El coste del trabajador va más allá del sueldo base, incluyendo factores como la seguridad social, la contratación, las compensaciones laborales y otros gastos asociados. Conoce todos los componentes que impactan en el coste total de las personas empleadas y cómo puedes optimizar esta inversión en tu empresa.
Aunque es lo primero en lo que se piensa, el coste de una persona trabajadora para la empresa abarca más que el simple pago del salario bruto e incluye una serie de gastos adicionales que las compañías deben asumir para cumplir con sus obligaciones legales y contractuales.
Entre los elementos más relevantes se encuentran las cotizaciones a la Seguridad Social, los beneficios sociales, los impuestos, los seguros y las posibles indemnizaciones. Estos factores incrementan el coste real de la persona empleada más allá de su remuneración directa, teniendo un impacto significativo en la planificación financiera y presupuestaria de la empresa.
¿Qué incluye el coste de una persona trabajadora para una empresa?
Para calcular la inversión total se deben tener en cuenta los siguientes elementos:
- Sueldo. Es la remuneración acordada con la persona trabajadora antes de aplicarse las deducciones de impuestos y cotizaciones y constituye la base de todos los demás cálculos.
- Seguridad Social. La empresa debe pagar una parte de las cotizaciones a la Seguridad Social de la persona empleada que suele oscilar entre el 30% y el 35% del salario bruto. Estas contribuciones financian pensiones, seguros de desempleo y bajas por enfermedad, entre otros.
- Otros aportes sociales: seguro médico privado, tiques de comida, bonos de transporte y planes de pensiones, entre otros, siempre y cuando estén contemplados en las políticas de la empresa o en el convenio colectivo de aplicación. Dependiendo del tipo de contrato y la antigüedad de la persona empleada, las indemnizaciones por despido también deben considerarse en el coste potencial del profesional. Además, muchas empresas invierten en la formación continua de su plantilla, lo que también se suma al coste total.
- En algunos casos, la empresa debe proporcionar a la persona trabajadora el equipo necesario para desempeñar su labor (ordenadores, teléfonos móviles, EPIs, uniformes, etc.), que también deben añadirse al coste por persona.
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¿Cómo se calculan los costes de la Seguridad Social por cada persona trabajadora?
En España, tanto las empresas como las personas trabajadoras realizan aportaciones a la Seguridad Social, por lo que para calcular los costes invertidos se deben considerar distintos factores, como el salario bruto y los tipos de cotización vigentes.
La base de cotización es el importe sobre el cual se aplican los tipos de cotización para la Seguridad Social e incluye:
- Sueldo.
- Pagas extras (prorrateadas, si se devengan mensualmente).
- Otros conceptos retributivos sujetos a cotización, como horas extras o complementos salariales.
Existen bases mínimas y máximas de cotización, que dependen del grupo profesional y del tipo de contrato de la persona empleada.
Los tipos de cotización son los porcentajes que se aplican sobre la base de cotización y que varían en función del tipo de contingencia (comunes, profesionales, desempleo o formación, entre otros). Se distribuyen entre la empresa y la persona empleada de la siguiente manera:
- Contingencias comunes: estas cotizaciones financian servicios como bajas por enfermedad, jubilaciones, etc.
- Empresa: 23,6% de la base de cotización.
- Persona trabajadora: 4,7% de la base de cotización.
- Desempleo: garantizan las prestaciones por desempleo.
- Empresa: 5,5% (contratos indefinidos) o 6,7% (temporales).
- Persona trabajadora: 1,55% (indefinidos) o 1,6% (temporales).
- Formación profesional: financia la formación de la plantilla.
- Empresa: 0,6%.
- Persona trabajadora: 0,1%.
- Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): sirve para cubrir salarios e indemnizaciones en caso de insolvencia de una organización.
- Empresa: 0,2%.
- Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: depende del tipo de actividad económica, pero oscila entre el 1% y el 7% y es responsabilidad exclusiva de la empresa.
¿Qué costes adicionales hay que sumar?
Además de los que ya hemos comentado, en ocasiones existen otros costes adicionales que la empresa debe sumar para calcular el coste total de un trabajador. A continuación, detallamos algunos de los más comunes.
