Identificar los incidentes laborales que se pueden producir en una empresa permite optimizar las políticas de seguridad, incentivar el bienestar de la plantilla y fomentar la eficiencia en las actividades profesionales. Descubre cómo gestionar las incidencias en el trabajo tanto previstas como imprevistas.
Las incidencias en el trabajo están a la orden del día. Sin embargo, una correcta gestión y control de estos contratiempos puede mejorar el manejo de circunstancias previstas y también hacer más eficiente la gestión de situaciones que sean imprevisibles. A continuación, te explicamos qué tipos de accidentes e incidentes laborales existen y cómo gestionarlos con efectividad.
¿Qué son las incidencias laborales?
Las incidencias laborales son aquellos eventos que ocurren en el ámbito profesional y tienen relación con él, además de afectar al funcionamiento normal de las actividades laborales. Hablamos de accidentes y emergencias, pero también de ausencias imprevistas, como problemas de salud, o previstas, como vacaciones. Puesto que estos acontecimientos implican una repercusión en el trabajo, saber cómo gestionarlos es un dato significativo.
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¿Cuáles son los tipos de incidencias en el trabajo?
En el transcurso normal de una jornada laboral, tanto en el lugar físico de trabajo como en los trayectos hacia y desde él, pueden producirse ciertos contratiempos. En este sentido, podemos diferenciar dos tipos de incidencias en el trabajo:
Incidencias laborales previstas
Las incidencias laborales previstas son circunstancias que se pueden pronosticar dentro de un ambiente controlado, situaciones obvias que pueden ocurrir en el ámbito laboral. Algunas de las principales incidencias previstas en el trabajo son:
- Vacaciones: días libres y descanso estipulados en el contrato o por convenio.
- Bajas o permisos: como permisos de maternidad, bajas por enfermedad o días de asuntos propios.
- Formación: tiempo dedicado a la capacitación de las personas trabajadoras.
- Reuniones y evaluaciones que se realizan durante la jornada laboral y, por tanto, afectan a la misma.
- Horarios, turnos y rotaciones de personal.
- Inspecciones de seguridad y mantenimiento: revisión y evaluación de las condiciones de trabajo, los equipos usados y las instalaciones.
- Incorporaciones y despidos: procesos de selección de personal o finalización de contratos.
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Incidencias laborales imprevistas
Las incidencias laborales imprevistas son los eventos que no se pueden predecir dentro de ese ambiente controlado. Pueden poner en riesgo la integridad física o mental de las personas empleadas, además de interrumpir las tareas y el curso natural de la jornada laboral afectando a la productividad.
- Accidentes de trabajo: lesiones físicas sufridas durante la jornada laboral. Se dividen en leves, graves y mortales, y pueden requerir de primeros auxilios básicos o de intervención médica.
- Enfermedad profesional: causada por la exposición a agentes físicos, químicos o biológicos presentes en el lugar de trabajo. Puede incluir problemas musculoesqueléticos (tendinitis, lumbalgias) o pérdida de audición o visión, entre otras.
- Conflictos laborales: problemas o desacuerdos entre personas trabajadoras o entre una persona empleada y su superior.
- Faltas disciplinarias: debidas al incumplimiento de las normas internas de la empresa o a posibles comportamientos ilegales, como agresión o acoso.
- Falta de recursos: carencia de materiales y herramientas o del personal necesario para realizar la actividad laboral.
- Incidencias administrativas: como errores en las nóminas, pagos, vacaciones, etc.
¿Por qué es importante tener control de las incidencias en el trabajo?
El control y la resolución eficiente de las incidencias en el ámbito laboral, especialmente en el caso de las imprevistas, es fundamental para que la plantilla se sienta cómoda y valorada. Asimismo, esto promueve un ambiente laboral agradable, incrementa la productividad, fomenta la unión entre personas empleadas y la empresa y, por ende, se potencia la retención del talento en la compañía.
En la mayoría de casos, las incidencias laborales previstas se pueden gestionar más fácilmente. Si una empleada está embarazada, la empresa puede prever claramente que habrá una baja por maternidad y deberá aclarar los términos. Lo mismo ocurre con las vacaciones: normalmente a final de año, se organizan para el año siguiente.
