Desde la entrada en vigor del Real Decreto 902/2020, todas las empresas están obligadas a contar con un registro que incluya los valores medios salariales de su plantilla, desglosados por sexo, categoría profesional y puesto de trabajo. Descubre todo lo que necesitas saber sobre el Registro Retributivo en este artículo.
El Registro Retributivo es una herramienta clave para garantizar la igualdad salarial en las organizaciones, promoviendo la transparencia y evitando las brechas salariales entre mujeres y hombres.
A continuación, vemos qué obligaciones tienen las empresas en materia de registro retributivo, cómo se elabora este y qué elementos debe incluir para garantizar el cumplimiento normativo.
¿Qué es el Registro Retributivo o salarial?
Podríamos definir el Registro Retributivo o salarial como el documento o conjunto de documentos que recogen los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de la plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.
Este registro tiene como objetivo garantizar la transparencia en la configuración de las percepciones, de manera fiel y actualizada, y facilitar el acceso a la información retributiva de las empresas. Independientemente de cuál su tamaño, mediante la elaboración documentada de los datos promediados y desglosados.
La norma apunta que un trabajo tendrá igual valor que otro cuando serán iguales:
- Las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio.
- Los factores estrictamente relacionados con su desempeño.
- Las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo.
El Estatuto de los Trabajadores establece que las personas trabajadoras tienen derecho a acceder, a través de la representación legal del personal empleado de la empresa, al registro salarial. Este principio de transparencia, cuando no exista dicha representación legal, se podrá ejercitar de forma directa.
Por tanto, en este caso la información facilitada se limitará a las diferencias porcentuales que existieran en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, que también deberán estar desagregadas en atención a la naturaleza de la retribución y el sistema de clasificación aplicable.
Normativa de aplicación
El Registro Retributivo se enmarca, principalmente en las siguientes normativas:
- Estatuto de los Trabajadores, concretamente su artículo 28, aprobado por el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, señala la obligatoriedad de las empresas de llevar un registro salarial de su equipo, por sexo y grupo, categoría o puesto de trabajo del mismo valor.
- El Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, establece en sus artículos 5 y 6 la obligación de que las empresas deben llevar a cabo un registro salarial con datos desglosados por género, categoría profesional y otros conceptos. También apunta que el registro deberá reflejar, además, las medias aritméticas y las medianas de las agrupaciones de los trabajos de igual valor en la empresa, conforme a los resultados de la Valoración de Puestos de Trabajo (VPT). Dicho registro salarial, además, deberá incluir la justificación cuando la media o la mediana totales de las personas empleadas sea superior en un sexo respecto el otro, al menos, un 25%.
Principio de transparencia retributiva
En su artículo 3, el Real Decreto 902/202 desarrolla el principio de transparencia retributiva, estableciendo que las empresas y los convenios colectivos deberán integrar y aplicar el principio de transparencia retributiva, que permite obtener la información suficiente y significativa sobe el valor que se le atribuye a la retribución. Esto implica:
- La obligatoriedad del Registro Retributivo, donde se reflejan todos los salarios y complementos.
- La realización de auditorías retributivas para detectar desigualdades.
- La aplicación de medidas para corregir cualquier brecha identificada.
El principio de transparencia retributiva busca identificar posibles discriminaciones y se aplica en diferentes aspectos que determinan la retribución de las personas empleadas, mediante instrumentos como el Registro Retributivo, la Auditoría Retributiva, el sistema de valoración de puestos, entre otros.
El “trabajo de igual valor”
El concepto de “trabajo de igual valor” viene a decir que las personas empleadas que desempeñen funciones de igual importancia y responsabilidad deben recibir la misma remuneración, sin importar su condición de género.
Para determinar si dos trabajos tienen el mismo valor, se evalúan aspectos como los siguientes:
- Cualificación necesaria.
- Responsabilidad asociada a las tareas realizadas.
- Condiciones laborales y esfuerzo requerido.
