Comunicación interna: objetivos, estrategias y ejemplos

Descubre qué estrategias pueden ayudarte a mejorar la comunicación interna en tu empresa y los canales que facilitan una interacción transparente y eficaz entre los equipos.

La comunicación interna es una de las piezas elementales para construir una óptima gestión de Personas. Fomentar la interacción entre la empresa y sus personas empleadas facilita la organización e incrementa la motivación en el trabajo.  

Potenciando el feedback en los entornos laborales, es más fácil combatir el aislamiento de departamentos y la falta de compromiso, lo cual se traduce en la fidelización del talento y el aumento de su productividad, dando como resultado una mayor satisfacción de los clientes.   

La creación de un buen plan de comunicación interna permite definir la cultura organizacional y favorece los avances de las compañías, así como su adaptación a escenarios cambiantes. De ahí que marcar unos objetivos y estrategias comunicativas en la empresa sea una prioridad. En este proceso es fundamental contar con el apoyo de la tecnología que puede ayudar a optimizar las interacciones en el seno de las organizaciones. ¿Sabes cómo hacerlo? ¡Te guiamos!

¿Qué es la comunicación interna? 

Podemos definir la comunicación interna como el conjunto de interacciones y mecanismos de información que emplean las empresas con su plantilla. Se trata del vehículo que conecta todos los niveles de una compañía, desde las personas de alta dirección, pasando por los mandos intermedios, hasta el personal base.  

A través de la comunicación de contenidos internos, las empresas pueden informar, motivar y dar a conocer su misión, visión y valores, además de emitir comunicados de interés acerca de las campañas activas, las actualizaciones sobre proyectos, la incorporación y salida de miembros del equipo, etc.  

La importancia de la comunicación interna en la empresa 

De un mejor ambiente laboral hasta un mayor compromiso organizacional, son numerosas las razones por las cuales la comunicación interna cumple un papel fundamental dentro de una organización:  

• Optimización de procesos: mejoran los flujos de trabajo e integración de los equipos, que van más alineados con los objetivos de negocio. Igualmente, la comunicación interna también favorece los procesos de onboarding de las personas nuevas que se incorporan a la compañía.  
• Mejora de la comunicación ascendente y descendente: al promoverse la interacción, las personas empleadas tienen más facilidades para compartir sus opiniones, preocupaciones y sugerencias, a la vez que se sienten más escuchadas y valoradas. Asimismo, las personas responsables también pueden transmitir más fácilmente sus objetivos, estrategias y valores diferenciales.  
• Mejora del clima laboral: el feedback en la empresa es indispensable para propiciar ambientes de trabajo favorables y proactivos que fomenten el bienestar de la plantilla y su productividad.  
• Desarrollo de la cultura corporativa: a través de la comunicación interna, las personas toman un mayor conocimiento de los valores y objetivos estratégicos de la empresa. Una información que las empodera para convertirse en embajadoras de la compañía y generar una imagen positiva de la marca.  
• Incremento del compromiso laboral: una buena comunicación favorece la satisfacción y tranquilidad de la plantilla, ya que la organización la hace partícipe de información que le concierne, además de trasladarle su reconocimiento de forma asidua y facilitarle la gestión de consultas. Todo ello resulta en un incremento del sentido de pertenencia del personal hacia la organización y una fuerte convicción de seguir formando parte de esta.  

Los mandos intermedios como elementos clave 

Al margen de sus labores de planificación y supervisión, las personas con mandos intermedios representan un canal de comunicación clave entre los altos directivos y las personas empleadas a su cargo. Son piezas fundamentales para promover la interacción en la empresa porque:  

• Reciben constantemente feedback de las personas empleadas que gestionan, a la vez que mantienen una conexión directa con el resto de los departamentos y altos cargos. 
• Definen las funciones del personal empleado y tienen una visión clave para evaluar el rendimiento e identificar el talento.  
• Generan debates de participación y entornos colaborativos que estimulan la innovación empresarial. 
• Facilitan la coordinación de los equipos y el cumplimiento de objetivos, lo cual favorece la calidad del trabajo y la productividad.  
• Transmiten la cultura empresarial, dando a conocer mejor la misión, visión y valores corporativos, reforzándose el employer branding de la empresa.   