Reclutamiento
Es el proceso mediante el que una empresa identifica, atrae y selecciona a las personas candidatas más adecuadas para ocupar un determinado puesto de trabajo. Este procedimiento garantiza que la empresa cuente con el mejor talento para alcanzar sus objetivos. En caso de que una de las personas empleadas deja la empresa, es necesario considerar los costes de:
- Proceso de selección y reclutamiento: derivados de contratar a una empresa de selección, publicitar la vacante, realizar entrevistas, etc.
- Coste de formación inicial: para capacitar a la persona que comience a realizar las funciones derivadas del puesto.
Retribución flexible
La retribución flexible es un sistema que permite a la persona empleada poder destinar parte de su salario bruto a beneficios no monetarios (exentos o parcialmente exentos de impuestos), optimizando su retribución neta y reduciendo los costes para la empresa. En lugar de recibir todo el salario bruto en efectivo, se puede optar por destinar parte de este a ciertos beneficios ofrecidos por la empresa, como:
- Vales de comida.
- Seguro medico.
- Planes de pensiones.
- Tarjetas de transporte o combustible.
- Cheques guardería.
Estos beneficios suelen estar exentos de IRPF o cotización hasta ciertos límites, lo que permite que la persona reciba más valor neto a cambio de una menor carga impositiva.
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Equipos y materiales
Dependiendo del puesto, la empresa puede tener que proporcionar a la plantilla:
- Ordenadores, teléfonos móviles o software especializado.
- Uniformes o equipos de protección individual (EPI).
- Mobiliario de oficina u otros recursos para trabajar de manera eficiente.
Sustituciones en vacaciones
Cuando una persona se va de vacaciones, la empresa sigue pagando su salario, pero, en muchos casos, también necesita cubrir sus funciones con un contrato temporal o mediante horas extras de otras personas empleadas. Esto genera un coste adicional, que debe sumarse al coste total del personal.
Algunos costes asociados a las sustituciones son:
- Contratación temporal: si la empresa contrata a una persona temporal para cubrir el puesto, debe pagar su salario, que se suma al de la persona empleada que está de vacaciones.
- Cotizaciones a la Seguridad Social: también se aplican en el caso de sustituciones temporales, independientemente de que el salario sea equivalente o menor al del contrato habitual.
- Coste de selección y contratación: la contratación de una persona trabajadora temporal puede implicar gastos adicionales de búsqueda y selección, así como tiempo dedicado por el departamento de Recursos Humanos.
- Formación del sustituto: en algunos casos, la persona que cubre el puesto temporal necesita recibir una capacitación, lo que implica tiempo y recursos adicionales.
Posible despido improcedente
Tanto en el caso de que el contrato termine por despido como al final de un contrato temporal, la empresa puede estar obligada a pagar una indemnización a la persona empleada. Esta variará en función del tipo de contrato y la legislación laboral vigente:
- Despido improcedente: indemnización más alta, hasta 33 días por año trabajado con un máximo de 24 mensualidades.
- Despido objetivo o procedente: indemnización menor, de 20 días de salario por año trabajado, con un límite de 12 mensualidades.
- Fin de contrato temporal: 12 días de salario por cada año trabajado (en períodos inferiores a un año, se calcula la parte proporcional).
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Costes de alta
Dar de alta a una persona empleada al inicio del contrato también conlleva ciertos costes, que la empresa debe sumar al total para obtener el gasto por persona empleada. Los costes de alta van más allá del salario y las cotizaciones a la Seguridad Social e incluyen aspectos relacionados con la contratación, la formación inicial y la adaptación de la persona trabajadora a su puesto.
- Costes administrativos.
- Costes de selección y reclutamiento.
- Costes de onboarding (formación).
- Costes de salud y seguridad laboral.
¿Cómo se puede ahorrar en los gastos de personal?
Puesto que los costes laborales representan una parte significativa del presupuesto de la empresa, optimizar esta inversión es un objetivo común. En este sentido, es fundamental no comprometer el bienestar del personal empleado ni la calidad del trabajo. ¿Cómo hacerlo?
