¿Te gustaría saber más sobre el Canal Denuncias y sus requisitos legales? En este post encontrarás todos los detalles de este nuevo sistema de información interno de las empresas.
La integridad y la transparencia son dos factores cruciales para el éxito a largo plazo de cualquier empresa u organización. Para promover estas cualidades es esencial establecer un medio efectivo para gestionar las quejas y las denuncias. Ese medio es lo que se conoce como canal de denuncias y en este artículo vamos a analizar qué es, cómo funciona, quién lo gestiona y cómo se implementa de manera efectiva.
¿Qué es un canal de denuncias?
Un canal de denuncias es una herramienta que facilita la comunicación de irregularidades dentro de una organización, proporcionando un medio seguro y confidencial para que el personal empleado, clientes, proveedores y otros grupos de interés puedan denunciar comportamientos potencialmente inapropiados o ilegales.
Tipos de canales de denuncias
A la hora de implementar un canal de denuncias existen varios formatos y la elección de uno u otro depende de diversas cuestiones.
- Digitales: puede tomar la forma de una plataforma. Su característica fundamental es que proporciona facilidad de acceso y uso, tanto a las personas usuarias como a la empresa. Sería la opción que garantiza más seguridad y accesibilidad en el intercambio de comunicaciones.
- Telefónicos: se trata de líneas telefónicas específicas dedicadas únicamente a la recepción de denuncias, habitualmente gestionadas por un tercero para garantizar la confidencialidad.
- Denuncias cara a cara: En algunos casos, se pueden realizar denuncias en persona, aunque este método es el menos confidencial de todos.
- Correo electrónico: Las denuncias también se pueden enviar por correo electrónico. En este caso, lo fundamental es garantizar que el sistema esté protegido y sea seguro.
¿Para qué sirve un canal de denuncias interno?
La implantación de un canal de denuncias persigue dos objetivos concretos: por un lado, sirve para fomentar un ambiente de trabajo seguro y ético, ya que permite identificar y abordar de forma rápida y eficiente las irregularidades que puedan ocurrir en la empresa u organización y, por otro, facilita el cumplimiento de la normativa, especialmente en casos de competencia desleal, protección de datos, seguridad y salud públicas o blanqueo de capitales, entre otras.
Si está bien implantado, la característica más importante del canal de denuncias es su capacidad para proteger el anonimato de los denunciantes, como una forma para incentivar que más informantes denuncien posibles irregularidades, lo que influye positivamente en la ética de la organización y la mejoría del ambiente de trabajo.
Normativa relacionada
En muchos países, la implementación de un canal de denuncias es más que una buena práctica; es una obligación legal. En Europa, la Directiva (UE) 2019/1937 obliga a las empresas con más de 50 empleados o con un volumen de negocio superior a 10 millones de euros a establecer canales de denuncias.
En España acaba de entrar en vigor la Ley 2/2023, de 20 de febrero, de protección de los denunciantes de corrupción, que transpone la directiva europea y que establece la obligatoriedad de establecer el canal de denuncias si la empresa tiene más de 50 empleados y de garantizar la protección de la identidad de los denunciantes.
Cómo implementar un canal de denuncias interno
La implementación de un canal de denuncias requiere del seguimiento de una serie de pasos, que incluyen:
- Vías de comunicación: elegir uno o varios canales de comunicación y ponerlos a disposición de los potenciales anunciantes, para facilitar la tramitación de las denuncias.
- Nombramiento del responsable: el canal de denuncias debe estar gestionado por una persona o un equipo específico, encargado de recibir y dar seguimiento a las denuncias.
- Elaboración del reglamento: el manejo de las denuncias debe realizarse acorde a un reglamento específico, formado por políticas y procedimientos acordes a las necesidades específicas de la empresa u organización.
- Definición del protocolo de tramitación: es fundamental establecer un protocolo claro tanto para la tramitación como para la resolución de las quejas y denuncias.
- Registro de denuncias: se debe definir un método de registro detallado de todas las denuncias y las medidas tomadas, de forma que sirva como histórico.
