Descubre en este artículo todo lo que necesitas saber sobre la Directiva Whistleblowing. ¿Te lo vas perder?
La ética y la transparencia empresarial son, cada vez más, pilares fundamentales para ganar la confianza de clientes, personas empleadas y partners. En este contexto, la Directiva Whistleblowing se ha convertido en una herramienta clave para proteger a los denunciantes de malas prácticas dentro de las organizaciones, promoviendo un entorno más ético y responsable.
En este artículo vamos a hablar acerca de qué es la Directiva Whistleblowing, cuáles son sus objetivos, por qué es crucial para el buen funcionamiento y la reputación de tu negocio y cómo implementarla correctamente en tu empresa.
¿Qué es la Directiva Whistleblowing?
La Directiva Whistleblowing, o Directiva sobre la protección de los denunciantes de irregularidades, es una normativa de la Unión Europea que busca proteger tanto a las personas trabajadoras como a las colaboradoras de las empresas que denuncian conductas ilegales o no éticas dentro de sus organizaciones.
Esta directiva, formalmente conocida como la Directiva 2019/1937, fue aprobada por el Parlamento Europeo en octubre de 2019 con el objetivo de crear un marco legal común que garantice la seguridad de quienes informan sobre las actividades ilegales o irregulares en su lugar de trabajo.
Objetivos de la Directiva Whistleblowing
Aunque el objetivo último es proteger a la persona denunciante de las posibles repercusiones, la norma especifica cuestiones como la creación de canales seguros, el fomento de la ética empresarial o el cumplimiento de las normas establecidas.
Protección del denunciante
La Directiva Whistleblowing asegura que aquellas personas que informen sobre irregularidades o malas prácticas en los lugares de trabajo, no sufran represalias injustas, como despidos, acoso por parte de personas del equipo o superiores o sanciones.
Es aconsejable trabajar en políticas de integración laboral para contribuir a asegurar un entorno de trabajo seguro para las personas empleadas que deseen hacer uso de los canales de denuncia establecidos por la Directiva Whistleblowing.
Creación de canales seguros y confidenciales
La Directiva Whistleblowing obliga a las empresas a establecer mecanismos de denuncia internos que sean seguros, confidenciales y de fácil acceso para las personas empleadas. A su vez, estas deben ser informadas de la existencia de dichos canales y su funcionamiento, para que puedan ejercer su uso en caso de ser necesario.
Fomentar la ética empresarial
Esta Directiva incentiva la creación de un entorno de trabajo transparente y ético, donde las empresas asuman una postura activa frente a la lucha contra la corrupción, el fraude y otras posibles irregularidades. Si quieres saber más sobre este tema, tenemos un post completo sobre qué es y porqué es importante la responsabilidad social corporativa.
Cumplimiento con la normativa
Por último, el cumplimiento de la Directiva Whistleblowing ayuda a las empresas a alinearse con las normativas europeas de protección de los denunciantes, evitando así posibles sanciones por incumplimiento de la normativa.
¿Quiénes están obligados a cumplir con la Directiva Whistleblowing?
La Directiva Whistleblowing es aplicable a todas las empresas con más de 50 personas empleadas, así como a las entidades del sector público y a aquellas que reciban financiación pública, aunque en algunas jurisdicciones, esta normativa también se puede aplicar a empresas más pequeñas si tienen un impacto significativo en el sector o la economía.
En estos casos, las organizaciones deben implementar un sistema interno de denuncia que permita a las personas empleadas reportar, de forma segura, cualquier irregularidad que puedan detectar en el ámbito laboral.
Desde Grupo Castilla te podemos ayudar a implementar tu canal de denuncias y ofrecerte el asesoramiento jurídico para el correcto cumplimiento de la norma.
Requisitos y condiciones del canal de denuncias obligatorio
Como ya hemos indicado, todas las empresas con 50 o más personas empleadas y todas las entidades y organismos públicos, independientemente de su tamaño, están obligadas a implementar un canal de denuncias, que puede ser digital, telemático, telefónico, por correo postal u otro medio de comunicación equivalente. Por ejemplo, es posible utilizar un software especializado que facilite el acceso y uso del canal para las personas denunciantes de manera sencilla y efectiva.
