Suma eficiencia y agilidad en la búsqueda y gestión de nuevos talentos implementando una base de datos de candidatos. Te explicamos todas las ventajas de contar con una BBDD en materia de selección de personal y cuáles son los primeros pasos que debes dar.
A lo largo del año, hay temporadas en que las empresas pueden necesitar un refuerzo extra en la plantilla por picos de trabajo, bajas que cubrir o nuevas contrataciones por crecimiento de negocio. En estos casos, contar con una base de datos puede facilitar notablemente la búsqueda y la selección de nuevos talentos. ¿Te gustaría saber cómo sacarle el máximo rendimiento? A continuación, te explicamos cómo crear una base de datos de candidatos perfecta y todas las ventajas que puede ofrecerte.
¿Qué es una base de datos de candidatos o BBDD?
Una base de datos de candidatos puede entenderse como una gran biblioteca organizada por perfiles profesionales, en el que cada libro contiene la información de cada persona: habilidades, experiencias, formación… Básicamente, una BBDD de personas candidatas funciona de la misma manera, pero al alcance de un solo click.
Se trata de un repositorio que contiene todos los datos de las personas candidatas organizados y gestionados electrónicamente por un sistema informático. Este sistema permite a los departamentos de RRHH almacenar y recuperar información, modificarla o eliminarla por completo de forma eficiente.
Utilizada de forma óptima, una base de datos de candidatos es una poderosa estrategia de captación de nuevos perfiles para vacantes disponibles. Algunas de sus principales características son:
- Unificación de datos en un único lugar, independientemente de su origen.
- Accesibilidad desde diferentes dispositivos, lo que facilita la disponibilidad continua e inmediata de la información.
- Filtro de datos según distintas circunstancias.
- Generación de informes y estadísticas para optimizar procesos.
¿Cómo puedo crear una base de datos de candidatos?
A la hora de crear una base de datos de candidatos, hay que dar unos pasos clave para cumplir con las expectativas y necesidades de la organización:
Planifica la estructura de tu BBDD
Debes tener en cuenta los requisitos de la empresa y los objetivos a alcanzar: ¿qué datos quieres almacenar? Esta es solo una de las muchas preguntas que debes hacerte para planificar una buena base de datos de candidatos.
Datos, relación entre los mismos, accesos… Con toda esta información planteada, también deberás pensar en el diseño del esquema de la base de datos de candidatos.
Elige un buen SGBD
El Sistema de Gestión de Bases de Datos o SGBD es el software que te permitirá crear y gestionar tu base de datos. Elegir uno u otro dependerá de las necesidades del proyecto y del presupuesto disponible.
Crea un buen esquema
El esquema es la estructura final que tiene la base de datos de candidatos y debe unificar todos los datos: definición de las tablas, los campos, tipos de datos que se van a guardar y relaciones entre las tablas.
Vuelca todos los datos
Una vez creado el esquema de tu BBDD, deberás insertar los datos en las tablas, ya sea de forma manual o automática, a través de scripts que automaticen el proceso de carga de datos.
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Configura los permisos de acceso
Restringir el acceso solo al equipo de RRHH que va a trabajar con esta información ayudará a proteger toda la información sensible recopilada en las BBDD de candidatos.
¿Cómo empiezo a utilizar la BBDD de candidatos?
Cuando la base de datos de candidatos está implementada en el servidor, llega el momento de ponerse manos a la obra. En este sentido, es importante que el departamento de RRHH reciba la capacitación necesaria para utilizarla. El objetivo es que optimice su tiempo y consiga un manejo óptimo del sistema lo más rápido posible.
Para recuperar la información necesaria en cada momento, habitualmente será necesario que las personas que vayan a gestionar la BBDD dominen el lenguaje SQL, un lenguaje estándar de interacción y gestión de bases de datos que utiliza determinados comandos de búsqueda y devuelve la información filtrada acorde al criterio requerido en cada ocasión.
- Definir los criterios adecuados es fundamental para facilitar la recuperación y el análisis de datos. Es necesario establecer aspectos como las competencias y habilidades buscadas en el perfil, el estado de la candidatura, las etapas del proceso de selección realizadas, etc.
