Minimiza la carga administrativa y optimiza la gestión de calendarios. Descubre cómo puedes gestionar las vacaciones del personal con facilidad y efectividad. ¡Te damos todas las claves en este post!
Las vacaciones son un bien esencial para la plantilla, pero, a su vez, suponen un esfuerzo para el departamento de RRHH, que debe asegurar una buena planificación, especialmente cuando se forman picos en ciertas épocas del año. ¿Te gustaría saber cómo optimizar la gestión y el control de las vacaciones del personal en tu empresa? ¡Sigue leyendo!
¿Por qué es importante controlar las vacaciones en una empresa?
Gestionar correctamente las vacaciones es indispensable para velar por un clima laboral favorable en la organización y, a su vez, su planificación es indispensable para mantener el buen funcionamiento de la compañía.
Evidentemente, la empresa debe intentar que las vacaciones del personal no afecten a su productividad ni a la consecución de objetivos, pero también es necesario llegar a un equilibrio con las necesidades de la persona empleada. Como ves, se trata de una gestión que debe abordarse desde una perspectiva holística.
¿Qué dice la ley acerca de las vacaciones?
Para saber cuál es el marco normativo en España al respecto, debemos remitirnos a la regla general Art. 38 del Estatuto de los Trabajadores que señala que deberán concederse como mínimo 30 días naturales de vacaciones a las personas empleadas en el período de un año. Por otro lado, se debe considerar lo que marque el convenio colectivo, sea sectorial, territorial o de empresa.
De hecho, el periodo de disfrute se fijará de común acuerdo entre la persona empresaria y la persona empleada conforme con lo dispuesto en los convenios colectivos.
Derecho a la desconexión digital
En cuanto a la legislación, en periodos de vacaciones también se debe tener presente la ley de desconexión digital, según la cual la persona empleada tiene derecho a no conectarse a dispositivos corporativos y a no responder ningún tipo de comunicación vinculada a su puesto de trabajo, ya que se encuentra fuera de su jornada laboral.
Este derecho a la desconexión digital es una de las medidas para respetar el tiempo de descanso y los periodos vacacionales, tanto en modalidades de trabajo presencial e híbrido, como en el teletrabajo.
Para favorecer esta desconexión y contribuir a que la plantilla regrese de sus vacaciones con energías recargadas es importante coordinar correctamente su ausencia y recomendarle acciones como deshabilitar las notificaciones de trabajo, dejar a un lado el ordenador y el móvil de empresa y todo lo que le ayude a permanecer desconectada.
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¿Qué errores son frecuentes en la gestión de vacaciones?
Seguro que como responsable en gestión de personas, cada año te marcas como propósito mantener al día las vacaciones del personal, frente a las olas de peticiones puntuales. Sin embargo, es probable cometer errores.
Una de las prácticas erróneas más frecuentes es, aunque parezca un oxímoron, la antelación excesiva. Debemos tener en cuenta que estamos hablando de vacaciones de personas empleadas con sus circunstancias personales, por lo que es fácil que haya cambios.
Ante un escenario marcado por la fluctuación, nos quedan dos opciones: ser flexible al cambio manual y que se puedan producir fallos, o contar con una solución de registro y control horario que asegure una óptima y precisa gestión de las modificaciones.
Otro de los escollos en la búsqueda de la eficiencia del proceso es la duplicidad de tareas. Por tanto, debemos fijar unos procedimientos claros y eficientes de gestión donde estén implicados tanto las personas responsables como la plantilla solicitante de las vacaciones.
Y finalmente, un error que, demasiadas veces, se trata de un handicap heredado más que de un error en sí mismo, es el uso de herramienta obsoletas. En este caso, se hace inminente apostar por la innovación que aporta una solución integral de gestión del tiempo para planificar las vacaciones con efectividad.
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Cómo se calculan los días de vacaciones
El cálculo de las vacaciones se ajusta en función del tipo de jornada y características del puesto:
- Personas a tiempo completo: les corresponde 30 días naturales o 22 días hábiles de vacaciones al año. O lo que es lo mismo: 2,5 o 1,8 días de vacaciones por mes trabajado, respectivamente.
