, pero no necesariamente una formación universitaria o de alta especialización.
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¿Dónde se ve reflejado el grupo de cotización?
El grupo de cotización se puede consultar en varios documentos laborales y de la Seguridad Social que te indicamos a continuación:
En la nómina de la persona trabajadora
En todas las nóminas se incluye un apartado con información detallada sobre la persona trabajadora y su situación laboral. Entre estos datos, suele aparecer el grupo de cotización. Este apartado es fundamental tanto para el personal empleado como para la empresa, ya que influye en el cálculo de las contribuciones a la Seguridad Social.
En el contrato de trabajo
En el contrato laboral que se firma al inicio de la relación laboral se especifica la categoría profesional y, en muchos casos, el grupo de cotización. Esto es importante para que ambas partes tengan claro desde el principio en qué condiciones se realizarán las aportaciones a la Seguridad Social.
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En el informe de vida laboral
El informe de vida laboral, que las personas empleadas pueden solicitar a la Seguridad Social, muestra un historial completo de su carrera laboral. En este documento, se reflejan los diferentes periodos trabajados, en qué empresas y los grupos de cotización correspondientes a cada periodo.
En el Sistema Red de la Seguridad Social
Las empresas están obligadas a comunicar a la Seguridad Social las altas, bajas y variaciones de datos de su personal a través del Sistema Red, donde se incluye el grupo de cotización de cada persona trabajadora. Las empresas pueden acceder a estos datos y verificar la información registrada si es necesario.
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¿Cuál es el mejor grupo de cotización?
Realmente no hay un grupo mejor que otro: el grupo de cotización influye en las contribuciones de la persona empleada y la empresa a la Seguridad Social y se basa en la formación y funciones del puesto de trabajo.
¿Cómo afecta el grupo de cotización a la jubilación?
El cálculo de la pensión de jubilación se realiza en función de las bases de cotización a lo largo de la vida laboral de la persona empleada.
La base reguladora, la referencia principal para calcular la pensión de jubilación, se obtiene a partir de las bases de cotización de un determinado número de años previos a la jubilación (por ejemplo, los últimos 25 años, en el sistema español).
Cuanto mayor sea la base de cotización, mayor será el importe de las contribuciones a la Seguridad Social, por lo que el importe que recibirá la persona trabajadora como pensión de jubilación también será superior.
Es decir, una persona profesional del Grupo 1 con bases de cotización más altas, acumula contribuciones más elevadas, así que, al llegar a la jubilación, su base reguladora será más alta, dando como resultado una pensión mayor.
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¿En qué grupo de cotización están las personas trabajadoras autónomas?
Las personas trabajadoras en régimen de autónomos no están clasificadas en grupos de cotización como las empleadas por cuenta ajena. En cambio, tienen una regulación específica bajo el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) en la Seguridad Social, donde el sistema de cotización para autónomos se basa en una base de cotización que la propia persona elige dentro de unos límites establecidos.
La elección de una base de cotización más alta puede implicar mejores prestaciones, pero también conlleva mayores contribuciones mensuales a la Seguridad Social. La forma en que se organizan y regulan sus actividades depende de su tipo de negocio y de las normativas aplicables a su sector.
Contrato en prácticas en España
Un contrato de prácticas remunerado es una relación laboral como cualquier otra y, por lo tanto, debe estar regulado por el Estatuto de los Trabajadores y, además, cotizar a la Seguridad Social, aunque la base de cotización puede ser más baja que para una persona empleada a jornada completa.
Por otro lado, en las prácticas no remuneradas, como ocurre entre una empresa y una institución educativa, la persona estudiante/empleada no recibe ningún tipo de compensación económica, por lo que no hay cotización a la Seguridad Social ni retenciones fiscales.
En el caso en que esas prácticas educativas sí conlleven una compensación económica, la empresa sí debe cotizar a la Seguridad Social por el/la estudiante, como en el primer caso.
Ahora que ya sabes cómo se clasifican los grupos de cotización y la importancia de hacerlo correctamente, el siguiente paso es aplicarlo en tu empresa. ¿Necesitas ayuda para gestionar las cotizaciones en la nómina? En Grupo Castilla, contamos con más de 45 años de expertise gestionado el ciclo de vida de las personas empleadas.
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