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- Además de recuperar información, existen comandos para realizar otro tipo de órdenes y acciones necesarias en el manejo de la base, como la actualización de información existente, en el que caso de que haya que modificar datos del grupo de talento que conforma la BBDD, o para la eliminación de datos y entradas concretas, cuando dejan de ser útiles o a petición de la persona candidata.
- Por último, cabe recordar que, para asegurar la fiabilidad de los datos, evitar duplicidades y, en definitiva, promover su buen funcionamiento, las bases de datos de los candidatos requieren un mantenimiento asiduo.
Para ello, para sacar el máximo rendimiento sobre el uso de la BBDD de candidatos, el software ATS es la solución más potencial. Este sistema ya integra una base de datos de forma automática y se adapta a las necesidades de cada empresa. Permite segmentar, filtrar y gestionar todas las candidaturas según determinados parámetros o acorde a la etapa concreta de selección. Además, se conecta con los distintos portales de empleo para centralizar en un único lugar la recepción y el análisis de candidaturas.
Ventajas de integrar una BBDD de candidatos en mi departamento de RRHH
Tener los datos de todas las personas candidatas clasificados y almacenados en tu sistema ATS optimiza y agiliza el trabajo de tu departamento de RRHH, pero no es la única ventaja que podrás encontrar.
Organiza y gestiona toda la información en un único lugar
Teniendo toda la información estructurada en la BBDD de candidatos, puedes buscar y recuperar los datos rápidamente. Desde sus CV, hasta información referente a las relaciones establecidas con los perfiles (entrevistas, llamadas…), se encuentran en un mismo sitio. Por lo que, los equipos de RRHH ganan en eficiencia y agilidad en la búsqueda y la selección de profesionales.
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No tienes que aumentar tu inversión
Al disponer de un sistema ATS con una base de datos ya incorporada, no te hará falta aumentar tu inversión en próximos procesos de selección. Al registrarse los datos recibidos automáticamente en la BBDD, podrás acceder a la información de todos esos perfiles cualificados que aplicaron al puesto en un primer momento, y con ello no tendrás necesidad de iniciar una nueva búsqueda de talento.
Acción múltiple al sistema BBDD
Todo el departamento de Recursos Humanos podrá trabajar simultáneamente en la misma base de datos sin conflictos internos, optimizando las labores de búsqueda.
Grupo Castilla te ayuda a gestionar los datos de las personas candidatas
Al gestionar grandes volúmenes de datos como los que se derivan de los cientos de candidaturas en procesos de selección, es imprescindible contar con el apoyo de soluciones tecnológicas que automaticen acciones, unifiquen la información y agilicen tanto la búsqueda como la gestión de currículums. Es aquí donde contar con un software de gestión del talento, como el que te ofrecemos en Grupo Castilla, te permite optimizar tu gestión de personas.
Si nos centramos específicamente en el campo de la selección de personal, gracias a nuestra solución integral puedes:
- Describir puestos, evaluar y seleccionar candidaturas.
- Incorporar perfiles desde otras fuentes de reclutamiento. Disponemos de multiposting en las plataformas más populares, como LinkedIn e InfoJobs, por ejemplo, pudiendo acceder a millones de profesionales.
- Actualizar automáticamente los datos almacenados cuando las personas candidatas los modifican, lo que facilita la gestión de personas y posibilita a los equipos de Recursos Humanos tener acceso a la versión más reciente.
- Buscar a la persona candidata más idónea con mayor agilidad y efectividad gracias a la aplicación de filtros acumulativos.
- Realizar acciones masivas, como la subida de CV.
- Permite a la persona usuaria detectar duplicados y añadir información faltante.
- Acceder directamente a la ficha de cada perfil aspirante para recoger toda la información fruto del proceso de selección, pudiendo actualizar el historial de la persona en todo momento.
- Facilitar el contacto con las personas candidatas, tanto de forma personalizada como masiva.
Además, contamos con un equipo de especialistas en selección de personal para sacar el máximo rendimiento a las tecnologías aplicadas a la captación y gestión del talento. Ya sabes, Conocimiento y Tecnología son el tándem perfecto para elevar tus RRHH. ¡Nuestro Enfoque 360º en gestión de personas único en el mercado es tu mejor aliado para conseguirlo!
