Digitalizar trámites, agilizar procesos, favorecer la comunicación interna… ¡Descubre todo lo que un portal de la persona empleada puede hacer por tu gestión del talento!
Incorporar un portal del empleado en la empresa ofrece un sinfín de ventajas; desde facilitar la conexión entre las personas que integran una organización, hasta optimizar la gestión de personas. Desde una única plataforma, es posible revisar fichajes, tramitar solicitudes, recibir comunicados internos y, en algunos casos, acceder a la nómina.
¿Quieres saber más? Sigue leyendo y descubre por qué es importante tener un portal del empleado para asegurar una adecuada gestión administrativa en RRHH y mejorar la comunicación con la plantilla.
¿Qué es el portal del empleado?
El portal del empleado es un software de gestión de personas cuya finalidad es optimizar los procesos de interacción entre las personas empleadas, los mánagers y el departamento de RRHH.
Así, un portal de la persona empleada permite agilizar la gestión de vacaciones, bajas y permisos laborales, compartir la nómina y cualquier tipo de documento con la plantilla como, por ejemplo, el certificado de retenciones. Además, si la solución lo permite, al subirlos se puede hacer que sean de lectura obligatoria.
¿Para qué sirve un portal del empleado?
Es una herramienta que se emplea para facilitar la comunicación dentro de las organizaciones, además de sumar eficiencia a la gestión de trámites administrativos recurrentes. Con ello, los departamentos de RRHH ganan agilidad y tiempo para dedicarse a otras labores de mayor valor estratégico.
Asimismo, gracias a un portal de la persona empleada, la plantilla puede autogestionarse en algunos casos, enviar sus solicitudes y recibir validaciones. Esto se traduce en la posibilidad actualizar directamente sus datos de la ficha profesional, solicitar vacaciones y ausencias, acceder a noticias corporativas de interés y documentos corporativos, entre otras acciones. Todo ello sin tener por qué pasar por cadenas de correos y derivaciones varias para gestionar cuestiones relacionadas con su puesto de trabajo.
¿Cómo saber si tu empresa necesita uno?
Ahora que ya vas conociendo la importancia de implementar un portal de la persona empleada, quizá te planteas hasta qué punto es una necesidad para tu propia compañía y departamento de gestión de personas. Antes de dar el paso, para salir de dudas, puedes valorar si detectas señales como las siguientes:
- Los plazos establecidos para solventar determinadas gestiones no se terminan cumpliendo.
- Los datos de toda la plantilla están desactualizados.
- La evaluación del desempeño resulta complicada.
- Las ausencias, bajas y periodos vacacionales no se gestionan ni monitorizan con efectividad.
- La gestión de modelos de trabajo híbridos y el teletrabajo no desarrollan de forma adecuada.
- Las solicitudes del personal quedan sin registrarse y/o responderse.
- La toma de decisiones se ve afectada por contratiempos como los mencionados.
Ante este escenario, contar con un portal de la persona empleada permite tener toda la información actualizada, acceder a datos clave para mejorar la medición objetiva del rendimiento, registrar el control horario, así como disminuir los costes derivados de tareas administrativas. Y, por encima de todo, es una herramienta que potencia la comunicación entre la plantilla, los mánagers y RRHH, además de optimizar la gestión del talento desde una perspectiva integral.
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Razones y beneficios que aporta el portal del empleado
Un portal del empleado ofrece tantos beneficios como razones por las cuales implementarlo en las organizaciones. He aquí la mayor prueba de por qué hacerlo:
Favorece la comunicación interna
El portal del empleado centraliza la comunicación interna en una sola herramienta. De esta forma, la plantilla no tiene la necesidad de escribir varios correos para solicitar vacaciones o enviar justificantes de ausencia, ni tampoco de pedir la nómina o ciertos certificados que necesite. Del mismo modo, el área de Personas no necesita invertir tiempo y recursos para responder a estas, entre otras, peticiones, ya que se pueden realizar, atender y gestionar directamente por un único canal: el portal de la persona empleada.
