Como responsable de RRHH administras una gran cantidad de información relacionada con las personas que integran la empresa. Descubre qué es el legajo laboral y cómo puedes gestionarlo con eficiencia y agilidad apostando por su digitalización.
La gestión documental relacionada con el personal es una labor esencial en las empresas, especialmente en el departamento de Recursos Humanos, que crea, gestiona y custodia el legajo del trabajador o ficha de la persona empleada, la información y los documentos relacionados con la plantilla.
Qué es el legajo del trabajador y para qué se utiliza
El legajo del trabajador es el conjunto de documentos acerca de una persona empleada que maneja la empresa y que pueden incluir información profesional, jurídica y tributaria propia. Este compendio de información afecta tanto a los asuntos vinculados a la propia gestión laboral, como vacaciones, bajas o finiquito, como a la relación con determinados organismos oficiales externos a la empresa.
En función del tipo de documentación incluida, podemos identificar legajos laborales con finalidades distintas:
- Legajo de candidatura: engloba todos los documentos relacionados con el proceso de selección de una persona candidata a un puesto de trabajo, como el currículum vitae o los resultados de las distintas pruebas y exámenes practicados durante el reclutamiento, así como todos sus datos personales y de contacto.
- Legajo permanente: contiene toda la información que debe mantenerse actualizada mientras perdure la relación laboral entre la empresa y la persona a la que aluden los documentos, como el contrato de trabajo, el alta en la Seguridad Social o la información tributaria.
- Legajo temporal: a diferencia del permanente, solo incluye los documentos que hacen referencia a situaciones transitorias, como bajas, permisos laborales o sanciones.
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¿Por qué es importante el legajo del trabajador?
Gestionar correctamente la documentación que compone el legajo de la persona empleada es fundamental por razones tanto operativas como legales.
Por un lado, da la posibilidad de registrar la situación de la persona a lo largo de toda la relación laboral sin pasar por alto cuestiones como vacaciones no disfrutadas o cambios personales que afecten a las obligaciones tributarias.
Por otra parte, el legajo laboral permite acreditar determinadas circunstancias si existen diferentes puntos de vista entre las partes.
¿Qué dice la legislación acerca del legajo?
No hay una normativa específica que dicte qué debe constar en el legajo laboral y cómo debe ser conservado, más allá de lo que especifica la ley de Protección de Datos acerca de la conservación de datos sensibles.
Aunque aún hay muchas empresas que conservan el legajo de sus personas empleadas en papel, la digitalización de esta información en RRHH hoy ya es indispensable. ¿Las razones? Ocupa menos espacio físico, es más accesible y mucho más fácil de gestionar, almacenar y eliminar cuando se dé la necesidad.
Qué documentos forman el legajo del trabajador
Como ya hemos mencionado, el legajo laboral de las personas empleadas incluye todos los documentos que definen la relación entre la empresa y su plantilla. Entre ellos, destacan:
- Documentación personal: contiene la identidad de la empleada, como sus documentos de identidad, domicilio, currículum, títulos u otros papeles que acrediten sus conocimientos y experiencia.
- Documentación jurídica: en este caso, el documento más importante es el contrato laboral, pero también engloba los archivos relacionados con la gestión tributaria y la Seguridad Social o los posibles seguros adicionales que se hayan suscrito.
- Documentación de gestión interna: comprende todos los documentos que se van generando a lo largo de la relación laboral, como certificaciones internas, datos referentes al horario, las vacaciones y los permisos, las evaluaciones de desempeño o el historial de sanciones, en el que caso de que las haya.
¿Qué ocurre con el legajo al finalizar la relación laboral?
Independientemente del motivo por el que finalice el contrato, tanto si la persona empleada abandona la empresa, como si existe un despido o una jubilación, la compañía está obligada a conservar los documentos que dan fe de dicha relación laboral durante un periodo mínimo de tiempo (variable según el tipo de documentación) antes de destruirlos.
Llegado el momento en que deba destruir la documentación que forma el legajo, al tratarte de datos personales sensibles, hay que proceder de forma estandarizada y con arreglo a la Ley de Protección de Datos: en ningún caso se debe desechar esta documentación en la papelera sin más, ya que la empresa se arriesga a una sanción considerable.
- En el caso de que el legajo esté en papel, lo más adecuado es contratar a una empresa especializada en la destrucción de este tipo de documentos, que pueda ofrecer garantías sobre el proceso.
- Si, por el contrario, se trata de archivos digitales, será suficiente con eliminarlos del sistema (así como las posibles copias de seguridad que puedan existir) de forma que sea imposible recuperarlos con posterioridad.
Cómo automatizar el legajo del trabajador
Como ya hemos visto, la tecnología representa un gran apoyo para los departamentos de RRHH a la hora de crear, gestionar y conservar el legajo del trabajador. Al digitalizar la gestión de la documentación pueden conseguir un triple ahorro: de tiempo, espacio y recursos. Unas ventajas que obtienen tanto la empresa como las personas que la integran.
En este sentido, herramientas como el Portal de la persona empleada y los softwares integrales de Recursos Humanos son potenciales soluciones para automatizar procesos y optimizar la gestión de personas.
Portal de la persona empleada
El portal de la persona empleada es el software de gestión de personas que favorece la comunicación en las organizaciones y facilita los procesos de interacción entre las personas empleadas, los mánagers y los responsables de RRHH.
En cuanto a la gestión del legajo laboral, este portal es la herramienta ideal para que la compañía, a través del departamento de Recursos Humanos, y las propias personas que trabajan para ella, mantengan actualizada la documentación, lo que contribuye a que los datos personales de la plantilla sobre su labor profesional estén al día.
En Grupo Castilla, el portal de la persona empleada Emplower es más que una herramienta de Recursos Humanos: es una solución transversal que agiliza la gestión documental y permite tanto a la empresa, área de RRHH y a la plantilla poner en común información tan relevante como recibos salariales, certificados, horas y vacaciones disponibles e, incluso, marcajes, gracias a la integración con la solución de gestión del tiempo.
Emplower, nuestro portal de la persona empleada, ofrece la posibilidad de solicitar ausencias, vacaciones y permisos, y recibir sus validaciones y notificaciones. De esta manera, se añade eficiencia y agilidad a la gestión de trámites administrativos en RRHH.
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Software de Recursos Humanos
Con el fin de agilizar procesos, incrementar la accesibilidad de los datos y sumar eficiencia a los departamentos de Recursos Humanos, descargándoles de trabajo manual, es clave implementar un software de RRHH que facilite gestiones relacionadas con el legajo del trabajador y con otros aspectos de las relaciones laborales.
El software de Recursos Humanos de Grupo Castilla es la solución integral Cloud, accesible 24/7 y con actualizaciones inmediatas, que optimiza la gestión de personas. O lo que es lo mismo: tu aliada para centralizar en una sola herramienta toda la administración de documentación relacionada con la plantilla, generando una base de datos completa de las personas que integran la empresa.
Esta solución destaca por su transversalidad al integrar varias funcionalidades clave en Recursos Humanos, como la gestión de nóminas, la gestión del talento, la formación y certificación, el control horario de la plantilla o el canal de denuncias. Asimismo, incorpora la firma digital, el acceso al salario en tiempo real, la gestión de gastos y tiques de viaje, así como la posibilidad de medir y analizar KPIs de valor estratégico en RRHH gracias a la tecnología HR Analytics incorporada.
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