- Delegado de protección de datos: será el responsable de asegurar el cumplimiento de las leyes de protección de datos, tanto en la recepción como en la gestión y el archivo de las denuncias.
- Publicidad del canal: para que cumpla su función, el canal debe ser conocido; por eso, el último paso es la promoción del mismo entre las personas empleadas y otras partes interesadas para que conozcan su existencia y cómo usarlo.
¿Quién gestiona el canal?
El canal de denuncias puede ser gestionado de forma interna, por un equipo específico designado y formado para ello, o de forma externa, por un tercero independiente. No existe una opción correcta, sino que cada organización debe tomar la decisión más apropiada en función de sus necesidades, sus capacidades y su estructura interna.
¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?
En el sector privado estarán obligadas a disponer de un Sistema Interno de Información, también conocido como Canal de Denuncias tanto las empresas privadas como la Administración Pública.
En el caso del sector privado están obligadas las personas físicas o jurídicas que tengan contratados cincuenta o más personas empleadas.
También las personas jurídicas que, pese a no tener su domicilio en territorio nacional, desarrollen en España actividades a través de sucursales o agentes o bien mediante prestación de servicios sin establecimiento permanente.
Además de los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones creadas por unos y otros, siempre que reciban o gestionen fondos públicos.
Por otro lado, como hemos apuntado anteriormente, todas las entidades que integran el sector público estarán obligadas a disponer de un canal de denuncias en los términos previstos en la Ley 2/2023.
- La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas, ciudades con Estatuto de Autonomía y las entidades que integran la Administración Local.
- Los Organismos y entidades públicas vinculadas o dependientes de alguna Administración Pública.
- Las Autoridades administrativas independientes, el Banco de España y las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social.
- Las universidades públicas.
- Las corporaciones de Derecho público.
- Las fundaciones del sector público.
- Y las sociedades mercantiles en cuyo capital social la participación, directa o indirecta, de entidades mencionadas anteriormente sea superior al cincuenta por ciento.
En todo caso, deberá garantizarse que los sistemas resulten independientes entre sí y los canales aparezcan diferenciados respecto del resto de entidades u organismos, de modo que no se genere confusión a los ciudadanos.
Plazos de implantación
Aunque la ley entró en vigor el pasado 13 de marzo de 2023, en su propia redacción establece una serie de plazos máximos para que las organizaciones implementen el canal de denuncias, que dependen del tamaño de las mismas:
- Las organizaciones que tengan entre 50 y 249 empleados deben disponer de un canal de denuncias efectivo como muy tarde el 1 de diciembre de 2023.
- Las organizaciones con 250 empleados o más tienen para la implantación 3 meses a contar desde la publicación de la Ley en el BOE el pasado 20 de febrero de 2023, lo que supone que deberían contar con el canal de denuncias desde el pasado 20 de mayo.
- En el caso de los municipios con un censo inferior a 10.000 habitantes, el plazo para implementar el canal de denuncias se extiende hasta el 1 de diciembre de 2023.
¿Pueden sancionarme por no tener el Canal de Denuncias?
Sí, las empresas que no cumplen con su obligación de implementar un canal de denuncias y/o que no respetan la normativa de uso establecida, pueden enfrentarse a importantes multas. Estas sanciones se estipulan en el artículo 65 de la Ley 2/2023 y se pueden clasificar en tres tipos distintos en función de la gravedad de la infracción cometida:
Infracciones leves
Las sanciones oscilan entre los 1.001 hasta los 10.000 euros para las personas físicas, llegando hasta los 100.000 euros en personas jurídicas por la comisión de infracciones leves como son las siguientes:
- Remitir la información de forma completa, de manera deliberada por parte del Responsable del Sistema a la Autoridad, o fuera del plazo concedido para ello.
- Incumplir la obligación de colaborar con la investigación de informaciones.
- Cometer cualquier incumplimiento de las obligaciones previstas en esta ley que no esté tipificado como infracción grave o muy grave.