Este principio de “trabajo de igual valor” está desarrollado en el Real Decreto 902/2020 para garantizar la igualdad salarial en puestos equivalentes.
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¿Qué empresas están obligadas a disponer de Registro Retributivo?
Todas las empresas conforme al artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores, con independencia de su tamaño, están obligadas a elaborar un Registro Retributivo. Es indiferente que la empresa solo tenga personal de un único sexo, o solo esté compuesta de una única persona trabajadora.
Al personal laboral al servicio de las Administraciones Públicas le resultará de aplicación, respecto el Registro Retributivo, de acuerdo con las peculiaridades establecidas en su legislación específica.
Por el contrario, las sociedades cooperativas están obligadas a contar con este documento si tienen personas trabajadoras por cuenta ajena y solo se incluirá la información respectiva a estos.
¿Cuántos registros deben crear las empresas con más de un centro de trabajo?
La norma dicta que cada empresa debe tener su propio Registro Retributivo, por lo que es suficiente con un único registro. Aunque, de forma voluntaria, aquellas empresas en las que haya más de un centro de trabajo pueden elaborar uno por cada uno de los centros, según su criterio.
Cómo se hace el registro salarial
Desde la recogida de información salarial, pasando por su clasificación y el cálculo de la media y la mediana, hasta el análisis de los datos. A continuación, vemos cuáles son los principales pasos para realizar un registro retributivo:
Recopilación de la información salarial
Primeramente, hay que recopilar toda la información salarial de las personas empleadas, como el salario base anual, los complementos salariales, los gastos por dietas, las percepciones extrasalariales, etc.
Es importante que estos datos sean exactos y estén actualizados para evitar errores en el registro. Contar con el apoyo de especialistas en el desarrollo de proyectos de igualdad retributiva puede ser clave para garantizar que dicha información se recopile de forma adecuada y conforme a la normativa vigente.
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Jerarquización de la información obtenida
Una vez recopilados los datos, es momento de ordenarlos y clasificarlos por:
- Categorías o grupos profesionales.
- Puestos de trabajo de igual valor.
- Niveles o escalas profesionales dentro de la organización.
Este paso permite estructurar el registro para facilitar el análisis y la comparación de las retribuciones.
Cálculo de media y la mediana
El Registro Retributivo debe incluir la media aritmética y la mediana desglosadas por sexo de lo realmente percibido por los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales en cada grupo y categoría profesional, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable:
- Media: se calcula sumando cada uno de los conceptos retributivos considerados en el análisis y el número de casos (mujeres y hombres) incluidos en el estudio.
- Mediana: representa el valor que se encuentra en el medio de un conjunto de datos cuando estos están ordenados. Si el número de datos es impar, se considera el valor del medio y, si es par, se calcula el promedio de los valores centrales.
Análisis de datos
Una vez recogida y clasificada toda la información en el Registro Retributivo, es fundamental analizarla al detalle y valorar la existencia de posibles desigualdades salariales entre mujeres y hombres.
Es importante recordar que en las empresas con 50 o más personas empleadas, cuando el promedio de las retribuciones de las personas empleadas de un sexo sea de un 25% o más, (teniendo como referencia a la masa salarial o a la media de las percepciones recibidas), las organizaciones deberán incluir en el registro la justificación de dicha diferencia por motivos no relacionados con el sexo. De no poder justificarse, se tomarán las medidas necesarias para corregir la brecha salarial detectada.
¿Qué información debe incluir el registro salarial?
El registro salarial debe recoger los valores medios – media aritmética y mediana de las percepciones económicas de las personas empleadas, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales. Entre los conceptos que deben incluirse están los siguientes:
- Salario base anual: la retribución fija que percibe la persona empleada por su trabajo según su contrato laboral.
- Complementos salariales: cantidades adicionales al salario base, como las relacionadas con la antigüedad o la nocturnidad.
- Dietas: gastos compensatorios por desplazamientos, comidas o alojamientos vinculados a la actividad laboral.
