COVAP es una potente cooperativa de alimentación animal, cárnica y láctea fundada en 1959 por Ricardo Delgado Vizcaíno, ubicada en el Valle de los Pedroches (Córdoba). La organización empezó siendo un proyecto de personas que se unieron para llevar a cabo algo revolucionario. Gracias al espíritu de la Cooperativa y sus miembros, ha tenido un gran éxito aprovechando las oportunidades que se presentan. Como es el caso de su óptima gestión de personas gracias a la firme apuesta por la digitalización de recursos humanos. Hoy por hoy, COVAP cuenta con una plantilla de 1.000 empleados y empleadas en la totalidad del grupo y registra una facturación anual alrededor de los 460 millones de euros. Además, contemplan un futuro de internacionalización y comercialización con una mirada muy innovadora, elevando su negocio más allá del sector tradicional.
“Y es que, tal y como decía nuestro primer presidente: no estamos en una zona rica ni en tierras ni en agua, pero con un elemento humano increíble que es el que ha propiciado el desarrollo económico y social de estas comarcas”, afirman desde la cooperativa ganadera.
Su éxito tiene que ver con una filosofía muy arraigada a la empresa; la innovación constante. Cosa que les ha permitido adaptarse a los cambios y necesidades actuales. Por ese mismo motivo, desde COVAP aseguran que la digitalización de recursos humanos les ha permitido afrontar el gran reto actual en gestión de personas. ¡Os contamos cómo!
Caso de éxito: COVAP
La Cooperativa Ganadera del Valle de los Pedroches, trabaja con la solución Epsilon de Grupo Castilla desde 1997. En aquel entonces, la compañía ya detectó la necesidad de mejorar las gestiones relacionadas con la Administración de Personal. Al mismo tiempo que requerían optimizar el funcionamiento del departamento de RRHH. En ese momento, encontraron en la solución Epsilon la oportunidad de adquirir una herramienta que les permitiera mejorar todo el proceso de gestión de nóminas. Así como poner en marcha un proceso de automatización y digitalización de recursos humanos.
“Grupo Castilla es un proveedor de software que está totalmente al día en materia laboral y con un alto grado de adaptación de sus soluciones a las normativas y cambios legales. Desde que empezamos a trabajar con la solución Epsilon en 1997, hemos recibido actualizaciones todos los meses y eso es un gran valor diferencial”. Mª Jesús Arconada, Coordinadora de RRLL y Administración de COVAP.
Otro aspecto muy bien valorado por la compañía ganadera, es la ventaja de poder integrar y vincular entre sí diferentes procesos del departamento. Tales como la gestión de control horario, ausencias y presencias, portal del empleado y otros procesos de RRHH, así como la firma digital en una única solución.
Además, gracias a esta solución integrada con las firmas digitales biométrica, centralizada y remota, han visto resueltos otros retos actuales derivados, en parte, al gran número de plantas de producción. De manera que, gracias a la propuesta integral en su solución de nómina, RRHH y firma electrónica han podido cubrir las necesidades de la nueva normalidad; pudiendo gestionar contratos, reuniones o el trabajo de forma remota.
Firma digital documentos: la clave
Esa apuesta por la digitalización de recursos humanos, no solo les ha permitido continuar con la actividad laboral, también experimentar considerables ventajas. Concretamente, los beneficios que ha experimentado la compañía integrando la herramienta VIDsigner, de la tecnológica Validated ID, con la solución Epsilon han sido muy notables.
“Para ofrecer un buen servicio a nuestros clientes debemos optimizar los recursos de nuestros departamentos y seguir abriéndonos camino en la vanguardia tecnológica para cuidar a nuestros empleados y empleadas”. Mº Jesús Arconada, Coordinadora de RRLL y Administración de COVAP.
COVAP realiza la campaña del cerdo ibérico desde enero hasta marzo y en este periodo incorporan cerca de 240 personas. Hasta la fecha, estas personas tenían que desplazarse hasta las oficinas de RRHH para firmar sus contratos (cada uno de ellos de cinco páginas) cosa que provocaba grandes colas en la oficina.
“Inicialmente contábamos con la firma electrónica remota para los trabajadores a distancia y la firma biométrica, para aquellos que tenían que venir a firmar en tablet. Más tarde decidimos integrar también la firma digital centralizada para Recursos Humanos y eso sí que nos ha ayudado mucho”, argumenta Arconada.
En suma, destacan la capacidad de firmar a través del certificado digital de hasta diez contratos, simultáneamente, con una sola clave del certificado. No es necesaria una clave para cada documento ya sea una carta de terminación de un contrato, un contrato, un modelo 145 o una copia básica.
Instalaciones de COVAP.
Beneficios obtenidos con VIDsigner y Epsilon
Con esta integración entre la herramienta VIDsigner y Epsilon, para la gestión de nómina y RRHH, tampoco es ya necesario personarse en la oficina para la renovación del contrato de la plantilla, Esto significa la digitalización de más de 700 contratos al año con 5 páginas de media cada uno y necesitando 3 copias para cada uno. Es decir, aproximadamente 11.250 hojas. Hay que añadir aquellas copias de cartas de terminación de contrato, dos de empresa y trabajador más dos de la RLT. En total 4 hojas para cada uno de los 500 trabajadores, que resultan 2.000 hojas más.
La ganadera del Valle de los Pedroches gestiona contrataciones todas las semanas y lo hace también desde otras plantas ubicadas en Lugo y Girona. Ahora pueden enviar la documentación necesaria sin escanear para enviar, lo que supone un ahorro de tiempo importante, así como una reducción de costes.
“Ahora vamos a empezar a utilizar el importador de documentos externos a través del portal del empleado y creo que va a suponer una gran mejora unida a lo anterior”, explica Arconada, señalando que “Vamos a poder enviar cartas masivas o documentos a toda o parte de la plantilla. Por ejemplo, estamos implantando un día de teletrabajo como medida de conciliación y el anexo al contrato fijo que deben firmar los trabajadores se enviará por aquí, lo que ahorrará un montón de papel y tiempo”.
La optimización, el ahorro de tiempo y respetar siempre la política de privacidad de los empleados es fundamental para cualquier sector. También para el ganadero que está avanzando a pasos agigantados en materia de innovación tecnológica.
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