Es imprescindible que el canal garantice la confidencialidad de la identidad de la persona denunciante, sin importar el medio que ésta haya utilizado para realizar la denuncia.
Este sistema debe operar conforme a los principios establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), lo que implica que las empresas deben contar con un Delegado de Protección de Datos (DPO) si están sujetas a la Directiva Whistleblowing.
Los grupos de empresas pueden compartir un mismo canal de denuncias, siempre que cumplan con los requisitos establecidos en la normativa.
Gestión y seguimiento de las denuncias
Es fundamental designar a una persona u órgano colegiado encargado de gestionar y realizar el seguimiento de las denuncias internas, es decir, un responsable del canal de denuncias.
Esta responsabilidad puede recaer en diversas personas, como la encargada del departamento de Whistleblowing y compliance, la responsable del área de recursos humanos, quien realice la asesoría legal o personas pertenecientes a la dirección o el consejo de administración.
Plazos para responder y procesar las denuncias
Las empresas deben cumplir con los siguientes plazos en el proceso de denuncia:
- Plazo de 7 días desde la recepción de la denuncia para enviar un acuse de recibo a la persona denunciante, informándole que su denuncia ha sido recibida y que se procederá a su valoración.
- Plazo de 3 meses para informar a la persona denunciante sobre las medidas adoptadas, basándose en los resultados de la investigación interna.
En caso de detectar posibles infracciones o delitos penales, el proceso incluye la obligación de informar a las autoridades competentes.
Comunicación y seguridad del canal de denuncias
Es necesario comunicar tanto la existencia del canal de denuncias como su funcionamiento a todos los miembros de la empresa, así como hacerlo público para aquellas personas ajenas a la organización que puedan necesitar hacer uso de él.
Las denuncias, ya sean desestimadas o que hayan dado lugar a una investigación interna, deben almacenarse el tiempo necesario para su consulta o para su documentación. Es decir, que la empresa debe implementar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la integridad y seguridad de dichos informes.
Uso de un canal de denuncias externo
Está permitida la contratación de un canal de denuncias externo. Aunque, el canal debe cumplir, siempre, con todos los requisitos y obligaciones establecidos por la Directiva Whistleblowing. Además, la investigación y resolución de la denuncia debe ser realizada por la persona u órgano designado internamente para ello.
Si se contrata un proveedor externo, esto debe reflejarse en la política de Whistleblowing de la empresa u organización.
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¿A quién protege la ley Whistleblowing?
La Ley de Protección del Denunciante está diseñada para proteger a una amplia variedad de personas, incluidas aquellas que se encuentren en las siguientes situaciones:
- Autónomos.
- Empleados públicos o personas trabajadoras por cuenta ajena.
- Personas que trabajen bajo la supervisión de contratistas, subcontratistas y proveedores.
- Accionistas y miembros de los órganos de administración, dirección y supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
De este modo, la ley contempla la protección en casos de denuncias relacionadas con infracciones laborales, ya sea:
- En una relación laboral pendiente de inicio, en situaciones donde se hayan observado infracciones en el proceso de selección o negociación.
- Durante una relación laboral ya finalizada.
- Voluntarios, becarios o trabajadores en formación.
- Personas físicas con capacidad de influencia sobre la persona jurídica participada.
- Representantes legales de los trabajadores, encargados de brindar asesoramiento y apoyo.
- Familiares o compañeros de oficio del denunciante, que pudieran ser objeto de represalias debido a su vínculo con la persona que informa.
- Personas físicas que asistan al denunciante en el proceso de denuncia.
Cómo implementar un sistema Whistleblowing en tu empresa en 6 pasos
Si bien la implementación de un sistema de denuncia interno es obligatoria para muchas empresas, es importante hacerlo de manera que no solo cumpla con la normativa, sino que también cree un entorno de confianza y ética dentro de la organización.