- Personas a tiempo parcial: tienen derecho a los mismos días de vacaciones que las personas empleadas a jornada completa.
- Personas de fin de semana: tienen derecho a disfrutar de los mismos días de vacaciones, 30 días naturales (contando los sábados y los domingos).
- Personal empleado público: dispone de 22 días hábiles de vacaciones anuales, o los que correspondan proporcionalmente en atención al tiempo trabajado.
Cabe destacar que el cálculo puede variar en función de la fecha de incorporación. Es decir, si una persona empleada se incorpora en medio del año, por ejemplo, es necesario calcular cuántos días le corresponden. Para ello, hay que dividir los 30 o 22 días (según lo que establezca el convenio) entre los meses del año (12) y multiplicar el resultado por los meses que restan para finalizarlo. Así, por ejemplo, si la persona empieza a trabajar el 1 de abril, quedaría así:
30/12*7= 17,5 días naturales de vacaciones.
22/12*7= 12,8 días hábiles de vacaciones.
*Si el resultado contiene decimales, se suele redondear al alza.
Para facilitar este proceso tan variable, resulta muy útil digitalizarlo a través de un software de RRHH y, así, conseguir una gestión tan ágil como eficiente de los periodos vacacionales y las ausencias de la plantilla.
¿Puede una persona acumular sus vacaciones si no las gasta?
Por regla general, las vacaciones no son acumulables y deben disfrutarse en el periodo del año al que corresponden. No obstante, según el convenio colectivo, podría alargarse un poco más el tiempo, hasta principios del siguiente año. Asimismo, el Estatuto de los Trabajadores establece lo siguiente:
- Cuando el periodo de vacaciones fijado coincida en el tiempo con una incapacidad temporal derivada del embarazo, el parto o la lactancia natural, o con el periodo de suspensión del contrato de trabajo previsto en los apartados 4, 5 y 7 del artículo 48, se tendrá derecho a disfrutar de las vacaciones en fecha distinta, aunque haya terminado el año natural al que correspondan.
- Cuando el periodo de vacaciones coincida con la incapacidad temporal por contingencias distintas a las mencionadas, y no se puedan disfrutar durante el año natural al que corresponden, la persona empleada podrá realizar las vacaciones total o parcialmente una vez finalice su incapacidad y si no han pasado más de 18 meses a partir del final del año en que se hayan originado.
Cómo mejorar la gestión y el control de las vacaciones de la plantilla
Optimizar la gestión y el control de vacaciones en la empresa es posible si se siguen determinadas prácticas que benefician el proceso tanto para el personal empleado como para la propia organización. ¡Toma nota!
Establecer una política de vacaciones
¿En qué periodos pueden solicitarse las vacaciones y cuándo deben escogerse? ¿Qué protocolo seguir si se producen varias coincidencias en un mismo departamento? ¿Cómo gestionar casos especiales? Las respuestas a este tipo de cuestiones deben quedar reflejadas en una política de ausencias y vacaciones personalizada, para definir qué pasos seguir en cada caso.
Definir criterios de prioridad
A la hora de gestionar las vacaciones entra en juego el establecimiento de jerarquías. O lo que es lo mismo: definir los criterios de prioridad más significativos como los que están relacionados con la antigüedad, el hecho de tener hijas o hijos a cargo, el cuidado de familiares y la mayor necesidad de conciliación, el tipo de cargo o contrato, etc.
Para promover una elección más equitativa de las vacaciones en la empresa, también puede emplearse un sistema rotativo, así se fomenta una mayor igualdad de oportunidades entre las personas empleadas.
Conocer lo que se establece por contrato y convenio
Aunque existe una legislación sobre el derecho de vacaciones de las personas empleadas, considerar el contrato y convenio de cada empresa es indispensable para definir detalles como, por ejemplo, cuáles son las épocas más indicadas para disfrutarlas y los periodos en los que se debe evitar elegirlas.