Facilita la accesibilidad de los datos
En caso de tratarse de un portal de la persona empleada alojado en la nube, la accesibilidad a los datos (sobre prestaciones, vacaciones, horarios, etc.) queda garantizada 24/7; en cualquier momento y desde cualquier parte mediante un dispositivo con conexión a Internet. Por ello, se trata de una herramienta potencial para favorecer la comunicación y optimizar la gestión de personas en empresas que adoptan modalidades de trabajo como el híbrido o en remoto.
Además, más allá de su alta disponibilidad y adaptabilidad, las actualizaciones de un portal Cloud se realizan de forma automática y disminuye el riesgo de pérdida de información confidencial para la organización.
Automatiza procesos en la gestión de personas
Con la digitalización de la gestión de RRHH como la subida automática de la nómina y de documentos contractuales, así como el registro de los fichajes, entre otros, la plantilla accede directamente a la información que necesita sin realizar diferentes consultas por correo, teléfono o directamente al área de Personas. Asimismo, el portal del empleado actúa como una base de datos que estandariza procesos, incorporando y almacenando datos corporativos con eficiencia y seguridad.
Optimiza los gastos operativos
Al agilizar la gestión documental los responsables en gestión de personas se descargan de tareas repetitivas y pueden dedicarse plenamente a desarrollar tareas de mayor valor añadido. Además, con la optimización de procesos se consigue una reducción de costes económicos. De esta manera, se pueden invertir más recursos en otras operaciones que fomenten el crecimiento, la eficiencia y la competitividad de la empresa.
Aumenta la transparencia
Un portal de la persona empleada democratiza el acceso a la información en la empresa y, por ende, transmite una imagen de confianza, generando una cultura empresarial positiva. Esta representación impacta tanto en la atracción de nuevos perfiles profesionales como en la fidelización del talento que integra la organización, quien puede autogestionarse fácilmente gracias a una herramienta de comunicación ágil y efectiva.
Incrementa la productividad
Todas las razones mencionadas, por las que es interesante tener un portal de la persona empleada, propician un significativo aumento de la productividad en la empresa. Y es que, al ganar agilidad en las tareas rutinarias, conseguir un mayor aprovechamiento del tiempo y ahorro de costes, y al promover un buen feedback entre la plantilla, los mánagers y RRHH, se obtiene una mejora de la eficiencia y del rendimiento laboral.
Cómo es el portal de la persona empleada de Grupo Castilla
Nuestro portal del personal empleado, full web, responsive y desarrollado en modalidad SaaS, propicia un entorno comunicativo y colaborativo efectivo entre la plantilla, el mánager y RRHH, además es adaptable a las necesidades de cada organización.
Por una parte, el personal base puede:
- Acceder a datos generales (información personal, datos IRPF, cuentas bancarias…).
- Consultar datos del resto del equipo a través del directorio.
- Revisar las ausencias, vacaciones y calendario de trabajo.
- Consultar la nómina, certificados y cualquier tipo de documento que le implique.
- Solicitar trámites con flujos de validación personalizables y en distintas áreas: datos personales, familiares, económicos, bancarios, curriculares, de formación, ausencias, etc.
- Enviar y recibir notificaciones, así como revisar el estado de sus solicitudes.
- Disponer de opciones de control registro horario al integrar nuestra solución de gestión del tiempo.
Por otro lado, el mánager y el área de personas pueden:
- Consultar datos de las personas empleadas desde su condición de responsable / departamento de RRHH.
- Publicar noticias para potenciar la comunicación, además de documentos de interés para la plantilla.
- Acceder al calendario, ausencias y presencias.
- Ver las solicitudes del personal y gestionarlas.
Asimismo, al tratarse de una solución transversal, el portal de la persona empleada de Grupo Castilla permite integrar la nómina y el registro horario en una única plataforma. ¡La gestión integral de Personas unificada a tu alcance!
¿Necesitas mejorar la comunicación interna y optimizar la gestión del talento en tu empresa? El portal de la persona empleada de Grupo Castilla es tu mejor aliado para digitalizar tareas administrativas y centrarte en lo que verdaderamente importa: empoderar el talento y potenciar el valor de las personas.