Infracciones graves
En este caso, las sanciones son de 10.001 a 30.000 euros en personas físicas y de 100.001 a 600.000 euros en personas jurídicas por la comisión de infracciones graves como estas:
- Realizar cualquier actuación que limite los derechos y garantías de la presente ley o cualquier intento o acción de obstaculizar la presentación de informaciones o de impedir, frustrar o ralentizar su seguimiento, y que no tenga consideración de infracción muy grave.
- Vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimato en los supuestos en que no tenga la consideración de infracción muy grave.
- Incumplir la obligación de adoptar medidas para garantizar la confidencialidad de la información.
- Cometer una infracción leve tras ser sancionado por dos infracciones leves, graves o muy graves en los dos años anteriores a su comisión, que cuentan desde que se hacen firmes las sanciones.
Infracciones muy graves
Por último, las sanciones van de los 30.001 a los 300.000 euros para las personas físicas y de 600.001 hasta 1.000.000 de euros para las personas jurídicas en caso de infracciones muy graves como las siguientes:
- Realizar cualquier actuación que suponga una efectiva limitación de los derechos y las garantías previstos en la ley introducida a través de contratos o acuerdos a nivel individual o colectivo y, en general, cualquier intento o acción efectiva de obstaculizar la presentación de comunicaciones o de impedir, frustrar o ralentizar su seguimiento, incluida la aportación de información o documentación falsa.
- Adoptar represalias derivadas de la comunicación frente a los informantes o las demás personas incluidas en el ámbito de protección incluidas en el artículo 3 de la Ley 2/2023.
- Vulnerar las garantías de confidencialidad y anonimatoprevistas en esta ley y, de forma particular, cualquier acción u omisión tendente a revelar la identidad del informante cuando este haya optado por el anonimato, aunque no se llegue a materializar la revelación.
- Vulnerar el deber de mantener en secreto cualquier aspecto relacionado con la información.
- Cometer una infracción grave tras ser sancionado por dos infracciones graves o muy graves en los dos años anteriores a la comisión, que cuentan desde que se hacen firmes las sanciones.
- Comunicar o revelar públicamente información a sabiendas de que es falsa.
- Incumplir la obligación de disponer de un sistema interno de información en los términos que exige la Ley 2/2023.
Adicionalmente, en el caso de infracciones muy graves, la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I) puede acordar:
- La amonestación pública.
- La prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios durante un plazo de cuatro años.
- La prohibición de contratar con el sector público durante un plazo de tres años.
Beneficios de implantar un canal de denuncias
Además del cumplimiento de las obligaciones legales, la implementación de un canal de denuncias conlleva muchos beneficios para la organización. Algunos de los más destacables son:
- Mejorar la transparencia corporativa.
- Fomentar una cultura de ética e integridad.
- Reducir el riesgo de mala conducta.
- Aumentar la confianza de las personas empleadas en la organización.
¿Qué funcionalidades debe tener la herramienta?
La implementación de un canal de denuncias requiere una cuidadosa selección de herramientas con funciones específicas que garanticen la efectividad y el cumplimiento de los objetivos del canal. Estas funcionalidades varían dependiendo del papel del usuario en el proceso.
Denunciante
Para que resulte de utilidad para la persona que emite la denuncia, la herramienta debe:
- Garantizar la confidencialidad y el anonimato: para fomentar el uso del canal de denuncias, es fundamental que las personas denunciantes se sientan seguras de que su identidad se mantendrá dentro de la confidencialidad y que están protegidos contra posibles represalias.
- Facilitar la denuncia: la herramienta debe ser fácil de usar y accesible, con un proceso de denuncia claro y sencillo. Idealmente, también debería permitir la presentación de pruebas o documentos relacionados.
- Permitir el seguimiento: las personas informantes deben poder hacer un seguimiento del estado de su denuncia para ver si se ha investigado y qué acciones se han tomado al respecto.
Administrador
El administrador de la plataforma ya sea unipersonal o un equipo, gestiona todas las denuncias recibidas. Para el administrador, la herramienta debe permitir:
- Gestionar las denuncias: la herramienta debe permitir la recepción, clasificación, gestión y archivo de las denuncias de manera eficiente.
