Cómo hacer una auditoría de Recursos Humanos

Revisar políticas, procedimientos y métodos empleados es indispensable para conseguir una buena gestión del talento. Descubre qué incluye una auditoría de RRHH, qué tipos hay y qué objetivos debe contemplar.

Realizar una auditoría de Recursos Humanos permite evaluar la eficiencia, la legalidad, el cumplimiento de políticas y procedimientos en el departamento de personas de una organización y mejorarlos. En este post te explicamos cómo hacer una auditoría de Recursos Humanos con el objetivo de optimizar la gestión del talento y contribuir al éxito general de la empresa.    

¿Qué es una auditoría de Recursos Humanos? 

Una auditoría de Recursos Humanos es un proceso sistemático de evaluación y revisión de las prácticas, políticas y procedimientos relacionados con la gestión de personas dentro de una empresa.  

Durante una auditoría de Recursos Humanos se examinan diversos aspectos, como el reclutamiento, el onboarding, la capacitación y el desarrollo, la administración de compensaciones y beneficios, la gestión del desempeño, el cumplimiento legal, la diversidad y la inclusión, entre otros.  

 Además, una auditoría de Recursos Humanos propicia un clima laboral positivo, mejora la satisfacción y el compromiso de los empleados, además de contribuir al logro de resultados sostenibles.  

Por qué se hace una auditoría de RRHH 

Existen varias razones por las que puede realizarse una auditoría de Recursos Humanos. La primera busca obtener una visión global del funcionamiento del departamento, identificando áreas de mejora para aumentar la eficiencia y reducir costes. Una auditoría permite identificar estos riesgos y tomar medidas para mitigarlos.  

Además, este proceso ofrece la posibilidad de evaluar las prácticas actuales de la empresa y determinar si están alineadas con las del sector.      

 Finalmente, la auditoría constituye una puesta en valor del trabajo en gestión de personas, ya que proporciona datos y análisis determinantes que pueden ayudar a la dirección a tomar mejores decisiones estratégicas relacionadas con la gestión del talento y el desarrollo organizacional. 

¿En qué momento se debe realizar una auditoría de Recursos Humanos? 

Aunque es recomendable realizar una auditoría RRHH de forma periódica, al menos una vez al año, hay ciertos momentos en los que cobra vital importancia, en función de los objetivos específicos de la empresa y las necesidades del departamento de Recursos Humanos. Algunos de estos momentos clave son:  

• Antes de establecer una fusión o adquisición.  
• Cuando se producen cambios de liderazgo o estructura, y ante modificaciones en las leyes laborales, una auditoría laboral es la mejor forma de evaluar el impacto de estos movimientos y asegurarse de que la empresa cumple los nuevos requisitos y opera de manera eficiente.  
• Previamente a la obtención de ciertas certificaciones. 
• Frente a problemas específicos en diferentes contextos, en función de las necesidades específicas y la situación de la empresa.  

¿Quién realiza la auditoría de RRHH? 

La auditoría de Recursos Humanos puede realizarse por varias personas o entidades, que pertenezcan o no a la empresa, en función del contexto y sus propios objetivos. Algunas de las partes que podrían llevar a cabo este proceso de análisis son:  

• Departamento de Recursos Humanos interno.  
• Consultorías externas. 
• Abogados/as laborales.  
• Entidades gubernamentales. 

 Independientemente de quién realice la auditoría, es importante que la persona o entidad encargada tenga el conocimiento y la experiencia necesarios para evaluar adecuadamente el cumplimiento legal y las prácticas de Recursos Humanos de la empresa, así como la influencia necesaria dentro de la compañía como para asegurar que se implementan los cambios necesarios detectados durante el proceso de revisión.  

Objetivos de una auditoría de RRHH 

Al realizar una auditoría de Recursos Humanos debemos obtener la información necesaria para evaluar el estado y desempeño del departamento de RRHH / Personas y saber si está contribuyendo al crecimiento de la empresa o, por el contrario, está frenando su desarrollo. En este sentido, algunos de los objetivos específicos del proceso son:  

• Valorar las políticas internas de Recursos Humanos como la formación y el aprendizaje de las personas empleadas, los planes de carrera o la promoción del personal, entre otras.  
• Reducir los costes en gestión del talento sin afectar al cumplimiento de su labor.  
• Determinar los objetivos del departamento y los de las personas que lo integran. 
• Identificar a las personas responsables de cada actividad y evaluar su desempeño.  
• Garantizar que el departamento de gestión de personas opera de manera eficiente, efectiva y que cumple con la legislación vigente y las políticas internas de la empresa.  
• Identificar riesgos y posibles áreas de mejora para proponer los cambios necesarios que optimicen el proceso.  
• Promover la equidad y la consistencia en su labor.  
• Impulsar la alineación estratégica del departamento de RRHH con los objetivos generales de la compañía.  
• Fomentar la transparencia y el cumplimiento normativo.  