- Retribución en especie: beneficios no monetarios (coches de empresa, formación, cheques de guardería, seguros médicos…).
- Percepciones extrasalariales: pagos relacionados con el desempeño laboral, como los pluses o las pagas extras.
¿Y qué elementos no forman parte del salario registrado?
Por otra parte, hay ciertos elementos compensatorios que no se consideran como salario y que, por ello, no se incluyen en el Registro Retributivo:
- Indemnizaciones por despido: cantidades percibidas por extinción del contrato de trabajo.
- Prestaciones a la SS: pagos como pensiones o ayudas por desempleo.
- Indemnización por traslado: compensación asociada al cambio de residencia.
- Herramientas para realizar la actividad laboral: ordenadores, teléfonos o equipos necesarios para el puesto.
- Pluses de distancia y transporte: compensaciones por gastos de desplazamiento de trabajo.
- Vestimenta de trabajo: uniformes o ropa especial proporcionada por la empresa.
- Prestaciones por incapacidad temporal: pagos realizados durante bajas laborales por enfermedad o accidente.
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¿Qué personas trabajadores deben figurar en el Registro Retributivo?
En el Registro Retributivo deben constar todas las personas que forman la plantilla de la empresa, independientemente de su tipo de contrato, antigüedad y jornada laboral; incluido el personal directivo y los altos cargos.
Ahora bien, pueden darse determinados casos especiales que suelen dar lugar a dudas. Las resolvemos a continuación:
Deberían figurar:
- Las personas trabajadoras que causen baja antes de final de año deben aparecer en el registro anual, de igual forma que el resto de la plantilla.
- Las personas con las que la empresa tenga una relación laboral de carácter especial también deben figurar, con especial hincapié en el personal directivo.
No deberían figurar:
- Por el contrario, los socios de cooperativas no figuran en el Registro Retributivo, por tener una relación societaria con la cooperativa y no laboral.
- Y del mismo modo, becarios/as y cualquier otro tipo de persona empleada vinculada con la empresa por una relación no laboral tampoco deben aparecer en el documento.
¿Quién tiene acceso a esta información?
Con el fin de garantizar la transparencia y el respeto de confidencialidad, pueden acceder al Registro Retributivo:
- Personas trabajadoras y sus representantes legales que pueden solicitar y obtener información sobre el registro salarial efectuado.
- Inspección de trabajo y otras autoridades laborales competentes que requieran el registro durante inspecciones o auditorías.
- Empresas y partes implicadas en auditorías salariales que, al gestionarlas, tienen acceso puntual al registro.
¿Cuáles son los plazos del Registro Retributivo?
Las empresas tienen la obligación de elaborar el Registro Retributivo desde el 8 de marzo de 2019 y, asimismo, deben adaptar su contenido, desde el 14 de abril 2021, a lo previsto en el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre de 2020.
¿Cada cuánto tiempo debe realizarse el registro?
El Registro Retributivo se realiza generalmente una vez al año, pero debe actualizarse si hay cambios sustanciales en los elementos salariales. Igualmente, las empresas obligadas a realizar un Plan de Igualdad deben integrar el registro como parte de este proceso y actualizarlo en consecuencia. Mantenerlo actualizado asegura el cumplimiento normativo y la transparencia la transparencia retributiva en las organizaciones.
¿El Registro Salarial puede suponer un incumplimiento de la RGPDUE?
Como ya hemos señalado, el sistema español de Registro Retributivo permite el acceso de la representación legal de las personas trabajadoras a la información retributiva desglosada y promediada en todas las empresas.
La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos), en su guía ‘La protección de datos en el ámbito de las relaciones laborales’ de 18 de mayo de 2021, ha abordado el tema, indicando que el registro salarial es una obligación de carácter legal y, por lo tanto, el tratamiento de los datos no requiere del consentimiento de las personas empleadas.
