En el blog de Grupo Castilla ya hemos hablado de lo importante que es saber gestionar bien el tiempo en el trabajo. Aprovechar bien las horas que pasamos en la oficina y plantar cara a las distracciones que puedan aparecer a lo largo de la jornada es fundamental para mejorar nuestras tasas de productividad. Pero, a veces, conseguirlo puede resultar complicado.
La tecnología, siempre que la usemos adecuadamente, puede ayudarnos a mejorar nuestro rendimiento y el del resto de los empleados.
Cada vez hay más aplicaciones que fomentan el trabajo en equipo en la red, con las que podemos reducir el número de reuniones semanales, así como los desplazamientos entre distintos puestos de trabajo.
¿Cuáles son las aplicaciones para gestionar mejor el tiempo y trabajar en equipo?
Sin duda, Drive es una de las aplicaciones colaborativas más conocidas y utilizadas por los usuarios al estar directamente integrada en el servidor de correo electrónico de Google, Gmail.
Con ella, se pueden crear y editar en tiempo real documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones de diapositivas.
Una de las grandes ventajas que presenta frente a sus competidoras es que varias personas pueden editar al mismo tiempo el archivo, guardando los cambios de ambos, sin crear ningún conflicto, ni duplicidad.
Además, las modificaciones pueden llevarse a cabo sin necesidad de estar conectado a ninguna red. Cuando recuperemos la conexión, esta app perfecta para el trabajo en equipo sincronizará de forma automática los cambios realizados.
Google Drive, disponible para iOS y Android, es también compatible con los distintos formatos de Microsoft Office, así que permite la edición de cualquier archivo que recibamos a través del correo electrónico o cualquier sistema de mensajería interna.
La versión gratuita ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito a cada usuario, aunque si resulta insuficiente para tu organización, siempre puedes contratar una de sus tarifas de pago mensuales, con las que se puede conseguir hasta 1 TB de espacio en red.
Esta aplicación, muy intuitiva y sencilla de utilizar, es como una libreta compartida, que facilita la comunicación entre los empleados que trabajan juntos en un proyecto.
Entre otras cosas, permite poner en común los resultados de un brainstorming sin necesidad de organizar una reunión para ello, además de servir como base para elaborar listas de tareas pendientes, anotar comentarios personales, etc.
Sin duda, uno de los puntos fuertes de Evernote como herramienta para gestionar y ahorrar tiempo en el trabajo en equipo reside en la multitud de posibilidades que ofrece su versión gratuita.
Por ejemplo, a las notas compartidas se les puede adjuntar imágenes, archivos de audio o documentos en PDF y HTML, con lo que permite gestionar cualquier proyecto en su totalidad, desde la puesta en común de ideas hasta la elaboración de informes.
La versión gratuita ofrece hasta 60 MB mensuales de almacenamiento y la versión Premium, de pago, empieza ofreciendo 1 GB y permite comprar aumentos de 100 MB en 100 MB.
Quizás esta aplicación sea la menos conocida de las tres, pero sin duda resulta muy útil a la hora de compartir archivos y proyectos entre empleados.
Además de poder ver y editar documentos de forma colaborativa, incorpora muchas otras funcionalidades de gran uso para el trabajo en equipo: permite asignar tareas a los distintos usuarios que tienen acceso al proyecto, elabora y comparte calendarios de entregas, etc.
También realiza automáticamente un seguimiento del estado del proyecto, pudiendo establecer recordatorios personalizados para que cada usuario pueda alcanzar sus objetivos.
Porque es muy importante administrar el tiempo en la empresa, otra de las grandes ventajas que ofrece esta app es la posibilidad de invitar usuarios de dentro y fuera de la empresa, lo que puede agilizar enormemente la comunicación con los clientes.
Se pueden probar gratis todas sus funcionalidades durante 14 días, pero a partir de ese momento es necesario abonar 20 dólares mensuales por cada usuario.
Y tú, ¿utilizas alguna de estas aplicaciones? ¿Quieres recomendarnos alguna otra?