- Realizar seguimiento y actualizaciones: el administrador debe poder actualizar el estado de las denuncias a lo largo del proceso, así como comunicarse con los denunciantes en el caso de que se necesite más información (únicamente en el caso de que hayan renunciado al anonimato).
- Generar informes: la herramienta debe ser capaz de generar informes detallados sobre las denuncias que permitan realizar análisis posteriores, incluyendo tendencias, patrones y áreas problemáticas.
Compliance Officer
El Compliance Officer es la persona encargada de garantizar que el canal de denuncias cumple con los requisitos legales y se adapta a la perfección a las políticas corporativas de la empresa. En relación con este rol, la herramienta debe:
- Facilitar la investigación: proporcionando las funcionalidades que ayuden a investigar las denuncias, como la revisión de pruebas, entrevistas a testigos y documentación de los hallazgos de la investigación.
- Garantizar el cumplimiento normativo: el canal debe ayudar al Compliance Officer a garantizar que se cumple la normativa aplicable a la gestión de denuncias.
Otros responsables
Además de los roles mencionados, en el proceso de la gestión de denuncias participan otros puestos responsables del mismo, como managers y directivos de la organización, para los que la herramienta debe:
- Permitir la supervisión: los responsables deben poder supervisar el funcionamiento del canal, acceder a las estadísticas y tendencias, así como recibir informes periódicos de funcionamiento.
- Promover acciones correctivas: la herramienta debe facilitar la implementación de las acciones correctivas necesarias en respuesta a las denuncias.
Colaboradores en la investigación
En determinadas ocasiones, puede ser necesario contar con los servicios de colaboradores en la investigación de los hechos, que se sumen al resto de roles mencionados. Para ellos, la herramienta debe:
- Facilitar la colaboración: la herramienta debe permitir que exista una comunicación y colaboración eficaz entre los miembros del equipo de investigación y el resto del personal de la compañía.
- Permitir el acceso a la información: los colaboradores deben tener acceso a la información necesaria para llevar a cabo sus funciones en la investigación, siempre garantizando que se protege la confidencialidad de los datos sensibles.
En conclusión, la herramienta ideal para un canal de denuncias debería ser segura, fácil de usar, capaz de garantizar la confidencialidad y el anonimato, y proporcionar funciones robustas para la gestión de denuncias, la investigación y el seguimiento.
¿Qué requisitos y características debe cumplir el canal?
Para ser eficaz y eficiente, además de cumplir con la normativa y la legislación vigente, el canal debe cumplir ciertos requisitos:
- Asegurar la imparcialidad y la independencia del equipo que gestiona el canal
- Garantizar la confidencialidad, tanto de los datos personales de la persona que realiza la denuncia como los de cualquier otra persona implicada en la misma.
- Comprometerse a que no existirá ningún tipo de represalia contra las personas implicadas en la denuncia.
- Además, la herramienta debe proporcionar a la persona informante un acuse de recibo de la recepción de la denuncia en un plazo máximo de 7 días desde la formalización de la misma.
¿Cuál es el objetivo de un canal de denuncias?
El objetivo principal de un canal de denuncias, además de cumplir con la legislación vigente, es proporcionar un medio seguro para que las personas empleadas, así como el resto de las partes interesadas en el proceso, puedan denunciar de manera segura y confidencial cualquier mala conducta o irregularidad que observen.
¿Qué cuestiones se denuncian?
Las denuncias formalizadas a través de esta plataforma pueden abarcar una amplia gama de asuntos, entre los que se incluye acoso, discriminación, fraude, corrupción, violación de las políticas de la empresa y cualquier otra forma de mala conducta o actividad ilegal.
¿Quién puede denunciar mediante el canal?
Cualquier persona que tenga conocimiento de una posible mala conducta dentro de la empresa u organización puede utilizar el canal para realizar una denuncia; esto puede incluir personas empleadas, clientes, proveedores, contratistas y otros grupos de interés.
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