También indica que es un registro donde deben figurar datos disociados y no datos personales, ni tampoco información que permita identificar a una persona, pues en dicho registro no ha de constar el salario de cada persona trabajadora, sino los “valores medios”.
Por este motivo, no aplica la ejecución de los derechos ARCO por parte del personal empleado (derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, mediante los que una persona física puede ejercer control sobre sus datos personales), pues no se produce un tratamiento de datos personales.
En resumen, como regla general, no se tratan datos de carácter personal y no existe incumplimiento de la RGPDUE.
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La pequeña empresa como excepción
Ahora bien, puede ocurrir también que, en aquellas empresas u organizaciones con un reducido número de personas empleadas, al elaborar el registro salarial, se pueda identificar ese dato salarial de manera individual. Por lo tanto, la premisa del dato desasociado ya no se da y pasa a ser personal.
En este caso, la AEPD indica varios aspectos para tener en cuenta y la aplicación de medidas de control. Por tanto, el registro salarial debe contar con las medidas de seguridad establecidas para el tratamiento de datos de carácter personal, que deben estar basadas en el análisis de riesgos conforme al RGPD.
La persona empleadora en este caso sí debiera informar a la persona empleada del tratamiento de los datos para el registro salarial. Los/os representantes de las personas trabajadoras estarían obligados/as a respetar la confidencialidad de dicha información.
También se ha aconsejado en estos casos, eliminar el dato de salario promediado, que es individual, manteniendo los datos porcentuales en el registro, de igual manera que cuando se facilita el dato ante la solicitud individual de una persona empleada. Obviamente la justificación de la ausencia del dato deberá ser en base con la personalización del dato y el cumplimiento del RGPD.
¿Cuáles son las sanciones por no tener un Registro Salarial?
Evidentemente, el incumplimiento de la legalidad conlleva sanciones. Así pues, si se detecta discriminación salarial por cuestión de género, se trataría de una infracción muy grave y la sanción podría alcanzar los 187.515 euros.
Por otro lado, en caso de un incumplimiento formal de las obligaciones, se podrían aplicar multas de hasta 6.250 euros, ya que se trataría de una infracción grave.
¿Qué hacer en caso de detectar desigualdades en los salarios?
En caso de detectar desigualdades salariales, es conveniente tomar ciertas medidas orientadas a crear entornos de trabajo más respetuosos y equitativos:
- Analizar las causas que hay detrás de la desigualdad, ya sea por criterios discriminatorios o errores en la gestión retributiva.
- Establecer un ámbito de actuación: si se trata de un departamento concreto, de un grupo profesional específico o en general, por ejemplo.
- Desarrollar un plan de acción con medidas correctivas, como ajustar los salarios, redefinir las políticas retributivas o realizar formaciones sobre igualdad, entre otras.
- Actualizar el Registro Retributivo con las medidas aplicadas para garantizar la transparencia.
- Comunicar las medidas adoptadas a los/as representantes legales de las personas empleadas.
- Realizar auditorías salariales para verificar la corrección de las desigualdades y prevenir nuevas brechas, así como evaluar el Plan de Igualdad cuando corresponda.
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- Llevamos a cabo la Valoración de Puestos de Trabajo (VPT).
- Realizamos la extracción de datos para efectuar el Registro Retributivo y obtener un diagnóstico de la situación salarial en la organización.
- Proponemos un plan de acción con medidas correctoras.
- Elaboramos la Auditoría Retributiva.
- Desarrollamos el Plan de Igualdad adaptado a tu organización y aseguramos su actualización.
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- Esta orientación es genérica, a título meramente informativo. No se han examinado antecedentes o documentos que pudieran hacer no idónea la respuesta. No debe sujetar sus actos a los criterios o plazos que se hayan expuesto sin la previa consideración y estudio de su caso particular por parte de personal profesional adecuado. Grupo Castilla y el equipo profesional que lo integran declina cualquier responsabilidad por la utilización que pueda hacerse de esta información.