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Sin embargo, a las incidencias laborales imprevistas hay que ponerles más atención, ya que es imprevisible que ocurra un accidente laboral. Asimismo, saber gestionar las incidencias laborales correctamente y con agilidad ayuda a crear una respuesta positiva por parte de la persona empleada.
¿Cómo reducir las incidencias laborales?
Las incidencias previstas son las más fáciles de gestionar, pero también son muy difíciles de reducir. En este caso, mantener una correcta comunicación vertical (plantilla – dirección), mediante un portal de la persona empleada, y utilizar un software de registro horario con el que mantener bajo control vacaciones, bajas, permisos, horarios, etc., puede contribuir a mejorar la gestión y el control las incidencias previstas.
Por otro lado, para evitar las incidencias imprevistas es fundamental observar siempre las normas de seguridad, realizar un mantenimiento regular de los equipos, máquinas y EPIs, evaluar continuamente los riesgos y formar a las personas empleadas para que sepan qué hacer ante posibles conflictos.
También es ideal implantar prácticas para mantener un buen ambiente laboral, en el que prime la confianza y el respeto entre las personas que integran la organización.
¿Pueden afectar las incidencias laborales a la productividad, el rendimiento y el ambiente laboral?
Por supuesto. Las situaciones de incertidumbre, estrés y problemas de salud relacionados con el trabajo pueden crear preocupación y desmotivación, reduciendo la productividad de forma significativa. Las personas empleadas podrían percibir que la empresa no se preocupa por su bienestar, lo que podría afectar a su compromiso laboral y su rendimiento laboral.
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¿Cómo se gestionan las incidencias en el trabajo?
Cuando ocurre una incidencia en el trabajo, sea prevista o no, el procedimiento habitual es realizar un reporte de incidencias laborales.
¿Qué es un reporte de incidencias laborales?
Un reporte de incidencias laborales es un informe en el que se detalla cualquier situación, problema o hecho que ocurre en ámbito laboral. Incluye todos los eventos que han interrumpido el buen funcionamiento de la jornada laboral o los motivos que están causando malestar o preocupación en una persona empleada.
Cómo hacer un reporte de incidencias en el trabajo
Para que un reporte de incidencia en el trabajo sea efectivo y ayude a solucionar el problema de forma eficaz, tiene que cumplir estas características:
- Incluir detalles específicos: el informe debe estar lo más completo posible, incluyendo datos precisos (fecha, hora, ubicación) y todos los detalles relevantes relacionados, además de especificar quién es el/la responsable de gestionar y supervisar la incidencia. Estos datos deben consignarse con un lenguaje claro y fácil de entender.
- Debe tener una estructura clara, con un orden y un diseño que faciliten su lectura y comprensión, incluyendo secciones bien definidas.
- El reporte debe tener un carácter objetivo, estar basado en hechos reales, verificables en la medida de lo posible, y evitar opiniones o creencias personales.
- Deben incluirse medidas para resolver el problema y acciones de seguimiento, así como tiempos de revisión preestablecidos, para asegurar que la incidencia se soluciona correctamente.
- En la medida de lo posible y según la normativa de la empresa, se debe respetar la confidencialidad de la información contenida en el informe, especialmente cuando se trate de contenido sensible, con el objetivo de proteger la privacidad de las personas implicadas.
Ventajas de los reportes de incidencias en el trabajo
Los reportes de incidencias laborales conllevan interesantes ventajas en la gestión empresarial, tanto para las personas trabajadoras como para la empresa.
- Se trata de una forma sencilla de comunicación entre la plantilla y las personas encargadas de controlar y gestionar las incidencias.
- Facilita el registro y seguimiento detallado de los incidentes, favoreciendo su correcta gestión y resolución.
- Permite comprobar qué tipos de incidencias ocurren más y con qué frecuencia para mejorar detalles en los ámbitos en los que se desarrollan.
Como ves, saber gestionar y controlar las incidencias en el trabajo tiene un impacto decisivo sobre el bienestar de la plantilla y el desarrollo empresarial. En este sentido, conviene recibir un asesoramiento laboral adecuado. En Grupo Castilla, contamos con un equipo de especialistas en servicios jurídicos ayudarte a para prevenir y solventar los incidentes que se puedan ocasionar en el ámbito profesional.
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