Los sistemas de gestión de candidatos pueden agilizar y optimizar el proceso de selección en tu empresa. Descubre cómo funciona un sistema ATS (Applicant Tracking System) y cuáles son sus mayores ventajas. ¡Te lo contamos!
Seleccionar a los perfiles más idóneos supone una importante inversión en tiempo y recursos para las organizaciones. En este sentido, la tecnología se convierte en una aliada para los departamentos en gestión de personas que, en materia de selección de personal, encuentran en el sistema ATS o sistema de gestión de candidaturas una herramienta potencial para gestionar la multitud de solicitudes con mayor eficiencia y agilizar el proceso de reclutamiento.
¿Necesitas cubrir un puesto en tu empresa? ¿Tienes vacantes libres y vas a iniciar la búsqueda de nuevo talento? Antes de recibir currículums, analizarlos uno a uno y comenzar a organizar entrevistas, debes conocer los sistemas de gestión de candidatos, sus características principales y todas sus ventajas.
¿Qué es el sistema de gestión de candidatos?
El sistema de seguimiento de candidatos o ATS es un software muy útil, utilizado por las empresas o equipos reclutadores para gestionar y optimizar el proceso de selección y contratación de personas empleadas.
La principal función del sistema ATS es centralizar en un único lugar las diferentes etapas del reclutamiento de forma automatizada. De esta forma los departamentos de RRHH agilizan el proceso y pueden dedicar más tiempo a desarrollar tareas de mayor valor estratégico en la gestión del talento.
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Características principales del sistema ATS
El sistema de gestión de candidaturas facilita y digitaliza la selección al unificar en un mismo lugar todos los procesos que conlleva la contratación de talento:
- Publica con eficiencia las ofertas de empleo: los equipos de reclutamiento pueden crear las ofertas y distribuirlas en diferentes plataformas, como sitios web de empleos o redes sociales.
- Almacena las aplicaciones de empleo en una única base de datos centralizada.
- El sistema ATS filtra a las personas candidatas utilizando algoritmos y es capaz de analizar y clasificar todos los perfiles según su afinidad al puesto de trabajo ofertado.
- Gestiona las entrevistas de forma sencilla, facilitando su programación y favoreciendo la coordinación entre especialistas en selección y personas candidatas.
- Propicia una comunicación activa con las personas candidatas, a las que mantiene informadas sobre la evolución de su solicitud.
- Genera informes sobre el proceso de selección, cuyos datos permiten a la empresa identificar las áreas mejorables y optimizar las estrategias de contratación aplicadas hasta el momento.
Funcionamiento del sistema de gestión de candidaturas en 6 pasos
El sistema ATS es una herramienta esencial para todas aquellas organizaciones que buscan agilizar el proceso de selección y contratación de su empresa, mejorando la organización y aumentando la eficiencia en la captación de talento.
A priori, desarrollar y utilizar este software puede resultar algo abstracto, pero en estos 6 sencillos pasos vas a saber sacarle partido a esta herramienta para optimizar los procesos de selección en tu empresa. ¡Toma nota!
1. Publica una oferta de empleo bien detallada
Cuando se queda disponible un puesto de trabajo en una empresa, los equipos de Recursos Humanos deben saber cómo definir el perfil del candidato, con todas sus características específicas: qué experiencia laboral se busca, qué habilidades interpersonales son necesarias o qué nivel de estudios se requiere, entre otros aspectos. Esta información detallada debe incluirse en la descripción del puesto que vamos a publicar a través del sistema ATS.
Algunos sistemas de gestión de candidaturas incluyen plantillas para facilitar la creación de los anuncios de trabajo, que se enviarán de forma automática a todas las bolsas de trabajo, redes sociales y a la propia web de la empresa.
2. Recibe y almacena las candidaturas en el sistema ATS
Las personas candidatas verán en las diferentes plataformas la oferta de la vacante que has creado a través del software ATS y aplicarán al puesto adjuntando su currículum vitae. Antes de agregar los CV a la base de datos del Sistema ATS, puedes pedir a los perfiles que respondan a las conocidas “preguntas eliminatorias” para obtener información adicional de cada profesional.
3. Filtra y clasifica las solicitudes de forma automática
El sistema de gestión de candidaturas utiliza algoritmos para filtrar y clasificar todas las solicitudes en función de las necesidades del puesto publicado. Este filtrado inicial ayuda a identificar de forma automática a los perfiles candidatos más prometedores.
También es posible pedir al sistema ATS que analice las cartas de presentación adjuntas a cada currículum.
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4. Ahorra tiempo gestionando las entrevistas
Las personas responsables del proceso de reclutamiento pueden gestionar a través del propio sistema ATS las entrevistas, enviando de forma automática las invitaciones y recordatorios a cada persona candidata seleccionada.
No debemos olvidar que el sistema ATS agenda y gestiona las entrevistas, pero es el equipo humano quien debe diseñar y realizar entrevistas eficaces para que el proceso de selección sea óptimo. Y es que, en la gestión de personas, la combinación del expertise y la tecnología es una apuesta ganadora para gestionar el talento con garantías de éxito.