Tipos de comunicación interna 

En función de los niveles jerárquicos, la comunicación interna dentro de una organización puede clasificarse en estos tipos:  

• Descendiente: proviene de los niveles jerárquicos superiores y se dirige a niveles inferiores. La comunicación nace de la dirección hacia los gerentes, y de estos a los responsables de departamento, quienes transmiten la información al resto de personas empleadas. Se trata de una forma de comunicar que instruye y evalúa al personal, que obtiene un conocimiento detallado de las tareas a realizar.  
• Ascendente: se origina de los niveles organizacionales inferiores hacia los superiores. Permite a las personas empleadas conectar con los niveles más altos, por lo que facilita a los miembros responsables obtener feedback de su plantilla, contribuye a generar un clima laboral agradable y refuerza el employee engagement.  
• Vertical: se produce entre profesionales que pertenecen a diferentes niveles del organigrama.  
• Horizontal: no está marcada por una jerarquía, sino que la comunicación se da entre miembros de un mismo departamento o grupo de profesionales. Por eso es efectiva para promover el trabajo en equipo, compartir información y facilitar la resolución de problemas.  

Comunicación asíncrona vs Comunicación síncrona  

Ante la creciente adopción de los modelos de trabajo híbridos y en remoto en el ámbito laboral, la comunicación interna también ha tomado nuevas formas de expresarse que van más allá de la comunicación síncrona.  

Recordemos que la comunicación síncrona es la que se produce en tiempo real y requiere que las personas interlocutoras coincidan en el mismo momento para poder comunicarse, por lo que resulta más incompatible si se incluyen el teletrabajo y la flexibilidad horaria.  

Por otra parte, la comunicación asíncrona, que no tiene por qué darse de forma inmediata, ha tomado un mayor protagonismo en los escenarios híbridos y de trabajo en remoto. Su representación más clara la encontramos en los correos electrónicos, los documentos compartidos, la mensajería instantánea, las herramientas de gestión de tareas, etc.  

¿De dónde pueden surgir las interferencias en la comunicación empresarial? 

En la práctica, cuando la comunicación interna no se da de forma adecuada, puede deberse a diferentes motivos, entre los que destacan los siguientes: 

• Pérdida de información en su transmisión de un departamento a otro. 
• Interpretaciones erróneas de los comunicados o falta de diálogo. 
• Escasa predisposición a la escucha activa para considerar las necesidades y preferencias del equipo.  
• Falta de planificación y transparencia en comunicaciones empresariales. 
• Poca implicación de la dirección en la comunicación interna y del resto de actores implicados.

¿Cuáles son los objetivos de la comunicación interna? 

La comunicación interna debe promover una buena conexión entre las personas empleadas y la organización. Para conseguirlo, es necesario satisfacer objetivos estos:  

• Difundir información de valor referente a la empresa: para que las personas que la integran interioricen sus valores, conozcan los beneficios que pueden obtener, así como los procesos clave. Con ello, también podrán mejorar significativamente su relación y trato con los clientes.  
• Involucrar a todas las personas en las actividades corporativas: la idea es implicar a la plantilla en acciones relacionadas con operaciones empresariales, iniciativas sociales y toda actividad que contribuya a una convivencia positiva en el ámbito laboral.  
• Incrementar la inclusión e integración laboral de toda la plantilla: es necesario fomentar una buena comunicación en la empresa para optimizar los procesos de onboarding, ya que las nuevas personas empleadas podrán asimilar más fácil y rápido los valores y las prácticas que definen a la organización en la que se incorporan. 
• Favorecer la alineación del personal con los objetivos estratégicos: promover la comunicación entre los distintos departamentos y equipos permite que estos conozcan lo que ocurre en la compañía, así como sus principales metas y filosofía. Con ello, podrán ser más proactivos y productivos en su labor.   
• Mejorar el bienestar y la satisfacción en el trabajo: fomentar el feedback tanto informativo como proactivo incide positivamente en la calidad de vida y el salario emocional de la plantilla. Y, ya sabes, si las personas se sienten escuchadas y valoradas, su motivación y productividad se magnifican. 
• Contribuir a generar una cultura corporativa: uno de los principales cometidos de la comunicación interna es nutrir la identidad de marca y promover su conocimiento en las personas que integran la compañía. De esta forma, estas conocen los valores corporativos, los propósitos clave y las acciones que se llevan a cabo en su empresa.  
• Elegir canales efectivos de comunicación: como sería un portal de la persona empleada, que facilita la interacción entre los mánagers y el personal en cualquier momento y desde cualquier parte.  
• Evitar bloqueos entre departamentos: la comunicación interna debe asegurar que la información se intercambie entre áreas y evitar que circule de forma aislada.   

Estrategias para mejorar la comunicación interna 

Para garantizar una comunicación interna bidireccional, en la que las personas empleadas se sientan bien informadas y puedan expresar sus opiniones y sugerencias, es fundamental aplicar ciertas estrategias, especialmente ante la proliferación de entornos de trabajo híbrido y teletrabajo. ¡Toma nota! 