- Contar con un software de Recursos Humanos como el de Grupo Castilla permite los costes de selección y contratación de personal sin renunciar a la calidad del proceso, gracias a sus funciones de seguimiento de personas candidatas (ATS), que pueden agilizar la búsqueda de nuevo personal, minimizando el tiempo invertido.
- Contratar personal freelance. Incorporar talento externo para cubrir picos de trabajo puede ser más económico que mantener a un equipo completo durante todo el año, permitiendo ajustar los costes laborales a las necesidades reales del negocio.
- Fomentar el teletrabajo. El trabajo remoto puede reducir costes operativos asociados con el espacio de oficina y otros gastos generales, al mismo tiempo que sirve para aumentar la satisfacción y retención de talento, ya que cada vez más personas valoran la flexibilidad laboral.
- Realizar un buen control de horas. Planificar adecuadamente las tareas y horarios puede ayudar a evitar el exceso de horas extras, gracias a la optimización de la carga de trabajo y la distribución equitativa de las tareas. En este caso, disponer de un software de registro horario puede marcar la diferencia a la hora de gestionar calendarios y turnos, y de cuantificar la presencia y ausencia efectiva.
¿Por qué es importante conocer los costes reales de cada persona trabajadora?
Para llevar a cabo una correcta gestión financiera, la empresa debe conocer en detalle los costes reales asociados a cada una de las personas trabajadoras que la integran, así como al total de la plantilla. Gracias a esto puede conseguir:
- Optimización presupuestaria. Identificar los costes reales permite a las empresas elaborar presupuestos más exactos, lo que facilita la planificación financiera y la adecuada asignación de los recursos. Saber cuánto cuesta realmente cada persona empleada ayuda a prever gastos futuros relacionados con contrataciones, aumentos salariales o beneficios laborales.
- Toma de decisiones informada. Con datos precisos sobre los costes de personal, las empresas pueden tomar decisiones más informadas sobre futuras contrataciones o cambios en la estructura organizativa. Conocer los costes permite evaluar si invertir en aprendizaje y desarrollo de las personas empleadas es una estrategia factible y rentable para mejorar la productividad.
- Evaluación de la rentabilidad. Comprender los costes permite a las compañías analizar la rentabilidad de cada persona en relación con su productividad. Esto puede ayudar a identificar al talento más valioso y aquel que requiere ajustes, identificando los puestos o roles que no generan el retorno esperado y considerando posibles ajustes o reestructuraciones.
- Optimización de recursos. Esto se traduce en la detección de áreas en las que se pueden reducir gastos sin comprometer la calidad del trabajo, eliminando costes innecesarios y mejorando procesos.
- Cumplimiento legal. Conocer los costes reales incluye asegurarse de que se cumplen todas las obligaciones laborales, como las cotizaciones a la Seguridad Social y otros beneficios, lo que puede contribuir a evitar sanciones y problemas legales.
- Transparencia y compromiso. Un entorno de trabajo donde se practica la transparencia puede aumentar el engagament laboral de las personas empleadas con la misión y los objetivos de la empresa.
- Competitividad salarial. Al evaluar el rendimiento de la plantilla en función de sus costes, las empresas pueden identificar áreas de mejora y ajustar estrategias de desarrollo personal. Con ello, se pueden definir indicadores de rendimiento (KPIs) que se alineen con los costes, lo que facilita la medición del éxito y la efectividad de las políticas de personal.
Como ves, gestionar correctamente los costes de las personas trabajadoras es crucial para optimizar los recursos de tu empresa. En este contexto, contar con un asesoramiento legal adecuado puede evitar errores costosos y garantizar el cumplimiento normativo en materia laboral.
En Grupo Castilla, nuestro equipo especializado en servicios jurídicos para la gestión de personas puede asesorarte en la toma de decisiones en términos de contratación, adaptación de las condiciones de trabajo y en cualquier cuestión de índole laboral y seguridad social. ¡Contáctanos y descubre cómo podemos ayudarte a gestionar de forma eficiente tu equipo y sus costes asociados!