Tipos de auditorías de Recursos Humanos 

En función del objetivo que se persigue, el alcance, la misión y la entidad responsable de realizarla, existen distintos tipos de auditorías de Recursos Humanos, cada uno de los cuales está enfocado en aspectos específicos del área de Recursos Humanos y de la gestión del talento. Algunos de los más comunes son:  

• De cumplimiento legal. Evalúa el cumplimiento de la organización con las leyes laborales y la normativa específica. Revisa aspectos como las prácticas de contratación y las políticas de compensación para garantizar que sean conformes al derecho laboral. También se realizan auditorías de salud laboral, comunicación interna, selección, formación, prevención de riesgos…  
• Externa. La realiza una entidad externa a la organización y examina las prácticas del departamento de Recursos Humanos, evaluando la eficiencia y efectividad de los procesos de reclutamiento, selección, evaluación del desempeño y capacitación, entre otros. Si la auditoría la realiza el propio departamento de Recursos Humanos u otra entidad dentro de la empresa, sería interna.  
• De enfoque comparativo. Implica comparar las prácticas, políticas y resultados de RRHH de una empresa con los de otras compañías similares del mismo sector. El objetivo principal es identificar fortalezas y debilidades en la gestión del talento de una organización en relación con sus competidores o referentes del mercado.  
• De enfoque estadístico. Implica el uso de datos cuantitativos y análisis estadísticos para evaluar y mejorar la gestión del capital humano en una compañía. Este enfoque permite identificar tendencias, patrones y relaciones significativas entre variables relacionadas con el personal y la empresa.  
• Por objetivos. Se centra en evaluar el desempeño y la eficacia del área de Recursos Humanos en relación con los objetivos específicos que se han establecido previamente. Las metas a alcanzar deben estar alineadas con la estrategia y la misión general de la empresa.   

 Cada auditoría tiene sus propios objetivos y metodologías, pero tienen un denominador común: todas contribuyen a mejorar la gestión del capital humano y el rendimiento organizacional. La elección del tipo de auditoría dependerá de los propósitos y las necesidades específicas de cada empresa en un momento dado. 

Cómo hacer una auditoría de Recursos Humanos  

Realizar una auditoría de Recursos Humanos es un proceso estructurado que implica la revisión exhaustiva de todas las áreas relacionadas con la gestión del capital humano en una empresa. A continuación, vamos a ver cómo llevar a cabo una auditoría de Recursos Humanos paso a paso:  

Definición de objetivos  

El primer paso es identificar claramente los objetivos de la auditoría, como el cumplimiento legal, la eficiencia operativa, la equidad salarial, etc. Se trata de establecer el alcance de la auditoría, determinando qué aspectos del departamento de Recursos Humanos se van a evaluar, qué procesos se aplicarán y qué tipo de auditoría se requiere realizar.  

Preguntas que se deben responder 

El siguiente paso es definir qué preguntas debe responder el proceso de auditoría. En función de sus objetivos, podemos preguntarnos por la tasa de rotación de personal y su relación con las prácticas de contratación, el absentismo laboral, la implementación de programas de desarrollo y formación o las necesidades de la plantilla y si están o no cubiertas. Al finalizar el proceso de auditoría, todas estas preguntas deben obtener respuestas.  

Elección del auditor  

Como ya hemos visto, la auditoría puede estar dirigida por personal perteneciente a la propia compañía o por una entidad externa a la misma. En cualquier caso, la labor debe quedar en manos de profesionales con los conocimientos necesarios para evaluar las prácticas del departamento y de la compañía, y con la suficiente objetividad como para hacerlo desde una perspectiva neutral.  

Es obligación de la compañía facilitar a la persona o entidad auditora toda la información que esta requiera para examinar su situación real, incluso si esta demuestra que ciertas labores no se están realizando correctamente o no cumplen con la normativa.  

Recolección de información  

Recopilar los datos clave es un punto crucial en el proceso de auditoría y dicha información puede obtenerse mediante fuentes como: 

• Entrevistas individuales con el equipo. 
• Recolección de datos históricos relacionados con el aspecto que se quiere evaluar (por ejemplo, estadísticas de años anteriores acerca de la rotación de personal). 
• Documentación interna y externa sobre la empresa, el sector o la competencia (recopilada gracias a consultoras externas u organismos como cámaras de comercio o asociaciones empresariales). 
• Encuestas anónimas a la plantilla.  

 Antes de comenzar a recopilar la información, es importante reflexionar acerca del tipo de datos que se requieren y cuáles son las fuentes más adecuadas para conseguirlos.  