• Conoce a las personas que integran la empresa: para comunicar necesitas saber a quién diriges el mensaje. Así, podrás identificar grupos de afinidad laboral e intercambiar información específica en función de las áreas implicadas. Y es que, al igual que las empresas establecen su público objetivo con relación a sus clientes, también es indispensable que sepan identificar el perfil de sus personas empleadas para asignar sus comunicaciones.  
• Emplea técnicas de endomarketing: como especialista de RRHH, puedes aplicar estrategias de marketing diseñadas específicamente para las personas empleadas, como si de tus clientes se tratara. Organiza actividades que llamen a la interacción e involucra a la plantilla en los procesos creativos y la toma de decisiones estratégicas, acentuando el diálogo, la colaboración y la transparencia.  
• Utiliza varios canales de comunicación: más allá de incorporar un portal de la persona empleada que facilite sus comunicaciones con la empresa, también es fundamental emplear medios que faciliten las conexiones en la rutina diaria de trabajo. Algunos ejemplos son las plataformas como Microsoft Teams, el correo electrónico o las aplicaciones colaborativas, entre otras. Asimismo, es interesante apostar por diferentes formatos comunicativos, entre los que destacan los recursos más visuales como podrían ser los vídeos corporativos. 

• Fomenta la participación: con la celebración de eventos de forma periódica como encuentros del equipo anuales, congresos y ferias empresariales puedes incentivar la implicación de la plantilla para propiciar la interacción entre los miembros y el conocimiento del punto en el que se encuentra la compañía.  

• Practica el reconocimiento: valorar a las personas empleadas y realzar su trabajo fortalece su motivación y contribuye a fidelizar el talento. No olvides reconocer sus méritos y, no solo de forma grupal, sino también individual anunciando sus logros públicamente o teniendo un detalle que exprese agradecimiento.  
• Aplica dinámicas de trabajo en equipo: implementar actividades interactivas y que refuerzan la colaboración entre las personas empleadas no solo acerca a alcanzar objetivos empresariales, sino que, además, estas dinámicas permiten que la plantilla se conozca y refuerce su espíritu de equipo.
• Promueve la capacitación: a través de programas de capacitación puedes fomentar habilidades de la plantilla e invitar a cada persona a iniciativas concretas según su perfil potencial.   
• Favorece el clima laboral con un propósito: para fortalecer la convivencia en el equipo puedes unir su compromiso hacia una causa compartida, como la gestión de reciclaje, la organización de una recogida (ropa, materiales, juguetes…) para los colectivos vulnerables o la participación en una carrera solidaria, por ejemplo.  
• Verifica si la comunicación es efectiva: tan importante es invertir esfuerzos y recursos en promover una buena interacción en la empresa, como valorar si esta da sus frutos. Asegúrate de que el personal empleado vea, comprenda y reaccione ante los comunicados.  
• Mide el desempeño: como toda estrategia, las acciones de comunicación interna también deben evaluarse para valorar qué está funcionando y que falta por potenciar. Para ello, puedes realizar una evaluación del desempeño cuyo propósito no es juzgar, sino detectar aspectos mejorables.   

Cómo crear un plan de comunicación interna

Si bien es cierto que cada empresa tiene sus propios protocolos y formas internas de comunicar, en general, si hay unos pasos que son esenciales para desarrollar un plan de comunicación en la empresa:  

• Recoger el feedback de las personas responsables de cada área para escuchar sus necesidades y propuestas de mejora sobre las políticas de comunicación interna.  
• Evaluar el plan actual de comunicación y hacerlo de forma recurrente, asegurando su correcta adaptación a los cambios organizativos.  
• Definir los puntos comunicativos que deben transmitirse entre departamentos. 
• Elaborar el plan de comunicación, incluyendo aspectos como el análisis de la situación actual, los objetivos por cumplir y las estrategias que se van a aplicar para satisfacerlos. También es fundamental establecer las personas responsables del plan, el presupuesto destinado, su calendarización y las técnicas de evaluación. 
• Difundir el plan de comunicación con las personas responsables de cada departamento y, si es necesario, ajustar detalles.  