Por lo que es importante tomar conciencia de lo que diga el convenio colectivo y tener en cuenta el tipo de contrato de cada profesional para que la gestión de las vacaciones llegue a buen puerto.
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Planificar con la mayor antelación posible
Definir las vacaciones con tiempo facilita la reorganización de las tareas y evita solapamientos de puestos sin cubrir, entre otros contratiempos que puedan afectar a la productividad laboral.
Además, planificar las vacaciones del personal empleado con anticipación da tranquilidad y seguridad a los departamentos de RRHH. Así, pueden cuadrar horarios al máximo posible para que todas las partes salgan lo más beneficiadas, lo cual fomentará la motivación de la plantilla y el buen ambiente de trabajo.
En este proceso, un software de RRHH puede ser un gran aliado, ya que facilita la elección y la solicitud de las vacaciones. Las personas empleadas pueden pedirlas fácilmente por el sistema y recibir su aprobación o denegación de forma ágil y directa.
Crear un calendario de vacaciones general
Elaborar un calendario de las vacaciones de todo el equipo da una mayor visibilidad de la presencia y ausencia de cada integrante por semanas, meses y todo el año. De esta forma, todas las personas que forman la empresa están informadas y cada departamento puede reestructurar sus funciones de acuerdo con las ausencias.
Nuevamente, contar con un software de control horario y gestión del tiempo puede facilitarte esta misión. Y no solo por ayudarte a planificar el calendario laboral y distribuir turnos, sino por la amplia visión que te ofrece y la sincronización que te asegura en tiempo real.
Automatizar el cálculo de vacaciones
Para evitar errores, en este punto es prácticamente indispensable utilizar un software integral en gestión de personas, ya que permite digitalizar el cálculo de las vacaciones de forma automática y masiva.
Al digitalizar el cálculo de las vacaciones, tanto la persona empleada como la responsable pueden saber cuántos días están solicitados y aprobados, así como los que se han realizado y cuáles quedan por hacer. Además, con esta solución digital los equipos de RRHH pueden adaptar fácilmente el cómputo según el perfil y el momento en que se haya incorporado en la empresa.
Automatizar alertas
Es importante configurar alertas para que los departamentos de RRHH estén informados en todo momento de las ausencias que se van a producir, así como de las actualizaciones relacionadas con la planificación vacacional que se puedan generar.
En este caso, un software de gestión de vacaciones, bajas y ausencias incorpora notificaciones que dan aviso de solicitudes de no presencia para aprobarse o rechazarse según las circunstancias.
Fomentar la comunicación empresa-equipo
Al gestionar y controlar las vacaciones es vital promover una buena comunicación interna. Por este motivo, es interesante apostar por un software que fomente un buen feedback, para que la solicitud y aprobación de los días de descanso sea un proceso interactivo y transparente. De esta manera, se propicia un ambiente laboral saludable, lo cual incrementa el sentido de pertenencia de las personas empleadas hacia la organización.
Obtener informes de control horario
Registrar datos relacionados con la presencia y la ausencia también optimiza la gestión del tiempo en la empresa y, a su vez, contribuye a maximizar el rendimiento del negocio. Y es que, fruto del análisis de esta información, se puede mejorar la toma de decisiones estratégicas.
Para alizar el absentismo y controlar las vacaciones, es necesario disponer de un software con cuadro de mando que permita extraer los KPIs de RRHH, en este caso, los vinculados a la gestión de vacaciones y control horario más relevantes. Algunos ejemplos de estos indicadores clave son los de absentismo o rotación de personal.
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Utilizar un software para la gestión de vacaciones
Como has podido ver hasta ahora, incorporar un software de gestión de ausencias y vacaciones marca la diferencia a la hora de planificar calendarios, organizar turnos, aprobar solicitudes de bajas y días de descanso, controlar el absentismo, etc. Al permitir la digitalización de procesos y reducir la comisión de errores más típicos de sistemas como las plantillas de Excel, es una herramienta potencial en la gestión del talento.