A continuación, te ofrecemos una guía práctica para implementar la Directiva Whistleblowing en tu empresa. Si lo prefieres, puedes contactar con nosotros para que te informemos debidamente del proceso.
Crea canales de denuncia seguros
Lo primero que debe hacer cualquier empresa es establecer uno o varios canales de denuncia internos que sean accesibles para todas las personas empleadas. Estos canales deben ser confidenciales, seguros y fáciles de usar. Algunas opciones incluyen:
- Plataformas digitales: software especializado que permita la denuncia anónima en línea, asegurando que la información esté protegida y sea fácilmente gestionable.
- Líneas telefónicas dedicadas o buzones físicos en las oficinas donde las personas empleadas puedan hacer sus denuncias.
- Correo electrónico seguro específicamente destinado para la recepción de denuncias de irregularidades.
Es importante que estos canales sean promovidos de manera efectiva dentro de la empresa para que todas las personas que formen parte de la misma sepan que pueden usarlos de manera confidencial y segura.
Establece procedimientos claros de gestión de denuncias
Una vez que se haya habilitado el canal de denuncia, es esencial que la empresa establezca procedimientos claros para gestionar y responder a las denuncias. Los pasos básicos incluyen:
- Recepción de la denuncia: asegurarse de que todas las denuncias recibidas sean tratadas de manera rápida y eficiente.
- Investigación interna: designar un equipo encargado de investigar la denuncia de manera imparcial, asegurándose de que el proceso sea transparente y justo.
- Protección de la persona denunciante: garantizar que la persona que realizó la denuncia esté protegida contra cualquier tipo de represalia y que se mantenga su anonimato, si así lo desea.
- Comunicación de resultados: informar a la persona denunciante sobre los resultados de la investigación y las acciones que se van a poner en marcha.
Entrena y sensibiliza a las personas empleadas
Es fundamental que todas las personas empleadas de la empresa reciban formación sobre la Directiva Whistleblowing, sobre cómo utilizar los canales de denuncia y las protecciones disponibles para ellos. Además, deben entender que el uso de estos canales es la denuncia de comportamientos ilegales o éticos y no para fines personales o malintencionados.
Esta formación debe ser parte del programa general de ética empresarial y cumplir con los requisitos establecidos por la legislación local o de la Unión Europea.
Designa un responsable del sistema Whistleblowing
Es importante que tu empresa designe a una persona responsable o equipo encargado de la gestión del sistema de denuncias. Este equipo recibirá las denuncias, investigará las posibles irregularidades y se asegurará de que el proceso se lleva a cabo de manera adecuada.
Idealmente, debe tratarse de profesionales capacitados en cuestiones legales y éticas para garantizar la efectividad del sistema.
Asegura la confidencialidad y la protección del denunciante
Garantizar la confidencialidad es uno de los aspectos más críticos en cualquier sistema de denuncia. La empresa debe asegurarse de que la información personal de la persona denunciante está protegida en todo momento y de que se mantenga su anonimato si así lo solicita.
Además, debes implementar políticas para prevenir represalias contra la persona denunciante, como despidos, acoso o cambios no deseados en las condiciones laborales.
Monitoriza y evalúa el sistema de denuncias
Una vez implementada la Directiva Whistleblowing, es importante realizar un seguimiento y evaluación periódica para asegurarse de que está funcionando correctamente. Esto incluye revisar los procedimientos, la eficacia de los canales de denuncia, el número de denuncias recibidas y la respuesta de la empresa.
Beneficios de implementar la Directiva Whistleblowing en tu empresa
Al implementar la Directiva Whistleblowing en tu empresa no solo estás mejorando la ética empresarial de la misma, sino que ayudas a proteger su reputación, evitas sanciones y multas por no cumplir con la legislación europea sobre la protección de denunciantes y generas una mayor confianza en las personas que la forman.
La Directiva Whistleblowing es un paso crucial hacia la creación de entornos empresariales más éticos y transparentes. Implementarla de manera efectiva en tu empresa no solo garantiza el cumplimiento de la legislación, sino que también mejora la cultura corporativa, protege la reputación de la empresa y aumenta la confianza entre las personas empleadas.
