La digitalización en el ecosistema empresarial ha conseguido un verdadero impulso en los últimos tiempos. Y es que incorporar digitalización de procesos en las empresas es una apuesta segura hacia la eficiencia. Por este motivo, se está aplicando de manera transversal en las distintas áreas de las corporaciones.
En el caso de los Recursos Humanos y la gestión de personas, la firma digital se ha convertido en una herramienta imprescindible que ha permitido la validación de contratos, acuerdos y documentos oficiales vitales para las empresas. Sobre todo, teniendo en cuenta que en el contexto actual el teletrabajo se ha implantado con fuerza y, por tanto, la necesidad de poder firmar de manera digital ha aumentado exponencialmente.
¿Te gustaría saber más sobre la firma digital y cómo se integra en nuestra solución de gestión de los Recursos Humanos? ¡Sigue leyendo y no te pierdas detalle!
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es una técnica matemática utilizada para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento digital. De hecho, es un mecanismo criptográfico que permite al receptor identificar el emisor garantizando la seguridad en el intercambio de documentos firmados.
Así pues, una herramienta sumamente útil en un mundo cada vez más digitalizado donde los nuevos modelos de trabajo (teletrabajo, trabajo híbrido) están ganando la carrera al presencialismo.
Pero ¿a qué garantías nos referimos en concreto? ¿Hablamos de ventajas? ¿Es lo mismo firma digital que firma electrónica? Descúbrelo a continuación.
¿Cuál es la diferencia entre la firma digital y la firma electrónica?
Una de las dudas en torno a este concepto, es si cuando hablamos de firma digital y firma electrónica es si se trata de lo mismo. De hecho, no. Cuando se utiliza el término de firma electrónica es en realidad, para definir un proceso genérico y más amplio. Es decir, se trata de una firma con datos electrónicos. En cambio, cuando se habla de firma digital se trata de una firma con criptografía y basada en clave pública. Por tanto, la firma digital permite la autenticación de toda clase de procesos administrativos o fiscales.
Así pues, se refiere a la tecnología de cifrado y descifrado en la que se basan algunas firmas electrónicas. Por tanto, lo que sí que podemos afirmar es que todas las firmas digitales son firmas electrónicas, pero no todas las firmas electrónicas son firmas digitales. ¿Quieres saber qué garantiza la firma digital? Sigue leyendo.
¿Qué garantiza la firma digital?
Si un documento ha sido validado mediante una firma digital, esta nos garantiza que:
- El documento es auténtico. Por tanto, la fuente del documento ha sido verificada.
- No ha habido alteraciones en el contenido. Es decir, el documento no ha sido modificado desde la reciente firma digital.
- La garantía de identidad verificada.
En relación con las garantías es interesante contar con una plataforma en la cual poder seguir todo el estado de la firma de los documentos. Para así, poder reafirmar las garantías que puede ofrecer a tu empresa la firma digital.
Los distintos estados son:
- Enviado. Se ha enviado el documento a la plataforma de firmas para solicitar firma.
- Firmado. El firmante ha firmado el documento. Cuando todos los firmantes tienen el estado Firmado todo el documento pasa al estado Firmado.
- Rechazado. El firmante ha rechazado la firma del documento.
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¿Para qué sirve la firma digital?
Por tanto, la firma digital permite abordar la gestión de documentación desde otro punto de vista. De hecho, incorporando la digitalización al proceso de la firma, se optimiza el proceso ganando eficiencia. Además, permite evitar problemas endémicos vinculados a los procesos manuales como son: la pérdida de control sobre documentos, errores, sobredimensión de pasos en la gestión. ¿Quieres saber más sobre las ventajas de la firma digital? ¡Te lo contamos a continuación!
Ventajas de la firma digital
Una vez expuestas las garantías que puede aportar a tu empresa la firma digital, es interesante conocer cuáles son las ventajas de la incorporación de este método en los procesos de transmisión y recepción de documentación en las distintas áreas de la empresa:
- Reduce la impresión de documentos en papel.
- Tus empleados estarán más involucrados con el departamento de RRHH.
- Reduce costes materiales y económicos.
- Reduce el tiempo de espera con la generación automática de un archivo documental.
- Consigue el engagement y la confianza de tus empleados.
- Contribuye a la automatización y a la transformación digital de la empresa.
Software para firma digital con Epsilon RH
Pero, aunque la firma digital puede aportar multitud de ventajas a las empresas y, en concreto al departamento de Recursos humanos, sí es cierto que lo interesante es contar con una solución integrada de gestión de Personas con un enfoque 360º. Por tanto, dar un paso más allá en la digitalización de los RRHH. Porque el cambio cultural de las empresas hacia la digitalización tiene más garantías de éxito si se hace con el apoyo de un partner especialista en software de RRHH; pero que además pueda ofrecer a la corporación el conocimiento del sector, la experiencia.
Desde Grupo Castilla, Epsilon RH ofrece un enfoque 360º en la gestión de Personas único en el mercado. Con una plataforma integral podrás digitalizar procesos de tu departamento de RRHH, optimizando tiempo, recursos y mejorando la experiencia de tus personas empleadas. Asimismo, da la posibilidad de firmar digitalmente documentos indispensables para el funcionamiento del departamento de Recursos Humanos de tu empresa. A continuación, descubre todos los documentos que puedes firmar de manera digital gracias a Epsilon.
¿Qué documentos puedo firmar con EPSILON RH?
Con Epsilon RH podrás digitalizar y automatizar todos los procesos de tu departamento de gestión de personas. Dentro de los procesos digitalizados que te ofrece Epsilon RH está la firma digital, una de las herramientas básicas en la nueva era de los Recursos Humanos. Con Epsilon RH, gracias a ser partners de una plataforma especializada en firma digital, puedes firmar los siguientes documentos:
- Recibo Salarial
- Notificación fin de contrato
- Denuncia representante personas empleadas
- Finiquito
- Comunicación de cese de actividad
- Declaración Jurada
- Certificado de retenciones
- Certificado de empresa
- Contrato
- Hoja resumen de nóminas
- ¡Y mucho más!
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