Comparación de datos  

Si se trata de una auditoría interna, solo se dispondrá de datos provenientes de la propia compañía, por lo que los datos se deben comparar con el mismo periodo que se está evaluando de años anteriores. Por el contrario, en el caso de auditorías externas, es posible acceder a más información referente otras empresas similares del sector.  

 En cualquier caso, lo más importante es extraer cuál fue el comportamiento del departamento y sus resultados posteriores, para concluir qué acciones han resultado beneficiosas y cuáles no tanto para la compañía.   

Elaboración del informe  

A partir de los hallazgos de la auditoría, este documento debe incluir las conclusiones del proceso e identificar áreas donde el departamento de Recursos Humanos pueda mejorar, con indicaciones concretas sobre las prácticas que deben mejorar u omitirse.  

 A su vez, este informe puede constituir el punto de partida para la redacción de un manual de gestión que contenga las indicaciones y recomendaciones específicas para el buen funcionamiento del departamento de Recursos Humanos.  

Plan de acción  

Para finalizar, es importante crear una hoja de ruta que describa de forma concreta y detallada cómo se implementarán las recomendaciones de la auditoría y quién será la persona responsable de hacerlo para cumplir los objetivos establecidos en un periodo de tiempo determinado.  

¿Qué se debe revisar en la auditoría? 

En una auditoría de Recursos Humanos, se deben revisar todos los aspectos que permiten evaluar la legalidad y la eficiencia de las prácticas en la gestión de personas de una empresa:  

Políticas de Recursos Humanos  

Incluyendo los contratos laborales, los manuales del personal empleado y las políticas de Recursos Humanos de la compañía, como las políticas de selección, retribución, gestión del desempeño, aprendizaje, etc., para asegurar que estén actualizadas y cumplan con la normativa laboral vigente.  

Políticas de contratación  

La elección de un tipo de contrato u otro repercute directamente en los costes de la compañía, pero también influye en la motivación y la eficiencia de las personas empleadas, por lo que se trata de un aspecto importante de revisar en el proceso de auditoría.  

Procesos durante el employee journey  

Una auditoría de RRHH debe poner el foco en todas las etapas y experiencias que atraviesa la persona empleada durante su employee journey, desde el momento en que se postula para un puesto de trabajo hasta que deja la organización.  

Por tanto, debe analizar desde la marca empleadora, el proceso de selección y el onboarding, hasta el proceso de salida de la compañía, pasando por todos los momentos clave del desarrollo profesional dentro de la empresa.  

Desempeño del departamento  

En este apartado se revisan los procedimientos y las herramientas empleadas por el departamento de Recursos Humanos y si son capaces de mejorar el rendimiento de las personas trabajadoras en la empresa.  

Responsabilidad social  

Evalúa el compromiso con el bienestar, el desarrollo y la equidad de las personas empleadas en la empresa, así como con el impacto positivo que las acciones de RSC de la compañía tienen en la sociedad en general.  

Política de retribuciones  

Revisa la estructura de la política de retribuciones, es decir de compensación y beneficios para garantizar la equidad interna y externa e ir en línea a los objetivos organizacionales y las tendencias del mercado.  

Planificación de la plantilla

Analiza la composición actual de la plantilla, incluyendo el número de personas empleadas, sus habilidades, competencias, experiencia y distribución por departamentos y niveles, para comprobar el encaje puesto-persona y su contribución sobre los objetivos que tiene la compañía.  

Registros de RRHH  

En especial, aquellos registros que pueden implicar complejidad y adaptabilidad en función de las actualizaciones legislativas, como es el caso del registro salarial o retributivo.  

Formación y desarrollo de las personas trabajadoras  

En una auditoría de RRHH es conveniente revisar los programas de formación, la planificación de la sucesión y el desarrollo de liderazgo para identificar e impulsar el potencial de la plantilla y alinearlo con los objetivos de la empresa.  

Ventajas y desventajas de realizar una auditoría de RRHH 

Realizar una auditoría de Recursos Humanos conlleva distintas ventajas y desventajas que es importante considerar antes de llevarla a cabo. Algunos de sus principales beneficios son:  

• Identificación de las áreas de mejora en el departamento de RRHH y en la compañía. 
• Seguridad del cumplimiento con la normativa legal.  
• Optimización de los recursos del departamento de personas.   
• Desarrollo de talento en la empresa.  
• Mejora del clima laboral.  

Por otra parte, existen ciertos riesgos que es necesario conocer y afrontar para asegurar el éxito de la auditoría:  

• Se trata de un proceso que requiere de cierto tiempo e inversión.  
• Es posible encontrarse con cierta resistencia al cambio, tanto por parte del personal de la empresa como del equipo directivo.   
• En ocasiones, el principal obstáculo es la falta de recursos para implementar los cambios necesarios.  
• Implica la revelación de información confidencial. 

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Un artículo de:
Isaac Medrano
Director de Personas en Grupo Castilla

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