El BPO (Business Process Outsourcing) es un concepto que entraña cientos de metodologías pero que tiene una base muy sencilla; la externalización de servicios. Así pues, si tu empresa necesita aumentar la eficiencia de procesos, un asesoramiento especializado o poder delegar procesos que le ocupan mucho tiempo para poder centrarse en otras tareas de valor, este artículo te interesa. ¿Te lo vas a perder?
Qué es BPO o Business Process Outsourcing
Tal y como comentábamos en el punto anterior, BPO consiste en la externalización de procesos de negocio. De modo que, un tercero especializado se encarga de la gestión de parte de los procesos. Una forma de adaptarse a entornos cambiantes en los que hace falta realizar incorporaciones de personal e integración de servicios, a la vez que se capacita a la organización para adaptarse a las nuevas necesidades del mercado.
Tipos de BPO
El Outsourcing, aunque sea de distinta naturaleza. Es decir, que se aplique a distintas áreas, puede ser de dos tipos:
- Outsourcing total. En este caso la organización delega al 100% la gestión de procesos concretos. Por tanto, se hace una externalización total.
- Outsourcing parcial. En cambio, la externalización de este tipo solo se aplica a una parte de un proceso.
Por ejemplo, en el caso de la externalización de la gestión de las nóminas, un outsourcing total consistiría en delegar todo el proceso de gestión: desde el alta del personal hasta el envío de la nómina. Mientras que en un outsourcing parcial se podría externalizar, por ejemplo, solo lo relativo al alta del personal.
Además, en función de las áreas donde la organización prevé implantar la externalización puede ser:
- Outsourcing front office. En este caso se trata de procesos o servicios que están directamente relacionados con el cliente, requieren de un contacto directo. El objetivo es poder cuidar la atención al cliente, sin perder la dedicación en el desarrollo de los servicios y productos de la empresa.
- Outsourcing back office. Cuando se habla de back office, habitualmente se relaciona con tareas y funciones administrativas que ayudan a optimizar procesos de una empresa. Las empresas delegan este tipo de procesos para poder focalizar esfuerzos del equipo empleado en tareas de mayor valor estratégico para la organización. De nuevo, un ejemplo sería la gestión de nóminas o procesos vinculados con el área de Recursos Humanos.
Cómo funcionan los procesos de externalización o BPO
Es difícil definir un funcionamiento que pueda dar respuesta a esta pregunta, ya que cada área empresarial externalizada tiene sus procesos. Y, evidentemente, cada empresa especializada tiene sus propias metodologías. Lo que sí aplica, independientemente del caso, es que el BPO es sinónimo de contar con un aliado experto que puede ayudar a mejorar la eficiencia de procesos y a obtener el plus de acompañamiento especializado que tu empresa necesita. Por tanto, lo que es evidente es que va a reportar una serie de ventajas para el funcionamiento óptimo del negocio.
Ventajas del Outsourcing
Algunas de las ventajas destacadas que se asocian al outsourcing son:
- Más tiempo para crear valor. Los trámites administrativos suponen una parte significativa de la jornada laboral de una persona trabajadora. Si una empresa especializada se ocupa de ello, el equipo puede focalizarse en tareas de valor.
- Mayor eficiencia. Gracias a la digitalización creciente que aportan las soluciones tecnológicas, los procesos se agilizan y son más eficientes. Si, además, se añade la expertise de un partner especializado, la suma de eficiencia está garantizada.
- Más tranquilidad. La confianza que aporta a la empresa el hecho de ser consciente que se cuenta con un acompañamiento especializado que le va a permitir cumplir con la normativa, con las expectativas de los clientes, con los requerimientos de gestión financiera, etc.
- Mayor motivación .Por último, las personas empleadas del área donde se aplique la externalización podrán dedicarse, como hemos expresado anteriormente, a desarrollar tareas de valor. Por tanto, podrán invertir su talento en cuestiones que le reportarán mayor interés, compromiso y, por ende, motivación.
Servicios o áreas qué se pueden externalizar
Aunque hay múltiples opciones de BPO, lo cierto es que tradicionalmente en el mundo empresarial hay algunas especialmente destacadas:
BPO de Servicios de Customer Contact
Tal y como su nombre indica, en este caso la externalización de servicios está destinada a procesos de contacto directo con el cliente, por tanto, front office. Un ejemplo serían los call centers, servicio de atención al cliente, de reclamaciones, entre otros.
BPO de Servicios de Gestión de la Información
La gestión de los datos cada vez está aumentando su complejidad, ya que la protección de la seguridad de los datos y la información se está convirtiendo en una de las prioridades para muchas empresas. Por tanto, el BPO en Servicios de Gestión de la Información supone contar con un tercero experto en ciberseguridad, control del flujo de la información, de los medios de soporte (hardware, software), así como todo lo relacionado con tecnologías de la información.
BPO de Recursos Humanos
El Business Process Outsourcing vinculado con el área de Recursos Humanos suele estar focalizado en el servicio de captación del talento, también conocido como reclutamiento, y gestión del talento en la organización. Aunque, se debe tener en cuenta que la gestión de personas des del área de RRHH también está íntimamente relacionada con la de Finanzas. Un ejemplo, sería la inclusión de la gestión de todo el ciclo de la nómina del personal empleado dentro de sus servicios. En este caso se trataría de un BPO integral en RRHH.
BPO de Administración y Finanzas
Y finalmente, encontramos uno de los BPOs más frecuentes, el de Administración y Finanzas. Aquí, se trata de un tipo de outsourcing back office que incluye el análisis financiero, reporte y planeamiento financiero, contabilidad gerencial, gestión de tesorería y nóminas, pago y recibo de cuentas, administración de riesgo e impuestos, etc.
BPO Grupo Castilla, mucho más que outsourcing de nómina
Grupo Castilla, mediante su unidad de servicios BPO, Laboralitas, ofrece a las empresas la posibilidad de contar con un partner en externalización de nómina que complementa su propuesta con un asesoramiento laboral integral; gracias a un equipo de personas expertas en Derecho Laboral y Seguridad Social.
Algunos de los servicios recurrentes de nuestro outsourcing de nómina son:
- Altas y bajas de la plantilla.
- Gestión de las variaciones de datos del personal empleado.
- Gestión de procesos IT/AT y otros absentismos.
- Incidencias regulares y no regulares para el proceso de cálculo de nómina.
- Cálculo de todo el ciclo de nómina.
- Gestión de finiquitos.
- Gestión sistema RED/SLD.
- Gestión IRPF
- ¡Y muchos más!
Además, Grupo Castilla como proveedor experto en software y soluciones de RRHH, ofrece la posibilidad de implementar toda la capa de RRHH totalmente integrada con el servicio de gestión de la nómina. De modo que podrás trabajar desde una misma plataforma: la gestión de la selección y formación del personal, el control horario, la gestión de tiques… y acceder a un Cuadro de Mando para tomar decisiones inteligentes. Así como ofrecer a tu personal empleado un portal de comunicación con su propia App, para estar siempre en contacto con la organización.
¡Apuesta por un servicio de outsourcing de nómina abierto y flexible, que complementará el trabajo de tu equipo de Recursos Humanos y con el que no perderás el control! Solicita una demo y te explicamos todos los beneficios que puede aportar nuestro servicio de BPO a tu organización.