5. Comunícate con las personas candidatas seleccionadas desde el sistema ATS
Este software mantiene informadas en cada momento a todas las personas candidatas sobre cómo evolucionan en el proceso de selección. Es posible digitalizar el envío de emails de confirmación, actualizaciones sobre el estado del puesto disponible, así como el mensaje de rechazo de la solicitud.
6. Analiza los tiempos de espera de inicio a fin
La empresa puede utilizar todas las métricas proporcionadas por el sistema ATS para evaluar con rapidez los datos obtenidos y mejorar sus estrategias de selección para futuras contrataciones.
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Ventajas de usar el sistema de gestión de candidaturas
Implementar el sistema ATS en tu empresa conlleva interesantes beneficios, tanto si para compañías de mayor tamaño como para organizaciones más pequeñas. Estas son algunas de sus principales ventajas:
Ahorra costes y tiempo para una mayor eficiencia
Con un sistema de gestión de candidaturas puedes simplificar las pequeñas tareas manuales, como pueden ser estas:
- La redacción de las descripciones de empleos.
- La publicación en las diferentes bolsas de trabajo.
- El análisis y la clasificación de las personas candidatas.
- La programación de las entrevistas.
Además, el sistema ATS analiza las distintas bolsas de empleo y es capaz de prever qué medios pueden resultar más efectivos para escoger a la persona candidata más adecuada a la vacante.
Convierte los procesos lentos en ágiles
Los softwares ATS evitan que se formen cuellos de botella en la selección de personal, ya que analizan de forma efectiva y rápida cientos de solicitudes, clasificándolas para agilizar la selección de personas entrevistadas y que solo las mejores candidaturas pasen a esa fase.
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Crea grupos de talento en tu base de datos
Este software también te permite guardar un historial de candidaturas potenciales que no han sido elegidas para el puesto. De esta forma, al crear un pool de talento obtendrás una base de datos con perfiles cualificados para cubrir futuras vacantes.
Customiza tu sistema ATS
Otra de las ventajas que ofrece el sistema de gestión de candidaturas es la posibilidad de personalizado según las necesidades de personal y el tamaño de tu empresa. Solo hay que tener cuenta los propios requerimientos y cómo llevar a cabo la customización.
Mejora la experiencia de la persona candidata y de la empresa
Las personas candidatas reciben un buen feedback y pueden compartir su candidate experience a través del sistema. Al mismo tiempo, la empresa, además de ahorrar en costes y optimizar el trabajo que hemos comentado con anterioridad, puede mejorar su competitividad en el mercado laboral.
¿Cómo sé qué sistema ATS le viene mejor a mi empresa?
Entre la variedad de opciones disponibles en el mercado, deberás evaluar varios aspectos antes de decidir qué sistema ATS elegir. Para optimizar la inversión, es fundamental valorar cuál es el software que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa.
Empecemos por el principio, ¿qué errores hay por resolver?
Antes de invertir en un sistema de gestión de candidaturas, es necesario que identifiques los puntos débiles de la empresa al elegir a las mejores candidaturas:
- Si necesitas mejorar la atracción de perfiles de calidad, deberías optar por un sistema ATS que con una buena capacidad de redacción de descripciones para los puestos de trabajo más dinámicos.
- ¿Necesitas mejorar la comunicación con las personas candidatas? Procura elegir un sistema ATS que informe de forma automática y continuada en los procesos de contratación.
- Si tu empresa realiza contrataciones a nivel mundial y ello requiere la comunicación en diferentes idiomas, puedes elegir el sistema de gestión de candidaturas que incorpore soporte multilingüe.
El sistema ATS es una de las funcionalidades clave para agilizar y mejorar tus procesos de selección. Gracias a un sistema de filtros configurables, con la introducción de palabras clave alineadas a los requisitos de la vacante por cubrir, podrás seleccionar únicamente los CV que mejor se ajustan al puesto ofertado. De manera que reducirás tiempo en la búsqueda y filtraje de currículums, aumentarás el rendimiento en la empresa y mantendrás viva la comunicación con las personas candidatas en todo momento.
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Tu presupuesto dependerá de la capacidad de tu empresa
A la hora de invertir en herramientas como los sistemas ATS, deberás analizar qué mejores requiere en materia de selección y qué capacidad presupuestaria tiene tu empresa para llevarlas a cabo.
Necesitarás de una buena infraestructura IT
La gran mayoría de sistemas ATS requieren buenos recursos IT, que se dediquen exclusivamente a la implementación de esta herramienta. En estos casos lo mejor es contar con el apoyo de una Consultoría Tecnológica que te ayude a implementar el sistema de gestión de candidaturas en tu empresa.
Como ves, digitalizar procesos en el seguimiento y la gestión de candidaturas puede marcar la diferencia en tu departamento de RRHH. Eso sí, es importante rodearse de especialistas capaces de sacarle el máximo partido a las soluciones tecnológicas.
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