Pero sí, además, el software que eliges puede integrarse con otras soluciones como el portal de la persona empleada o la gestión de la nómina, no solo conseguirás abordar la gestión de las vacaciones, sino todo lo que implica a la gestión de personas de tu organización. ¡La unificación de procesos y una mayor eficiencia de tu lado!
¿Qué sistemas existen para la gestión de vacaciones de tus personas empleadas?
- Calendarios: ofrecen una mayor visibilidad global de las ausencias de nuestra plantilla si se integran en una solución de gestión del tiempo. De esta manera centralizaremos esfuerzos y optimizaremos la gestión del talento.
- Plantilla en Excel: tradicionalmente este ha sido el sistema de control de vacaciones estrella en los departamentos de RRHH. Como sabes, utilizar una plantilla Excel brinda muchas posibilidades y, más, si dominas sus fórmulas. Pero también es cierto que es una herramienta poco conectada con el resto de las funcionalidades que necesitas para abordar la gestión de personas desde una perspectiva integral.
- Bases de datos: este sistema guarda un registro informático de los días de vacaciones gastados y aprobados de toda la plantilla. Aunque, una vez más, nos encontramos con una limitación importante. Y es que conservaremos los datos, pero las personas usuarias no podrán solicitar las ausencias y las personas responsables tampoco aprobarlas.
- Software de vacaciones y ausencias: es el único sistema que permite gestionar las vacaciones y las ausencias de forma integral, sumando eficiencia y agilidad en el control horario.
¿Qué características debe tener un software de control de vacaciones?
La principal característica que debería tener es capacidad de adaptación. Es decir, que el software tenga la flexibilidad de poder ir creciendo en función de las necesidades de la organización y de la ampliación de la plantilla.
Por otro lado, es importante que la herramienta escogida cumpla con unos estándares de accesibilidad. En este sentido, es importante que el sistema de control y gestión de vacaciones sea Cloud, ya que así se garantiza una disponibilidad 24/7.
Para terminar, teniendo en cuenta el valor de la sincronización en la coordinación de los calendarios, un software de control horario también debería ofrecer una información 100% actualizada automáticamente, lo cual es más factible si se trata de un sistema alojado en la nube.
Ventajas de usar un software específico para la gestión de las vacaciones
- Optimización de la organización del personal. Contar con un software permite tener todo el proceso digitalizado y vinculado a una cadena de supervisión automática, lo cual minimiza la probabilidad de error.
- Mejora del clima laboral. Una gestión de las vacaciones eficiente hace que la plantilla perciba un interés por el merecido descanso de las personas empleadas y que se visibilice como una gestión transparente. Casi como una consecuencia natural de esta ventaja, se consigue mejorar el ambiente de trabajo. Por tanto, es un proceso que conlleva muchas implicaciones y puede potenciar el compromiso laboral o erosionarlo.
- Accesibilidad. Otra de las grandes ventajas, en este caso, más enfocada a los beneficios técnicos, es la alta disponibilidad. Es decir, la posibilidad de poder solicitar, revisar y gestionar de una manera sencilla las ausencias aporta tranquilidad y seguridad, tanto desde el punto de vista de la persona empleada como de la responsable. Mantener los datos y los tempos bajo control es una labor indispensable para conseguir una gestión de vacaciones eficiente.
Cómo controlar las vacaciones del equipo con el software de Grupo Castilla
En Grupo Castilla te ofrecemos la posibilidad de optimizar al máximo el control de las vacaciones. Con nuestra solución integral puedes acceder a funcionalidades como:
- Registro de fichaje multicanal.
- Configuración de calendarios y workflows.
- Gestión de la presencia efectiva.
- Obtención de reportes sobre absentismo a través de la tecnología HR Analytics.
Además, nuestra solución permite integrar el control de presencia y ausencia con la gestión de la nómina y Emplower, el portal de la persona empleada de Grupo Castilla.
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