Herramientas y canales de comunicación interna 

Para asegurar una correcta comunicación interna, las organizaciones pueden apoyarse en herramientas que faciliten tanto la conexión entre los miembros del equipo, como el conocimiento de los objetivos y principios de la compañía. Además, mediante medios que fomentan la interacción, la plantilla puede compartir sus apreciaciones para que sean consideradas. Veamos algunos de los canales principales que las empresas suelen utilizar:  

• Email corporativo: incluye tanto las interacciones referentes al desarrollo diario de la labor profesional, como el envío de comunicados. Estos pueden incluir invitaciones a reuniones y a eventos, alertas de seguridad, anuncios de productos y servicios, informaciones de campañas en marcha o venideras, etc.  
• Boletines informativos: son comunicados más convencionales que pueden enviarse vía email o entregarse de forma física a cada persona. En general, se mandan siguiendo una periodicidad establecida y giran en torno a un tema concreto o recogen una noticia principal y otras secundarias.  
• Portal de la persona empleada: es un canal de comunicación interna esencial para asegurar la interacción entre los mánagers y el personal empleado que integra la organización. Permite a la plantilla consultar documentos (nómina, certificados, datos personales, etc.) y acceder a datos de contacto del resto del equipo. También agiliza la gestión de solicitudes por parte de la plantilla, como las vacaciones y los permisos laborales, y, si se integra la gestión del tiempo, puede generar información sobre el control de presencia y ausencia. 
• Manuales de bienvenida y documentos corporativos: pueden incluir la misión, visión y valores corporativos, la historia de la compañía, los objetivos estratégicos, etc., o ser, por ejemplo, manuales de bienvenida incluidos en un plan de acogida para facilitar el onboarding.
• Redes sociales de la empresa: resultan útiles para compartir información de interés, propiciar dinámicas y crear comunidad entre las personas que forman la empresa.  
• Plataformas colaborativas: son especialmente efectivas para enviar información, compartir recursos y facilitar el trabajo en equipo sobre todo en modelos híbridos y remotos. Algunos ejemplos son SharePoint, Dropbox o Google Drive.  
• Encuestas: dan la posibilidad de conocer las opiniones y necesidades de la plantilla sobre aspectos específicos, lo cual favorece la toma de decisiones que les afectan de forma directa.  
• Tablón de mensajes: puede ser el clásico tablón físico o digital, con la implementación de pantallas, y normalmente se utiliza para difundir anuncios, presentaciones y recursos visuales. Es importante que se ubique en un lugar estratégico y accesible para toda la plantilla.  
• Buzón de sugerencias: da pie a que la plantilla comparta ideas, recomendaciones y valoraciones, haciendo que se sientan más valoradas e implicadas. ¿Sabías que las empresas que integran sistemas de escucha activa mejoran en un 35% la fidelización y el compromiso de su plantilla? Así lo constata un estudio reciente de Awards of Happiness en materia de felicidad organizacional. 
• Chats internos: facilitan la comunicación por departamentos o grupos de trabajo, ya que las personas empleadas pueden hablar entre ellas y estar más y mejor conectadas. También pueden ser chats cuya atención recaiga en los departamentos de gestión de Personas.  

Canales informales 

Más allá de los medios de comunicación interna corporativos, existen otros canales de carácter informal que las personas empleadas usan con frecuencia para interactuar. Algunos de los más habituales son:  

• Grupos de chat creados fuera del horario laboral, donde la plantilla establece una comunicación más cercana y coloquial, además de forjar vínculos a través de intereses afines.  
• Iniciativas de team building que incluyen actividades en las que los equipos pueden conectar mejor y afianzar sus relaciones. 
• Conversaciones entre las personas empleadas en contextos más distendidos, como cuando charlan mientras hacen un coffe break, por ejemplo.  

Ejemplos de comunicación interna en empresas reales 

Por último, vamos a ver un par de ejemplos de empresas cuyas acciones de comunicación interna han resultado exitosas al contar con la involucración de todo el personal:  

• L’Oréal: esta empresa francesa de cosméticos y belleza fue premiada por su campaña de Responsabilidad Social Corporativa “Citizen Day”, mediante la cual movilizó a sus personas empleadas para unirse a su jornada anual de voluntariado corporativo. Mediante una estrategia basada en distintos canales de comunicación interna, consiguió que más de 30.000 de sus profesionales colaboraran con asociaciones en 70 países.  
• Monzo: este banco digital realizó encuestas a sus personas empleadas para conocer sus inquietudes y definir acciones alineadas con sus intereses. A partir de la información recogida, la compañía regaló a su plantilla suscripciones para hacer meditación, además de ofrecer otros beneficios como el teletrabajo o almuerzos sin coste. 

En Grupo Castilla, estamos muy comprometidos con el fomento de la comunicación interna y, para ello, nuestros servicios y soluciones en gestión de Personas se unen para ayudar a las organizaciones a mejorar las relaciones entre profesionales y optimizar la transmisión de información en el ámbito laboral.  

¿Ya conoces nuestro portal de la persona empleada Emplower? Esta solución propicia un entorno de colaboración efectivo entre el personal y el mánager, facilitando la interacción y la resolución de problemas. Se trata de un portal que se adapta a tus necesidades para potenciar la plantilla y ponerla siempre en el centro. 

Un artículo de:
Redacción
Equipo de Marketing de Grupo Castilla

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