Más allá del onboarding, implementar un programa de acompañamiento en la empresa puede favorecer significativamente la integración y el rendimiento de las nuevas incorporaciones. ¡Te explicamos por qué en este post!
Tomar una nueva posición laboral, ya sea por incorporarse a una empresa o por empezar en otro departamento dentro de la misma compañía, puede generar cierta incertidumbre a la persona empleada. Los procesos de onboarding ayudan a paliar esta sensación, pero implementar un programa de acompañamiento o Buddy Program puede favorecer aún más la integración y la productividad. ¡Descubre cómo aplicarlo!
¿Qué es el Buddy Program?
El Buddy Program es un programa que se emplea para integrar mejor a una persona en su nuevo puesto de trabajo y en la organización, cuyo acompañamiento lo realiza el Buddy, Se trata de una persona empleada con un perfil experimentado, que facilita el proceso de adaptación durante las primeras semanas o meses en la compañía.
Gracias a este sistema, la persona que se incorpora tendrá desde el primer momento una persona de confianza que le orientará, que responderá a sus dudas y le aportará conocimientos acerca de la empresa que van más allá de la información contenida en los manuales oficiales. Asimismo, un Buddy fomenta su integración dentro de la plantilla y su adaptación a las labores inherentes a su nuevo puesto de trabajo.
¿En qué se diferencian un Buddy y un mentor?
Aunque en ocasiones puedan utilizarse como sinónimos, lo cierto es que las funciones del buddy y el mentor no son exactamente iguales: el Buddy es una persona con cierta experiencia en la empresa que ayuda a quien acaba de incorporarse durante un periodo de tiempo generalmente corto, enfocándose principalmente en aspectos culturales y más informales.
Por su parte, un mentor es una figura más formal, cuya función es dirigir la carrera profesional de la persona empleada en función de sus características y objetivos, los cuales quedan definidos con anterioridad con base en un marco previo.
Beneficios del Buddy Program o programa de acompañamiento
Cada vez más empresas incorporan la figura de un Buddy en sus procesos de onboarding, por los interesantes beneficios que ofrece, tanto para la persona que comienza a trabajar como para la propia organización:
- La integración de las personas que llegan a la compañía es mejor y más rápida.
- Se simplifican enormemente los procesos de onboarding y se genera una mayor sensación de compromiso desde el primer momento.
- La motivación y el rendimiento de quienes se incorporan son muy superiores.
- Se potencia la productividad en un periodo de tiempo significativamente inferior.
- La transmisión de los valores y la cultura empresarial se realiza de una forma mucho más rápida y eficaz.
- La atracción y fidelización del talento mejoran significativamente, lo que implica una reducción de costes asociados a la búsqueda, selección y formación de personal.
Cómo implementar un Buddy Program en la empresa
Desafortunadamente, muchas empresas aún no cuentan con un programa de acompañamiento de nuevos talentos, pese a que su diseño y ejecución no son en absoluto complicados, incluso para compañías de pequeño tamaño. Estos son los pasos clave que te ayudarán a establecer un Buddy Program con éxito.
Definir las características del Buddy
A la hora de definir el mejor perfil para ser acompañante de los nuevos talentos, debemos asegurarnos de que las personas elegidas sean capaces de transmitir los valores de la empresa y conseguir que la persona se integre lo más rápido posible tanto a sus funciones como con el resto del equipo. Algunas de las características deseables en un Buddy son:
- Compañerismo.
- Capacidad de empatizar.
- Mostrar iniciativa.
- Poseer buenas dotes de comunicación.
- Capacidad para trabajar en equipo.
- Disposición de tiempo suficiente para realizar el acompañamiento.
- Suficiente experiencia y conocimientos acerca de la empresa.
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Capacitación de los Buddys
No se trata de crear una formación específica para las personas que vayan a desempeñar el rol de Buddy, sino de hacerles conscientes de la responsabilidad del papel que van a aceptar. En este sentido, es esencial que tengan desarrolladas las habilidades comentadas y dejarles cierto tiempo “libre” en sus labores para que puedan acompañar al nuevo talento.
Determinar sus futuras funciones
Será la empresa quien deba determinar en cada caso de qué se tiene que encargar el Buddy dentro de un plan de acogida, pero habitualmente sus deberes serán:
- Responder a las dudas y preguntas que tenga la nueva persona empleada en relación con su puesto y el funcionamiento de la compañía.
- Ofrecer explicaciones sobre el uso de las herramientas y recursos, así como las tareas fundamentales que tendrá que realizar.
- Favorecer la integración de la persona recién llegada, presentándole al resto del equipo y haciéndole partícipe de las costumbres y la cultura empresarial, más allá de las normas contenidas en los manuales corporativos.
- Incluir a la persona que se incorpora en las actividades informales.
Precisar las etapas del programa
El programa de acompañamiento debe definirse de principio a fin, con unos objetivos específicos medibles para comprobar su efectividad. Habitualmente, el Buddy Program comienza con la llegada de la nueva persona empleada y, en función de la empresa y el sector, puede alargarse durante sus primeros meses de trabajo en la empresa.
Antes de la llegada
Una vez que se conoce la fecha de incorporación del nuevo talento, se le debe asignar un Buddy concreto, preavisando a la persona que desempeñará este rol con la antelación suficiente para que pueda planificar y organizar las primeras semanas del profesional que se incorpora a la empresa.
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Primer día de trabajo
Es la jornada más decisiva durante el proceso de acompañamiento. Además de realizar onboarding que acostumbre la compañía, el Buddy debe recibir a la nueva incorporación para:
- Explicarle quién es y cuál será su función durante las siguientes semanas.
- Confirmar el calendario de reuniones establecido de forma conjunta para los siguientes días.
- Facilitar su contacto profesional a la persona que acaba de llegar, para que pueda localizarle en caso de necesidad.
- Proporcionar la información básica para hacer su incorporación más sencilla: dónde puede tomar un café, dónde conseguir material de oficina, hora y lugar de reuniones informales entre los equipos, entre otras cuestiones.
En definitiva, se trata de conseguir que la persona se sienta cómoda e integrada y que se sienta apoyada por el Buddy en momentos de indecisión.
Primeras semanas
La relación entre la nueva incorporación y el Buddy puede extenderse a lo largo de varias semanas, según el tamaño de la empresa y la complejidad de los protocolos que afectan a su funcionamiento. En ciertos casos, el vínculo empresarial puede evolucionar en un punto de apoyo mutuo en el ámbito laboral.
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Cómo medir el éxito del programa Buddy
Al finalizar el período de Buddy Program es recomendable enviar una encuesta a la persona que lo ha recibido para conocer su opinión al respecto, así como su satisfacción con el comportamiento de su Buddy durante sus primeros días en la empresa. De esta forma, se pueden detectar posibles mejoras que sirvan para optimizar el proceso de cara a futuras incorporaciones.
Existen 3 KPIs fundamentales que se deben tener en cuenta para medir el éxito de un programa de acompañamiento:
- Cuánto tiempo tarda la persona que se incorpora en trabajar al 100% de su productividad.
- Cuánto tiempo tarda el nuevo talento en completar su formación específica para el puesto.
- Encuestas de satisfacción con las que conocer la impresión de las nuevas personas empleadas acerca del proceso de onboarding y el programa de acompañamiento.
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